[問題] 總經理特助的工作

看板Salary作者 (黎欸)時間9年前 (2015/01/24 12:37), 9年前編輯推噓39(42推 3噓 61→)
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大家好，我是今年的應屆畢業生， 很幸運的一畢業就被之前打工的貿易公司總經理給了總經理特助（秘書？）的工作， 做了半年到現在，越做越覺得沒成就感， 想問問其他總經理特助（秘書）的工作是不是也是大概這樣子…… （最近開始在思考轉換跑道 > < 一開始畢業都是投業務職缺……） 9:10-10:30 我一早到公司要印所有客戶寄給國外業務的郵件， 總經理希望我能夠瀏覽所有的郵件，有問題再問他， 再放到總經理桌上讓他瀏覽蓋章。 除了印郵件，總經理希望我可以也跟著瀏覽所有的郵件， 我也會盡量做到，但有時候郵件真的很多，又有其他工作要做， 有時候雖簡單瀏覽過去，但不是每封信的內容都有完全記在腦子裡…… 少數時候總經理會突然抽問某封郵件的內容，有時就答不上來， 讓總經理覺得我是不是都沒看，又被念了一下…… 10:30-11:00 雜事時間，總經理會帶狗進公司，要幫牠的水盆換水。 整理總經理辦公室，調日期章、倒垃圾、洗茶、開印表機、檢查衛生紙盒、冰箱補礦泉水 等等…… 基本上都會做到，但是有時候老闆出差所以一陣子沒做或事情較忙，回頭可能漏了其中一 樣，被抓到當然會被念了 > < 11:00-11:30 統整一整天要做的工作寫成日報表上呈總經理， 忙碌的時候一天有 20 件左右的工作要完成、20 件的 Pending 工作待作。 接下來的時間都是要處理整天預定好的工作： 拿最近舉例， 我負責的大工作之一是國外參展籌備， 要聯絡裝潢廠商設計攤位與國外展覽大會一些展覽要事， 以及公司內部展覽品及其他參展物品準備。 由於我沒有權力去決定細節，都要上呈總經理， 總經理有時候臨時起意改變想法，又要重新連絡每個廠商或同事，也是蠻花時間的。 同時另一件大事是公司尾牙， 由我一個人從找餐廳開始，活動、布置、主持都是我一個人的工作。 總經理強調上一個特助辦得不好，要我好好做，尾牙會影響一整年大家給我的觀感…… 這件事讓我壓力蠻大的……還沒參加過尾牙就要辦尾牙 > < 期間總經理要出差（平均一個月出差一次）， 所有國外／中國訂房由總經理交辦我去訂房、訂餐廳， 有時候會有些突發狀況要跟酒店談或吵（酒水價格、或酒店沒訂到房沒通知等等）。 有些是公司付帳、有些是由我的信用卡先刷再向公司請款， 總經理希望他問我什麼就能立刻答覆什麼， 所以能夠盡量把這些細節都背下來是最好的。 （幾月幾號住哪間飯店、價格、付款方式等等……） 無奈我到現在還是表現很差，常常要回電腦看自己的紀錄才能報告， 所以讓總經理常常搖頭嘆氣…… 除這些 Routine 的工作以外，有時候總經理會交代要找他要或客戶要的東西， 像是限量版樂高、日本製保溫杯、無線網路監視器等等…… 我們公司很省，必須花時間比價所有有的資源，一定要找到最便宜的價格才能上報。 由於總經理會詢問關於那些產品的相關問題，像是功能細節等等， 所以自己也要全部了解，才能回答。 但這只是所有工作裡面其中一角，可能不能花太多時間仔細研究， 導致總經理常常問我什麼我又要回頭去查……當然又讓總經理嘆氣了。 另外總經理沒出差的話，下午兩點要為他煮湯、四點要煮茶，五點可能要遛狗。 他出差的話，要整理所有業務的訂單與採購單表格，還有產品部人員詢價的狀況。 當初進公司前，有簽一條規定是「總經理說下班才算下班」。 因此表定時間雖是六點下班，但他常常忙到六點後才交辦我必須當天作完的工作，有時甚 至是七點多繼續交辦…… 我也沒加班費或補休可以拿，工作第一年也沒有特休，常態性加班讓我有點疲憊。 被唸又讓我壓力很大想做好，沒想到又越做越糟…… -- 整體來說， 這些工作內容其實都不難，難是難在每件事都做得好。 我是個粗心的人，而這份工作非常需要細心， 總經理做事速度很快，我追不上他想要的速度， 我的記憶很差，常常忘事，當然又被念／罵了。 現在的我連休息時間都想著公司的事， 想著自己是不是有什麼工作沒做， 但常常讓總經理失望， 自己又是個沒自信的人， 對於這份工作真的越來越無力…… 請問有人可以跟我分享該怎麼調適比較好呢？還是我真的不適合這份工作…… > < -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 1.169.205.124 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1422074278.A.9B8.html
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01/24 12:42, , 1F
把你剛剛說的那些都記下來(茶
01/24 12:42, 1F
推
01/24 12:44, , 2F
工作都不會讓人開心的, 所以薪水能不能讓人開心是重點
01/24 12:44, 2F
推
01/24 12:46, , 3F
先看薪水夠不夠多XD拿太少可以換工作了
01/24 12:46, 3F
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01/24 12:47, , 4F
如果認真想跟上，你可能要先找到自己做筆記的習慣
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01/24 12:48, , 5F
每天應做的如果會遺漏，就列清單每天按順序做，跳著做很難
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01/24 12:48, , 6F
不搞混
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01/24 12:50, , 7F
老闆給你的事先做重要的，不要覺得時間還沒到就先去弄小事
01/24 12:50, 7F
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01/24 12:50, , 8F
，這樣大事時間逼近時就會更手忙腳亂
01/24 12:50, 8F
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01/24 12:51, , 9F
還有記住那些行程飯店時間很基本，但是人都會忘，隨身帶小
01/24 12:51, 9F
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01/24 12:51, , 10F
冊子吧，手機也可以，回翻電腦紀錄真的很不專業
