Re: [心得] 『活用記事本設定工作目標』

看板t-management作者sealegs時間16年前 (2008/07/13 18:51)推噓11(11推 0噓 14→)

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事後補充：額外加了一些圖片輔助說明，如果版友有其他的用法也請提供，謝謝。 -----------原文----------------------------- 有版友詢問數字管理的部分怎麼使用，所以又寫了這篇文章，轉貼過來給有興趣的版友參考部落格連結： http://sealegslintime.blogspot.com/2008/07/blog-post_13.html 前面有分享自製的行事曆檔案和簡單的製作過程，承蒙許多網友看得起，目前檔案觀看次數過了五百大關。不過有些網友對表格中的數字管理似乎有點疑惑，鑑於數字管理是這本行事曆的精華，也是最獨特的部分，所以針對數字管理多提供一些使用經驗。每個人對自己的生活應該都有一個目標和憧憬，會做時間管理代表著想完成某些事情。偉大的成果總是累積在每天的點點滴滴中。所以每天每週每月每年的檢視是必要的，數字可以讓我們很清楚目前的完成狀況，也因為數字無情，讓我們知道自己偷懶的多麼嚴重。以下就用簡單的例子來說明我的用法：上面這張圖就是行事曆週計畫表的左邊頁面，月計畫表的數字部分是統計和分析為主，只要週計畫的部分用得好，月計畫就能得心應手，所以列舉每週每日的數字為主要說明。 Ⅰ﹑每日的時間分割表可管理四個數字一開始我只有管理兩個數字，「當日業績」以及「客戶拜訪次數」。對當時的工作內容來說，這兩個數字是我必須每天進行和注意的。使用數字管理的首要工作就是將「最重要」的工作找出來，並且每天記錄。業務工作者可以照著我的使用方式，把業績和拜訪次數當作主要的數字來記錄。如果是學生，可以設定每天要唸書的時間（例如每天讀幾個小時）或進度。我還會用來記錄部落格發文的數量，看書的頁數以及運動的時間等等內容，完全視個人需求調整。不用堅持四格都要用到，當然，格子如果太少也可以自己用excel增加。也可以直接在格子上輸入想管理的關鍵字，例如「業績」「運動」「讀書」，記得字體顏色放淡一點。我目前的作法是用不同顏色的筆做區隔，因為自己會記得那一格代表什麼。 Ⅱ﹑每週將「最重要」的數字加總，記錄到左方的格子每月的目標是不變的，所以每個月檢視的時候可以預先將計畫中的數字寫到「月」右邊的空格。「週」旁邊的空格則是用來檢視完成的進度，每週將數字加總，記得加上前一週的數字，如此一來可以看到離月目標還有多遠，方便作調整。只要記錄「最重要」的數字即可，我一開始是記錄業績，客戶拜訪次數是輔助性質，並沒有特別用來分析，不過都有確實紀錄，要分析也是沒問題。舉個例子：假設目前最重要的目標是「運動減肥」，本月最重要目標是運動30個小時，今天是七月13號，剛好又是星期日，要做每週檢視。以每天運動一個小時計算應該要達成13個小時的目標，但是因為下雨，睡過頭等等因素（總而言之就是懶XD），到目前只達成了5個小時，做每週檢視的時候就可以清楚知道距離目標8個小時。要達成目標勢必要針對「每天運動一個小時」的行動計畫做調整，如果每天多半個小時運動還有機會追上目標，尋找資料之後發現「每天90分鐘」的運動量是ok的，不會影響健康，也不會造成肌肉流失（有興趣請到批踢踢的FITNESS版爬文）多半個小時也是可以達成的要求，更何況七月有31天，扣掉已經過去的13天，還有18天，勤勞一點應該可以達成目標，如此一來就可以針對目標在計畫上作調整。數字管理還有一個好處，就是「避免不切實際的修正。」我以前讀書計畫一落後，就會很想一口氣追回來，結果往往是力竭而亡，最後把目標和計畫拋到腦後。以上述的例子來說：如果已經七月25號，但是距離目標還有18個小時，除非每天運動三個小時，否則目標是無法達成了，但是這種運動量對一般人來說並不見得是好事，所以可以馬上修正目標為「盡量做」「不要再偷懶」這一類能達成的目標，否則不切實際的目標只會在結果揭曉的時候打擊自信而已。如果是業務可以透過數字知道自己要不要加班多拜訪幾個顧客。學生可以知道自己要不要再多點時間唸書，或者可以和朋友約好去看個電影吃個飯，放鬆心情準備下一波的衝刺。結論管理是一門科學，能代表科學的最簡單符號就是數字，結合數字作時間管理是我找到的時間管理方法中最適合我的。時間管理對我來說類似一種修行，無論如何，時間就是一天24小時，不管怎麼管都一樣，所以根本沒有時間管理（或者人人都可以時間管理XD）我們只能學著和時間好好相處，到最後會發現能管理的其實是自己，自己的所作所為，都可以用簡單的數字記錄下來。蘇格拉底：「未經檢視的生命不值得活。」願大家都能找到檢視自己生命的好方法，希望這篇文章對各位有幫助。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 219.68.128.129

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cainwawa

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REALDEVIL

07/13 20:59, , 2^F

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※ 編輯: sealegs 來自: 219.68.128.129 (07/13 22:29)

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icemaker3388

07/14 05:38, , 3^F