Re: [請益] 系隊補助？
真的非常對不起，之前因為某些因素到今日才得以回覆，
雖然現在系隊補助與踏歌補助都已全數發放，但還是補上說明。
(綠色字體即為說明的部分)
作者 theimagist (晴空) 看板 NTUCSA
標題 Re: [請益] 系隊補助？
時間 Thu Feb 23 11:42:00 2012
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一.針對第二點，補助「不敢全部發下去」，
我認為補助應該要「統一發下去」比較妥當。
二.補助款下來時應該要先凍結起來，然後盡快發給各系隊，
而不應當做為手頭不便的應急資金；
系學會資金調度應用，我們當然很願意配合，
但還是要堅持「統一發下去」的原則，
不應有先後之別。
三.針對第四點報帳與收據，
我不知道拿到補助款的系隊是否用這種方式?
系羽可否比照相同原則?
事實上，應該要比照相同原則的。
系學會辛苦了，希望沒有給你們造成太大的壓力。
以上一點意見，希望能一起走向更好。
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 140.112.25.106
謝謝您的建議，「不敢全部發下去」的確是不當做法。
問過學長姊後才曉得，去年是由體育部長統一申請，再給各個系隊，
然而今年並不清楚以往程序，
產生系隊隊長告知副會長、體育部長，再轉告財務部長的先後之別，
而可以領錢的帳本及印章，因為行事方便，
大部分時候暫放於擔任活動主辦者的會長及活動長那裡。
系學會內部之所以會先領到，
則是因為他們直接和那時帳冊印章的暫放者提領。
真的非常抱歉，當初並沒有想到這樣作為的不妥，
「統一窗口」及「統一發給」才是最好的做法，謝謝您:)。
作者 hibiscus7 (hibiscus) 看板 NTUCSA
標題 Re: [請益] 系隊補助？
時間 Thu Feb 23 12:36:05 2012
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現在系學會已經領取補助費的只有系壘跟系女排兩個系隊，主要也是因
為體育部長跟副會長都分別在兩個系隊之中，所以才會比較快就領到補
助款。
這難道不就是「偏袒」？還是有別的講法？比如說「靠關係」或「特權」？
這種做法，應該說更像是「陷副會長與體育長於不義」吧？
→副會長與體育長不只是同屆，也是系學會一起運作的夥伴，
因此在資訊的流通及申請上，比其他系隊快速及方便。
誠如回應上一篇所言，
很抱歉當初並沒有想到先提領給他們的不妥。
: 二、之前由於期末文藝營大量金錢流動的關係，才會把帳冊本交給我們
: 的活動長，也是文藝營的副召管理，而那時也由於一些資金調度的
: 困難，想說是否能夠等到文藝營的所有帳目全部理清之後，再來重
: 新發放補助款，我知道雖然三千塊不算多也是一筆不小對於系隊的
: 補助，又由於今年大中盃的報名費提高的關係。先要事先說明的是
: 我們所有的支出都有按照預算跑，但是由於今年的收入項目與預期
: 的相差甚多，如果按照系隊補助，剩下還有系羽、男女籃三個系隊
: 九千元也是對系學會不小的支出，所以之前也不敢全部都發下去。
淺見以為，如果在收支的平衡上有顧慮，
那是否更應該在一開始，就把這種「固定補助支出」扣除，
無論有多大的「金錢流動」也不應該先動到這一塊呢？
（收支預算上是還有「系桌」，共 18000元才對，不只男女籃、系羽）
不動到這一塊，無論系學會是傾向「早發」或「晚發」，
只要「公開公告」、「公開通知」、「一併處理」，
相信都不會有人有什麼意見。
可是沒有公告，卻有兩個系隊可以領到補助，那不就是「私下處理」了嗎？
這樣我們要怎麼樣對系學會用錢的方式有信心？
→謝謝學姊的建議，癥結的確是在沒有「公開公告」、「公開通知」及「一併處理」
當初系學會主要保管印章及帳冊的會長、活動長及財務長，
並不清楚系隊需要補助的情況，而主觀的以為活動辦完再撥給即可，
在此為我們的私自揣測道歉。
此外，因為系隊申請補助也都是私下處理，以致被告知者沒有統一窗口回覆，
都只能繼續私下回應來申請者，這些程序上的瑕疵，已想辦法改進。
(至今直接連絡財務長的只有以臉書告知的女籃及以站內信告知的男籃)
目前是希望，所有系隊隊長申請時能PO文在CSA版，方便查考、對應日期
否則口頭難以查證、無憑據；臉書訊息等方式資訊容易被洗掉，
相信申請與回應公開會是個完善的做法，再次感謝學姊提供的建議。
: 三、現在會儘快跟各系隊長聯絡，如果有要申請補助款的系學會一定不
: 會把錢藏起來，或是不給你們。
請以行動證明。方才與財務長聯絡，她說：
系學會長的印章在辦完文藝營之後就不見了，所以現在無法提款，要等
公文跑完之後，才能撥款。
這又是另外一個嚴重的問題，我聽到之後頭腦一片混亂，感覺是：
印章可以這樣丟來丟去，辦個文藝營因為要行事方便，所以錢都是先提再說？
最後還弄到不見，這樣誰確定知道那些提出來的錢到底到哪裡去了呢？