01/24 12:51, 10F
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01/24 12:52, , 11F
哦對了，薪水不夠高的話不要勉強自己當奴
01/24 12:52, 11F
推
01/24 12:55, , 12F
超級助理
01/24 12:55, 12F
推
01/24 12:55, , 13F
這工作最好累積實力 隨時準備好跳槽或被逼退/資遣
01/24 12:55, 13F
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01/24 12:56, , 14F
總經理失勢後 台灣企業文化
01/24 12:56, 14F
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01/24 12:57, , 15F
有份工作 總是好 作好工作後再慢慢求自己想做的工作
01/24 12:57, 15F
推
01/24 13:26, , 16F
確實是超級助理XD，但這個位置其實可以偷學的超級多 ...
01/24 13:26, 16F
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01/24 13:27, , 17F
薪水如果夠的話，對行業別有興趣就好好偷學，學光了在走
01/24 13:27, 17F
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01/24 13:27, , 18F
以為這個位置既可以學到業務面，也可以學道行政面 ...
01/24 13:27, 18F
噓
01/24 13:29, , 19F
很多不是特助叫專業保姆 太爛了
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01/24 13:29, , 20F
換吧...
01/24 13:29, 20F
推
01/24 14:15, , 21F
Wow，這工作真的很雜...不能準時下班比較辛苦XD
01/24 14:15, 21F
推
01/24 14:16, , 22F
其實資深秘書，真的會替主管打理好所有的事情，記熟行
01/24 14:16, 22F
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程、飯店是基本；而且你還能接觸到公司所有的mail，這
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不是小職員能碰到的事，訓練自己做"好"每一件事，是做"
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好"不是做完！而且該做的事就是要做，不要有僥倖的心態
01/24 14:16, 25F
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。基本上我覺得這工作內容不錯，可以學到很多東西，但
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01/24 14:16, , 27F
如果pay不成正比的話，原po再自己考慮一下～
01/24 14:16, 27F
推
01/24 14:41, , 28F
祕書的工作一定要細心反應快 如果不行看能不能調單位
01/24 14:41, 28F
推
01/24 14:45, , 29F
你做半年了，總經理都沒叫你走表示對你還有信心吧，加油。
01/24 14:45, 29F
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01/24 14:45, , 30F
除非你自己真的不想做了。。。
01/24 14:45, 30F
推
01/24 14:57, , 31F
請問有40K嗎...
01/24 14:57, 31F
推
01/24 15:25, , 32F
錢夠多可以待 至少我認為這些事情都搞定 之後要跳不難
01/24 15:25, 32F
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01/24 15:26, , 33F
給你個建議 請善用3C產品 腦子記不住就用別的東西幫忙
01/24 15:26, 33F
推
01/24 15:35, , 34F
身上放本記事簿吧，重要的就寫在身上，就算忘了也不用
01/24 15:35, 34F
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還跑去看電腦，老闆也會覺得你有認真看過
01/24 15:35, 35F
推
01/24 16:23, , 36F
我也是個粗心的人可是第一份工作也算秘書，唯一秘訣
01/24 16:23, 36F
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01/24 16:23, , 37F
是記事本！把預備做的先登記，已經做了或是突發狀況
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都記下來，很有幫助。沒事就多讀資料，反正秘書閒
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01/24 16:23, , 39F
的時候也很閒。
01/24 16:23, 39F
還有 27 則推文
還有 2 段內文
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01/24 21:01, , 67F
因為常負責聯絡 她跟公司各單位關係也是最好的
01/24 21:01, 67F
推
01/24 21:02, , 68F
至少打雜應建立在以公事為基礎，煮湯蹓狗，這什麼鬼= =
01/24 21:02, 68F
推
01/24 21:09, , 69F
後面的工作真的有點扯
01/24 21:09, 69F
推
01/24 21:29, , 70F
這是應徵傭人吧 鬼島
01/24 21:29, 70F
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01/24 21:39, , 71F
新鮮人給40K以上? 覺得一定沒有 有的話不會找應屆沒經驗
01/24 21:39, 71F
推
01/24 22:04, , 72F
跟公務有關的雜事就算了 還要煮湯? 邊工作邊培養第二專長?
