幹專社團經營--你看到的社團背後文字

看板sttmountain作者leisures (咖啡)時間13年前 (2011/05/17 01:46)推噓13(13推 0噓 9→)

留言22則, 14人參與討論串1/2 (看更多)

社團經營--你看到的社團背後 ____源起一年前接下了社長，一個學期多摸摸索索走來，雜七雜八的公文需要的瑣碎資料就像報所得稅一樣，是故從上學期開始，就有想要整理一份完整的「社長工作清單及公文教學」的想法；到了這學期，社團人力開始緊縮，大家都忙，大家都怕，一些現實方面的事情﹝未來畢業後要幹麻？會不會考不上研究所？﹞顧不及時是真的該感到恐慌，大學山社不過也四五年，畢業後才發現除山協你大學一無所獲時，覺得十分值得絕對不會是你當下的感覺，而我相信成大山協也不想欠你這些，所以當你感到相當恐慌時，或許你應該暫時放下社團，去好好的面對未來的現實。但是，這樣一個讓我們愛上爬山、帶我們跨出第一步、甚至對我們的人生走向及性格造成正面影響的地方需要有人傳承，需要有人繼續經營繼續帶新人走下去，所以我今天要講的，除了是一份山協所有工作的統整之外，還是一份說明如何藉由大家看清現實、體認社團需要、彼此的分工、一些觀念的澄清、一些心態的調整，來降低讓大家產生那種恐慌的機率。用大家的力量把大家留下來。而我覺得這很重要，所以我發這份幹專，算是一些心得的分享。 ____宗旨很多維持山社運作該有的事情都已有多年的傳承，有許多經過錯誤及失敗後改善的經驗，近來由於人力漸減，很多事情變成是兩年做一次或是三年做一次，或是統一由某個比較有心的社員默默付出，而當這些事情不被以後的新人知道時，當他們甚至連要去哪裡找資料有哪些資源可以用都不知道時，我們就喪失了許多寶貴的經驗。他們做起事來會向我們第一次做一樣，困難重重顛顛簸簸，為有效節省未來大家做事的時間及增加效率，事故整理了一份山社工作概覽文章，使後人有跡可循。同時也透過對於山社事務的描述，讓大家了解其背後意義，並可以針對當時人力及大家喜好有所取捨分工合作，讓每一屆接手做事的人都可以心甘情願做自己想做的事。 ____前提請留心以上最後一句話，讓每一屆接手做事的人都可以心甘情願做自己想做的事，所以「做事」是前提，有心想要做事是前提，沒有這個前提，社團沒辦法繼續走下去，一個地方要維持運作一定要有人願意付出。 ____社團運作的維持。從社團的意義開始說起。若跳脫情感上的層次來說，「社團」到底根本上是一個行政組織。成功大學登山協會隸屬於國立成功大學學生事務處課外活動指導組下眾多社團中的體能性社團，受「國立成功大學學生社團輔導辦法」(附件一)所約束，要維持成為一個「社團」，則必須遵守其法規要點行事。而就登山協會這個意義說起，除了在學校體系下我們是一個「社團」，我們還要延續爬山 (溯溪、攀岩)這件事，我們需要將經驗技術傳承下去。茲將這兩項在以下做詳細說明。。何謂「有在運作」。以下是一份社團評鑑時所需附上的資料清單，從這份清單中，可以很清楚的知道，對學校而言，何謂一個社團「有在運作」。 ------------------------------------------------------------------------------ 年國立成功大學學生社團資料評鑑評分標準表一、共通性評分項目（佔50％）組織運作25﹪ 組織章程5﹪ 1.組織章程是否明確、清楚？例如具有社團宗旨、社員大會的召開與權責、幹部架構、社員的權利義務、會費的收退方式、選舉罷免等的規範？ 2.是否適時修訂？修訂條文之前、後內容說明？各次修正時間是否詳實記載於組織章程名稱之下方？ 3.社團組織是否健全、權責分工是否明確？年度計畫10﹪ 1.是否訂定社團年度計畫（含活動行事曆）？ 2.是否訂定社團發展之短、中或長程計畫？內容是否包含目標、實施策略、具體項目、經費需求、資源管道等？ 3.年度計畫內容是否符合社團成立宗旨？是否有主題？ 4.社團年度各項活動依據年度計畫執行程度？是否有執行成效表？管理運作10﹪ 1.是否依據社團組織章程管理運作？社員間的凝聚力如何達成？ 2.是否定期召開社員大會（或系學會大會）及幹部會議？各次會議之出席狀況？ 3.幹部、社員及指導老師資料是否完備？是否有與畢業社友聯絡？ 4.社長及社團幹部產生方式及程序？