Re: [請益] 收發工作

看板PublicServan作者since2013 (。省思)時間9年前 (2015/03/28 11:21)推噓13(13推 0噓 16→)

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當年剛報到是作收發工作雖然一個月後就去受訓，受訓回來又作了三周就調別單位啦... 可能每個機關每段時間處理的不同啦，就稍微分享當初短短的收發生涯經驗應該記不完全，有些也不是很清楚，像我就不知道存查跟歸檔差別^^" 有誤真的很希望前輩來指點阿，不然教壞新人就糟糕了（所以想說波到版上可以討論）對了，應該有人會帶你啦~ 早上紙本分文，包含　郵差送來的：我們這邊是10/12點各有一次，準備好印章蓋掛號要記得和對數量名稱) 　各機關交換回來的：看你們有跟誰交換，我們自己也有交換出去，下面再解釋　民眾自己拿來的：比較多是發展協會跟祭祀公業的公文　剛好是隔壁機關的公文：我們跟戶政是聯合大樓，直接拿過來XD 　對了，上述這些就叫收文吧，是嗎??? 就把這些公文放在一個固定位置吧~ 　通常會分到十點啦，分完以後就印簽收單，系統裡面有　簽收單出來以後，一定要核對各課室各承辦人的數量對不對　不對的話也不要擔心，你有分出去就代表公文一定還在可能只是放錯疊　分文過程中可能有承辦人打給你說那不是他的，就注意是不是分錯啦可以改分　忘記是改分有限制還是我們單位追求績效，超過四小時不得改分　不知道分給誰時我是打給各課室主管，有次分到沒人是問秘書室主任發文：包含紙本發文與電子公文　就是各承辦人的公文要發出去啦（應該是吧？）　你在分文的過程中可能陸續有人拿本子下來要發文，如果沒有很趕就先放著　要記得核對受文者上面有沒有地址，之前承辦沒套印到，我也沒注意到就被念了= = 　此外就是看正副本的公文有沒有夾在一起，有時承辦會漏印，可以提醒他們一下　但有時副本會以電子公文的方式過去，我忘記承辦會不會寫或者是我自己注意的了　總之，收發工作就是仔細再仔細，不要怕繁瑣　如果承辦有送件而你也蓋收發章卻沒發文出去，那才大條... 　再來說說電子公文，電子公文的程序我忘了，因為我快兩年沒碰收發跟公文XD 　不過一定有人教你啦不要擔心，就是作習慣就好　要注意的是電子公文發出去後，紙本函稿先留著不要放去歸檔或存查的位置　從系統上看到對方有簽收之類的字樣，再蓋章（關於電子發文或交換之類的）註明就好整理公文，包含郵寄與交換　我們工友會再下午兩點去市府交換公文　這些交換的公文會有張收執的單子，務必核對數量文號等資料後再蓋收發章　相同的，我們這邊也會有公文要送出去交換，至於交換的機關應該是市府那邊訂的　不用擔心不知道需要交換的機關有哪些，你們應該也有收執單子可以填寫　比如說都發局/建設局/民政局/XX區公所之類，就寫上日期、文號等資訊　其實我是習慣一點再整理啦，不過前人習慣中午前整理完　接著工友會在三點拿著郵寄信件到郵局　這就很建議提早整理了，因為你要記錄哪些公文寄出去了當作留存　本來我是覺得記錄簿寫得很無感啦，但有次社會課的某承辦遇到民眾說要告他　還說什麼沒收到信件，結果一翻記錄簿，這下好啦我們可有寄出唷~ 　後續就不多說了跟這邊比較無關，只是強調該做的一定要做　郵寄信件有分平信/掛號/雙掛，平信就是寫紀錄簿　掛號跟雙掛？件以上就算大宗郵件，要寫一張兩聯式單子，寫好後在信件背後貼貼紙　掛號跟雙掛的信件要分開唷，雙掛比較麻煩還有回郵單子　應該是承辦或承辦會找替代役寫啦，阿我是希望你不要傻傻地去寫　才幾件就算了，如果十幾件你會寫到崩潰...雙方的人名地址都要寫，很花時間　雙掛比較特別的是價格貴一點，之後郵差也會把回郵單子送回來你再給承辦就好　我們這邊很常用在社會福利跟兵役方面@@ 早上應該就這樣，看起來只有三件事對不對，但已經很充實啦　例如上面說我遇到一件公文踢來踢去沒人要，分到的承辦又不爽XD 　或者有人很急著說他這個要發文，你就要放下分文的工作先幫他處理　一開始我很慌亂因為都還不熟，但東西又要核對仔細... 　還有，我第一天分文分到11點，好多承辦打下來催XD 　不過後來分文有快速解法啦，就是大概下午三點多以後不會這麼精時了　你可以依照公文內容先分好是給哪個承辦，再不然也知道是哪個課室　我覺得一條鞭的最少也最好分XD~兵役跟社福的也很明顯，只是有些不確定是哪些承辦人　至於該分哪些承辦人，前人應該有留業務分配的表格，不然分機表下方可能也會註明　這邊不用擔心，作久了你就知道哪些業務是哪位承辦人負責的~ 　分好以後你就在紙張角落用鉛筆註明一下名字之類　可以在word上面先打好主旨，明天上班要分文時就可以複製貼上啦　而且做久了發現有些公文內容就是這樣，可能只是人名不同　比如XXX的後備軍人什麼的，或者某某小朋友輟學之類　我就依照各課室去製作表格，表格內容就是常出現的公文主旨　這個都不急，等熟悉流程上手了再整理也不遲~ 中午　吃飯啦~ 下午電子分文　電子公文不用打主旨，印象中就是複製文號照內容分給承辦就好　要注意的是下拉式選單有時會跑掉，我因為這樣幾次分錯人= = 　也沒什麼困難跟繁瑣步驟，就是剛睡醒看螢幕有點恍惚... 　