01/24 22:04, 72F
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01/24 23:46, , 73F
看來你的業主是強人....
01/24 23:46, 73F
推
01/24 23:52, , 74F
但老實說 這個職位真的就是做這些事情 看你是想要錢還是
01/24 23:52, 74F
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01/24 23:52, , 75F
想培養實力
01/24 23:52, 75F
推
01/25 00:37, , 76F
感覺太多
01/25 00:37, 76F
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01/25 01:57, , 77F
除了可以看所有客戶郵件外全都是打雜的,成長度為0
01/25 01:57, 77F
推
01/25 02:04, , 78F
覺得好像電影，穿著prada的惡魔XD
01/25 02:04, 78F
推
01/25 15:05, , 79F
像這種工作要寫成checklist 做完勾起來
01/25 15:05, 79F
推
01/25 19:27, , 80F
覺得原po應該很正!!!
01/25 19:27, 80F
推
01/25 20:32, , 81F
根本超級助理!還要遛狗XDD我想這份工作至少給40K起上才
01/25 20:32, 81F
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01/25 20:33, , 82F
值得去做!!不然光看你的工作內容根本甚麼都包辦
01/25 20:33, 82F
噓
01/26 07:59, , 83F
執事
01/26 07:59, 83F
推
01/26 09:06, , 84F
把你的工作內容好好整理起來 以後很有用(除了餵狗)
01/26 09:06, 84F
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01/26 10:13, , 85F
學到是很有幫助的,但是薪水多少才是重點
01/26 10:13, 85F
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01/26 10:14, , 86F
你這個工作應該是叫家管不是特助XD
01/26 10:14, 86F
推
01/26 12:31, , 87F
光是可以學到"如何協調分配各式工作"你就贏了樓上噓的傢
01/26 12:31, 87F
推
01/26 17:10, , 88F
你需要dolist的工具跟技巧，改變工作方式，總經理也在觀察你
01/26 17:10, 88F
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01/26 17:12, , 89F
主要是Rank技巧，其實就是秘書，可以查相關工作方法
01/26 17:12, 89F
推
01/28 21:58, , 90F
我也做過類似工作 根本像他的管家.. 還要帶小孩買菜...
01/28 21:58, 90F
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01/28 22:00, , 91F
我當時也剛畢業給我40K 如果你確定想往秘書這條路
01/28 22:00, 91F
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01/28 22:01, , 92F
可以多歷練至少一年的時間 比較好跳槽 否則就早點撤吧!
01/28 22:01, 92F
推
01/29 15:17, , 93F
個人認為原po做事沒規劃，該做的事沒記下來，
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01/29 15:17, , 94F
很多都很基本，雜事要當作反射動作，做完就結束的千萬先耐
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01/29 15:17, , 95F
著性子一次解決，
01/29 15:17, 95F
推
01/29 15:20, , 96F
這工作內容根本是管家，要成長很難吧，過來人經驗
01/29 15:20, 96F
推
02/13 18:07, , 97F
總經理特助最好工作有這麼包山包海，你做的一堆事情其實是
02/13 18:07, 97F
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02/13 18:07, , 98F
應該獨立出來給「秘書」或其他助理做的。別因為灌上「特助
02/13 18:07, 98F
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02/13 18:07, , 99F
」兩個字就把這些不合理合理化
02/13 18:07, 99F
推
02/13 18:15, , 100F
總經理特助這職位在有正常架構的公司或企業來說，層級是相
02/13 18:15, 100F
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02/13 18:15, , 101F
當高的。跨國企業甚至會把你歸類跟CEO,CFO同一層級。都到這
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02/13 18:15, , 102F
層級的人還需要幫忙餵狗打雜嗎？我認為這是用一個好聽的職
02/13 18:15, 102F
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02/13 18:15, , 103F
稱綁住你然後用助理跟秘書的待遇要你做事而已
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02/13 18:16, , 104F
不否認可能有要栽培你，但請別被「特助」兩個字沖昏頭，要
02/13 18:16, 104F
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02/13 18:16, , 105F
清楚自己的定位與未來發展性才行
02/13 18:16, 105F
推
08/09 20:10, , 106F
還好都沒被強暴意圖
08/09 20:10, 106F
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