選舉投票的紀錄？未過門檻的因應措施？ 5.社團交接是否完善？是否辦理幹部訓練？社團資料保存與資訊管理10％ 1.社團各項活動資料及成果保存之完整性？ 2.各項會議或活動記錄是否詳實（含簽到手稿）？是否送請社團指導老師簽名？ 3.社團檔案資料電腦化程度、社團網頁經營？財物管理15﹪ 經費控管10% 1.社團經費來源、使用原則及運作情形？是否訂定財務管理辦法？ 2.是否設立社團經費專戶（非私人帳戶），由專人專帳負責管理並公開徵信？社團經費帳戶之簿冊與印章是否分別由專人保管？ 3.年度經費收支情形是否登錄於帳冊並清楚詳載？是否有社團的各項活動及年度總預決算表？ 4.各項經費收支單據之整理？核銷憑證是否加蓋稽核印章？正本與影本的黏貼與核銷程序均顯示清楚？產物保管5% 1.社團器材、設備之財產清冊清楚否？使用或借用、維修紀錄？設備有圖片為証否？ 2.是否有明確的保管制度(辦法或方式)？二、社團活動績效評分項目（佔50％）社團活動績效50﹪ 社團活動45％ 1.社團各項活動之籌備及宣傳情形？ 2.各項活動計畫是否周詳、活動企劃與內容是否充實、具創意？ 3.活動辦理成效及社員參與程度？ 4.各項活動是否召開檢討會？紀錄是否詳實完整？大型活動是否實施問卷回饋分析？ 5.社團活動力與社團規模相互配合情形，請簡述各項活動內容。 6.是否積極協助、配合學校舉辦之各項活動？請特別註明哪些活動是配合學校的活動。 7.社團具傳統或特色之活動為何？ 8.是否積極參與（或主辦）校外或跨校性所舉辦之活動？社團對外競賽成果、績效。服務學習5％ 1.年度計畫是否含有符合帶動中小學社團發展、社區服務、人權教育、品德教育、法治教育、生命教育與憂鬱自殺防治、性別平等教育、保護智慧財產權、中輟生輔導、資訊、體育、愛心、國際或環保志工等教育政策之活動？其活動目標、對象、地點、時間、如何實施是否明確？ 2.參與本項計畫是否符合服務學習之步驟如右（1）設計（如：方案之撰寫）、（2）規劃（如：社區需求、服務之協定簽約）、（3）執行（如：家長同意書、服務記錄）、（4 ）評量（如：反思會議、日誌、社區專訪）、（5）互惠（如：社區需求的了解、經驗分享、學校與社區事前與事後之成長等）。 3.學習成果呈現的情形（如：慶祝或檢討會議、反思日誌、工作日誌、學習心得）？ ------------------------------------------------------------------------------ 。經費的重要及來源。經費的重要性相信不用我多說，做什麼事情都需要錢，裝備的替換、活動的支出，尤其是在登山社這種裝備需要適時汰換且又關係到活動安全的社團，經費來源更顯重要。除了向外界募款之外，身為一個校正式社團，我們可以透過正當的程序來向學校申請所需要的經費。茲將經費申請流程說明如下。一、概述每一年都要申請經費和核銷經費，社團經費以「年」為單位，和學期不一樣，以一年一月到十二月為一個單位，今年申請的是明年的經費，今年核銷的是去年申請的經費。申請經費，顧名思義就是告訴學校我們需要那些錢(申請額)，希望他們可以撥錢給我們( 補助額)，然後學校在十二月會召開會議討論要給那些經費，之後學校會告訴我們我們審過了那些經費(核定額)，然後學校同意了給我們錢，我們買東西前就要告訴學校我們真的要買了(簽呈)，買了之後就要拿收據去跟學校拿錢(核銷)。二、線上經費申請：時間為每年上學期開學到10月15日為止，採線上申請制。網頁在”成功大學首頁→行政單位→學生事務處→課外活動指導組→(右邊)社團管理資訊系統”裡，社團帳號是88E15，密碼是*******。社團經費分成設備經費和活動經費，設備經費只要填好表格就好了，表格需附上物品名稱、數量及單價，活動經費的申請除了需要活動名稱及大概金額之概估之外，還須附上活動企畫書(活動企畫書內容格式見附件五)。而社上衛星電話的支出屬於活動經費，但此項目不用附企畫書。在申請經費時要注意，你今年申請哪些設備明年就只能核銷哪些(例如：你今年申請GSP和高度計，明年就不能拿確保鉤環的收據去核銷。)，所以，就看社上當時最缺什麼再申請，不要隨便填喔！三、簽呈及核銷：又分為設備經費及活動經費 1.設備經費(負責人：課指組林小姐) ○1簽呈：須拿請購公文及設備估價單向課指組林小姐提出申請。