[心得] 記事本圓夢記畫
************** 書摘 **************
作者熊谷正壽20歲時連高中都沒唸完,沒背景,家中做小生意
而且當時他已經結婚有一個小孩
15年後他建立全日本第一家上市的網路公司,目前規模還是很大
他自認為這個成就都是記事本帶來的
他推薦filofax牌活頁記事本,算是名牌,但也不是非此牌不可
查Google "聖經尺寸" 約95x171 mm,就是市面上的"大六孔"吧
他將記事本分為夢想、行動、思考三個部分
夢想記事本:將大小夢想全寫下來,比較夢想與現況的差距
做一個橫軸為年份,縱軸為夢想目標的「人生未來年表」
例如:3年後要出國留學~現況:托福XX分
10年後想要有自宅~現況:租屋
將目標填入對應的格子中,並且規劃每一年的進度
再將每一年的進度,依月、週畫分 (最好能將進度加以數字化)
例如:今年累積工作經驗並補英文,明後年考托福 (XX分)
每月進度是背N個單字,做T道題目,語言交換H小時
將可激勵自己的圖片、新聞、剪報貼在這裡
行動記事本:即行事曆,記錄每天何時做何事 (參考上述年表)
記錄各種行動的準備事項
將會議用參考資料、演講用slide印成記事本大小放在這裡
思考記事本:備忘錄、電話簿、各個銀行帳號
會議記錄 (一定要自己記,下次開會以此確認是否達成決議進度)
經常用來決策的原則清單,藉此避免自己的衝動行事
ex. 熊谷:每次聽到新情報時,是否要跟進的一套決策準則
ex. 個人:買新衣時, 考慮如何搭配現有衣服、可否水洗...
各種財務、業務、家人的重要資料
例如:熊谷會記錄母親的談話、健檢時間、她吃過的餐廳
除了定期會見母親,他透過這些細節來關心母親近況
對活頁記事本的管理方法:
思考記事本中的各項專案,一件事情寫在一張活頁上
過期就用檔案夾收起來
頁邊做索引易搜尋,平常就要整理得有條不紊,才能快速找到
其他時間管理密技:
善用網路問問題、查資料,但是不要受網路控制
需要思考時,關掉手機、請秘書代接,給自己一段專心的時間
相似的工作一口氣做完,會愈做愈快 (ex.打電話給10個客戶)
洗髮精之類的用品一次買好幾份
假設買一次要花30分鐘,買10份就省300分鐘~
搭頭等艙雖然比較貴,但是有較大的空間方便辦公
下機後比較不累可馬上開會
覺得有興趣的書馬上買,免得以後想買時又要再跑一趟
熊谷認為只要有一兩頁是有趣的,這本書一定值得看
每天要處理的mail多達三四百封,請秘書篩過約剩80封
重要者直接電話確認,信件往返太浪費時間
靈感多發生在休息時間,所以一定要隨身帶記事本
書中有些方法"投資"還蠻大的,不見得適用一般人:
說話直接:在公司中見到下屬直接問今天的營業額,賠或賺?
省略問候語,因為時間就是金錢嚕~還好員工都能體諒...
3支手機:分別用來說話、看3G影像、上網
用第1支與下屬討論,邊看第2支傳來的樣品影像
強調與3支分別家人用、公司用、情人用是不同的,哈!
外出會談時,就算先到達也會待在車上辦公
車上有1台NB做文件,另1台可上網
若有同仁要前往同地,除非要討論公事,否則請他自行前往
「記」最後一章在談他的經營理念,就不在此討論了。
************** 心得 **************
買這本書的動機,除了想要研究記事本管理術
還想知道熊谷如何利用記事本
從沒背景沒學歷的小伙子,變成經營網路公司的企業家
從書中可知,他有著日本企業家那種堅強毅力和求勝精神
相比之下,佐藤傳「晨間日記」語氣較溫柔
而「記事本圓夢計畫」是訓練的口吻
讀這本書會有一點點小鞭的感覺 :D
因為熊谷是企業家,所以他的一些方法並不適用一般人
(如前述,或許因此被某些網友覺得是廢言吧…)
但我覺得他的原理仍是可取的
雖然沒有秘書,可以用軟體篩選mail,重要信件就電話回覆
沒有專用車也可以在行動中處理待辦事項,如確認行程、回電話
熊谷本身會寫程式,又是網路公司的老闆,卻不使用PDA
因為他強調,要將夢想儘可能"寫"在記事本中,以便隨時翻閱
透過"書寫"讓夢想刻印在心裡,無形中就會不斷接收到相關情報
這是數位化的PDA做不到的
思考記事本的部本,我看了兩三遍才弄懂
熊谷把重要的事再抄寫到一張專用頁上,以便觀察事件的發展
平日抄下的名言錦句、注意事項,除了抄在活頁紙上 (還要分類)
若有相關活動,還會再抄一兩句到活動當天的行事表上
他不厭其煩地做「抄寫狂」 才能事事不忘,並且在理性下執行
「記」給我最大的啟示是:記事本也好,晨間日記也好
務必時常回頭翻閱看看自己的強項在哪裡?
欠缺的是什麼?未來可往何處發展?
每天往下寫日記,記事本只用作行事曆,只是一般用法
「善用分析」才能發揮記事本/日記最大的價值
讀了「記」讓我強烈地想要開始用活頁記事本
但是一方面我不想浪費現在用的無印良品年曆(1週1面 52週1本)
另一方面又在思考,如何與晨間日記做結合
如果我先讀了「記」,或許就不會寫晨間日記了…呵呵
但晨間日記的優點就是便於儲存與檢索,所以還是會繼續用
我現在的調整是這樣:
數位日記--檢索、儲存為主
1. 記錄給「未來的我」看,值得思考的事項與情報
格式都不用改啦~像支出、體重、與誰會面我還是會記
只是內容不再以「生活大小事」為主,太瑣碎的就不記了
(當然,我覺得重要的事項,不一定別人覺得重要…)
2. 快速的檢索功能
3. 方便的備份及儲存功能
將重要的電話號碼、計畫日程、想法及情報寫進日記中
以防記事本遺失時手足無措
另外,數位日記也要定期備份,以免電腦毀損
4. 整合性檢視功能--例如:統計支出、體重,觀察長期變化
5. 心靈黑盒子
記事本不方便鎖起來,可能不小心讓別人看到
有些想法若不想讓別人知道,還是寫在日記用密碼鎖住吧
記事本--隨時激勵、隨手記錄為主
1. 記錄日、週、年行事計畫
重要事項再寫一次到數位日記中,過期的就丟掉
2. 隨身的心靈維他命--存放激勵自己的圖片、名言、剪報
3. 隨身的靈感、情報筆記本--之後再整理到日記中儲存
因為這本書,對「記事本的利用與管理」產生很大的興趣
如果有這方面的好書,請推薦給我,謝謝~~
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◆ From: 140.112.191.147
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※ 編輯: phizer 來自: 220.132.4.169 (05/29 07:02)
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