我們這邊好像是下午三點以後收到的電子公文就不會再分出去了　應該是怕浪費承辦人的承辦天數吧@@ 　就像你發文時會發到電子公文，如果承辦人四點過來要發文　你大概四點多發出去，假設對方收發是四點半看到，不是急件的話就不會分出去　你就有空時注意一下文件的速別，我會跟承辦說一下有速件阿內容是什麼這樣交換公文　就是上面解釋說由工友協助交換公文的部分　你可以再確認一次，或者現在再開始整理　有時承辦人會打電話下來說工友出門了嗎，他有一件要交換　你就給個時間讓他快點下來，不然拖到工友時間可能是你會被罵@@ 收文　這邊收到的公文就是隔天早上要分文的公文　詳情參考最前面「早上－紙本分文」的部分　大概就是交換回來的公文、郵差送過來的或者民眾拿來的　應該有固定會放在一個櫃子或籃子，你有空就整理一下順序　我通常會先寫好是哪位的承辦，再依照承辦所在的課室做整理　也可能會拿到一些宣傳用的紅布條、海報或宣導品等等，直接給承辦就好　注意一下公文速別，這部分我覺得不是每天必做，只是三點多比較緩和了　這時可以先整理公文，明天一早分文時就能快一點完成啦~ 我想不太到下午有什麼了，因為發文這件事是持續進行著所以任何一項工作可能中斷不急的話就先放著無妨，只是承辦人堆積的資料會越來越高XD 檔管應該不是你做的吧，我們是另外一位負責檔案管理的就是每天下班前你把今天的收發公文的單子印出來再把存查跟歸檔的資料整理好，全部綁在一起後，明天早上上班時送過去~ 說真的，到現在我還是分不清存查跟歸檔不過我猜存查是沒有發文出去，歸檔是函稿發文後的動作雖然好像應該不完全是，但因為沒被糾正過，所以... 可能我有些詞彙或者流程不正確，還請各位前輩指正我可不想誤了新人，只是想說當初我也做過這工作，可以分享一下我之後也沒有承辦公文，所以~~~ 對了，你還要蓋首長章跟條戳章吧可以翻一下文書處理手冊，機關沒有紙本的話就上網找就有檔案好像還有一份關於印鑑的但我忘記名字了剛剛忘記說，郵寄部分你要計算郵資，要算清楚然後讓工友多帶點畢竟有些信件可能會超重，你應該沒空一件一件自己先秤重... 郵資應該也會作紀錄吧，有的話就照實寫，應該會有收據就貼好收著我覺得收發是一個工作內容單純、準時上下班的職務取代性也不低，但如果機關內只有你會做，其實也滿累的你那邊應該有替代役可以幫忙吧？可以請他幫忙摺公文、整理信件或交換的公文有時郵差送來的不全然都是公文，這些都可以讓替代役協助像是資料整理好要送給檔管；分文好的那些公文，都能請替代役協助當然，你自己想走走想跟承辦人打招呼聊聊也可以~ 大概就這些吧，其它的分文發文盡量自己做啦，請他們做的也自己留意我有時是滿回味收發這項工作，不用面對太多陌生人還可以準時上下班，沒什麼需要加班（除非辦活動要支援吧）可是因為太安靜沒什麼互動，面對紙張好像有點找不到成就感之後換回歸我原本該在的課室，就結束我人生中的第一個正職也是第一份公職工作XD 至於電子跟紙本公文的處理過程，我太久沒碰公文系統真的想不起來，有請專家Q口Q~　我一開始比較疑惑的是掛/取文號? 後來才知道是分文... 因為有時資料是直接屬名給承辦人，這種的我不會開封可能是社區發展協會自己寄過來的，承辦看完會說要掛文號一樣不急的話就明天早上一併作業囉~ ※ 引述《g120529 (g120529)》之銘言： : 昨天第一天報到，接的是收發工作。 : 請問有沒有前輩願意提供經驗， : 1.從上班到下班的工作流程順序（像收文、分文、發文、檔管、郵件分送……） : 2.電子公文，紙本公文的處理過程。 : 3.存查和歸檔有什麼差別？收文、分文、發文這些詞各指的是（我都搞混了>_<） -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 111.246.24.174 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1427512900.A.CE9.html

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grioo

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