誰相信那沒有落到黑洞裡面去呢？
我以為關於「錢」的事情，不但是要最為謹慎，
基本上就該統一窗口，秉公處理才是。
雖然這一部分只是想像，但系學會與系上同學應該是一種：
我們信任系學會，委託系學會為大家服務。就像人民與政府的關係吧？
我們把大家交的系學會費交給你們處理，但是你們運用時卻出現這麼多瑕疵，
即使是「便宜行事」也不能變成「隨便行事」吧？
→在此分三項說明
1.印章不見一事，是因裝系學會圓章、方章及會長私章的袋子不知何時破了一個小洞
會長個人的私章較小，1/16於會議室轉交時發現已不在袋子內。
發現時因為正值寒假期間及文藝營，
一方面我們這邊的人不是上營就是已返鄉無法處理，
一方面文藝營下營後，行政大樓應該也已休息。
而在這段期間內，我們已經重新打好會長的私章，
並到郵局詢問更換印章的手續，郵局告知必須由課活組發函。
然而當時課活組人員開學事務繁多，正在開會，無法處理，
2/23(四)才順利將變更印章一事移交課活組，2/24(五)也已確認移交文書組。
又因恰逢四天連假，只能等到星期三之後才可能辦完，
而這些財務部長都已經和女籃負責人及系羽隊長告知。
另外要特別申明的是，
這些補救措施所需要重打印章的錢、手續費等，絕對是由我們自行承擔，
並沒有動到系學會的錢。
此外，又因為這件事為個人疏忽，
已告知系隊若急需這筆錢，將由我們先墊。
在此抱歉因我們的疏失對系隊造成的麻煩。
2.文藝營的錢並非先提領再說，
之所以這次帳本會交由活動長保管，是因為她正好是今年文藝營的副召。
若有辦過文藝營應該都曉得，所有小隊員的報名費及退費等事宜，
都必須有帳本及印章在手中，以便能為他們迅速處理。
而這些文藝營的支出花費也都有明確的紀錄，這部分下面會更清楚回應。
3.關於錢的「統一窗口」，曾經我們也都是窗口外對此感到不平的人，
但到窗口內才親身體會許多事不能盡如己意，只能盡量做到最好，
我們也希望錢的事情能有統一窗口，也盡力做到如此。
承第一個回覆所言，可能自此之後以此版作為統一窗口。
: 四、還有一點可能要麻煩，就是今年我們考慮到以後作帳目的關係，所
: 以各系隊要補助，可能要用報帳的方式，如果是要繳交報名費用，
: 可能得麻煩你們拿文化開的收據，也可以用其他購買球具之類開的
: 發票結集起來到三千元來報帳，謝謝。
報帳是應該的，實報實銷。
那我想請問系壘和女排在領到款項時，是否已經有用實際開銷來報帳了呢？
換句話說，是不是那兩筆帳目，是到如今還沒有記上去呢？
平常系學會有按時更新帳目嗎？
我是不太相信有誰可以做了一整年的事情之後，
再來回想這一年的點點滴滴，哪邊花了多少錢etc.然後最後帳目相符。
那如果帳目不符要怎麼補救？豈不就是要作假帳？或是「差不多就好」？
如果是這樣，系學會對得起大家的信任嗎？
對得起當初出來為全系同學服務的初衷嗎？
→1.系學會的帳本其實就是中國文學系系學會存摺簿，
因此每一筆花費都有記錄在上面，
而所有系上的活動，都有各自負責記錄財務狀況的人，
這些紀錄都在辦活動的批兔上，但這些版是隱起來的，
只有辦活動的人員們才看得到。
活動以隱版的批兔進行相信是前有所承且全校都這樣，
但關於這點，系主任李隆獻教授，已和我們討論過改善方法。
2.事實上，100上的收支表在上學期末已完成，
但希望將文藝營的收支也一起放上去，
文藝營的報帳寒假時已結束，但收支還沒完成。
系上活動大都是由辦活動者先墊，
再根據所有收據和系學會報帳、領錢。
但由於帳戶凍結的關係，文藝營的帳尚未從系學會戶頭領出，
因此存摺簿上沒有的支出，便還無法在收支表上記上一筆。
: 不好意思讓你們感到不愉快，也可能對系學會產生一些不好的感覺。
: B99系學會上。
我想經此一事，大家應該要求系學會的帳目透明化，
不是只有收支預算表，而應該要即時公布每一個活動的收支表才是。
本來只是希望拿到我們的補助，但知道越多，
越覺得不只是我們系羽的權益，而關乎大家的權益。
系羽隊長 陳庭
每個活動的收支表已解釋於第四點的第2點。
最後，非常感謝陳庭學姊的回覆，這之中的確有我們疏忽與不妥之處，
謝謝您的告知，讓我們可以和大家交代清楚最近系學會的狀況。
我們近期會開會討論統一窗口、統一程序與活動財務透明化，
也會盡快將補助給您，希望可以保護好中文系大家的權益。
◆ From: 111.240.182.194
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※ 發信站: 批踢踢兔(ptt2.cc)
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※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 140.112.216.98
※ 編輯: kazuha716 來自: 140.112.216.98 (03/12 22:13)
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