Re: [職場] 秘書的工作細節how to do

看板CareerLady作者yuanko (小妖女)時間13年前 (2011/08/16 21:36)推噓6(6推 0噓 2→)

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秘書要做到甚麼程度，基本上要取決於老闆有的老闆希望你大小事都幫他打點行程時間快到要打電話提醒他有的老闆自己控制力很好你只要基本該做到的沒漏掉就好以我而言，因為我老闆真的太忙，行程太多所以我每天都會給他一份當周行程表除了印出來還要mail給他，他忘記用手機收個信就知道 (當然另一個作用是讓老闆娘知道老闆此時在哪裡) 當然重要會議前我還是要簡訊或電話提醒當周行程大概就是日期/星期、時間、行程、地點比如 8/16 二 13:30~15:00 XX會報 A大樓第O會議室這樣紀錄有個好處是突然有時候有其他重要事情找老闆其他主管或是更上面的大人問了才回答得出來還可以看會議重要程度決定要不要打斷老闆安排行程時你可以用行事曆軟體，這樣行程有沒有衝突就一目了然至於機票通常我老闆一開始都只說他某天要出國所以我就要接著追問他打算搭啥時的班機早上中午還是下午晚上然後請旅行社列出所有那時段內的班次給他選(我老闆比較龜毛) 他選好開票後，我也會寫在行程上比如 8/16 二 18:00 AB-1234班機往美國 8/22 一 15:00 CD-5678班機抵台再來，關於婚喪喜慶收到紅白帖，我的作法是直接問老闆他要出席的才寫在行程上他不出席的要問他是不是送花籃致意(我老闆還會看人決定花籃價位咧) 然後行程上我也會註明比如 8/16 二 14:00 XX主管母親告別式(花籃致意) 第二殯儀館OO廳或是 8/16 二 14:00 XX主管母親告別式第二殯儀館OO廳或是 8/17 三 18:30 XXX之子婚宴(需致詞) OO飯店XX廳如果你還要替老闆撰寫一些文件或是要替他經手甚麼重要的公文草稿寫完就請他過目，務必確認他肯定不會再修改你再替他修改列印請他簽名還有就是假設主管剛好在辦公室有訪客來時，不管有沒有約好都請他們先稍待先去問一下主管現在是否有空已可見訪客，再請他們進去如果是沒約好的，那更要問清楚是甚麼事要見主管問主管是否想見這訪客，要給訪客多少時間假設主管說半小時，那大概過25分鐘就要去敲門掰個藉口說他要去哪裡開會問他是否要出發如果主管有興趣繼續談就會說他知道了就可以繼續做自己的事如果主管正好想結束就會自己順勢處理 (以上純粹是我老闆個人的要求，不一定每位主管都會這樣) 當然要記得泡茶啦至於主管的人際關係、他的行為模式做久了就會摸熟了 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 220.132.170.22

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sheepblack

08/16 23:24, , 1^F

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newwendy

08/17 08:30, , 2^F

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wui

08/17 13:16, , 3^F

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