需在每一年十月底前跑完簽呈。 ○2核銷：須拿收據、採購的物品實體、請購公文(和跑簽呈時同一張再寫一份)及社團郵局戶名、局號、帳號向課指組林小姐核銷。需在每一年十一月底前完成核銷。 2.活動經費(負責人：課指組徐小姐) ○1簽呈：需在活動前完整地跑完整個申請流程(例如：3/4要辦活動，則學務長蓋章的日期要在3/3(含)以前，否則不予以補助)。申請活動經費時需附上以下資料：橫式學生報告-申請經費、活動企劃書及活動問卷調查表 ○2核銷：活動經費的核銷需在活動後一個月內完成，否則不予以補助。核銷活動經費時需附上以下資料：成果報告表(附活動照片2張)、活動問卷調查表統計表、收據（或發票）及社團郵局戶名、局號、帳號。註：收據相關規定及注意事項 1.收據或發票必須蓋店章（含地址、電話、該商店的統一編號）及負責人私章。 2.收銀機及三聯式票發(不含手寫之收據及二聯式發票)務必請商家打上「國立成功大學」，統一編號：69115908。四、老師經費(負責人：課指組朱先生) 老師經費不是線上申請，於每年末提出申請，須填寫申請單一份及附上學期教學計畫，申請過後不必核銷，學期末會通知會長去領取所得扣繳憑單。 ____一個行政組織之外—山協身為一個登山協會，在處理校內公文之外，我們還有很多關於爬山的瑣碎事情必須完成。大概列舉如下：開隊爬山(從找人、約行前會、跑公文、重訓、採買到出隊) 出隊紀錄的收集管理裝備及技術裝備的維護管理醫藥箱的維護管理規劃社課內容約岩訓社辦圖書的管理新生手冊的校訂、新排版和發行山協新聞台的管理 ftp的管理升隊員藍單生幹部黃單的影印適時補充出隊學校公文要用的明信片負責人員晉升相關事務(開隊幫新生累積資歷啦~考煮飯考跑步啦~初岩啦~一直問新生有沒有意願啦~約時間考試啦~ ) 傳簡訊給新生問他們要不要來上社課或開會問新生要不要一起跑步吃飯一些活動的舉辦(大眾化、OB聯誼、幻燈片展、影展、送舊……) ……………… 有些像人員晉升相關事務、傳簡訊給新生問他們要不要來上社課或開會、問新生要不要一起跑步吃飯等事情，表面上看似某些人特別熱衷或因為個性比較健談所以看似自然而然隨口問問水到渠成，事實上並不是這樣，這些事情還是得有人花些心力才能順利完成。所以條列如上工作，提醒以後進來的人，有哪些事情需要注意，有哪些看似自然發生的事情是必須花點心力的。 ____一起做事一個社團的維持與運作有很多事情需要做，但是在心態上也不必有莫大的壓力。透過分工，我們可以一起完成很多事。在一個社團並不用要求自己要有什麼偉大的貢獻，並不用一定要接很多事情，即使是簡簡單單的出席就是很重要的一件事情，社課的出席、活動的幫忙等，出席了也未必需要做事，可以來聊聊天，在大家旁邊走來走去，坐在旁邊看人家開會都很重要，不能全程參與，撥空來一小時也會有很重要的效果，你的出現，你的幫忙，對你的夥伴而言會是一種莫大的鼓舞，讓辦活動的人知道他不是一個人，每件事情如果沒有大家一起互相幫忙根本完成不了任何一件事情。多一個人做事，在做事的人就會輕鬆一點；「如果你已經累了，不要讓自己的夥伴更累。」僅此，大家就可以一起完成很多事情。分工，是這次幹專我主要想要講的事情。在知道要維持山社運作有這麼多事情必須處理後，我們必須將他們加以分工，是故有了現在的行政組織。(以下各工作組工作內容擷取自「成大山協行政組織法」)(見附件十二)如果各工作組都做好自己的事情，那麼身為社長也不會太過忙碌，也不會造成沒有人想接的結果。。各工作組職責。。社長。 1. 保管社章。 2. 定期開社上的信箱，拿衛星電話帳單給總務。(帳單會寄到那個信箱) 3. 定期召開會務會議： ○1一個學期三次，在三四個禮拜前就可以先po文調查時間，在一個禮拜前確定開會時間並列出該次會務會議的議程。 ○2會務會議前要通知老師會務會議的時間並詢問他要不要來參加，算是一種尊重吧。 ○3事後要送一份會務會議紀錄給老師，老師會想知道社上的發展近況。 4.主持會務會議 5.參加學校方面的會議。 ○1社代大會：一個學期兩次，期初期末各一次，每次約二至三個小時，開會期間可以做自己的事，但是這個會很重要，可以請社上任何一個人代為開會，反正一定要有人到(盡量不要請假，請假程序很麻煩)，沒到兩次就強迫倒社。開會內容攸關社團運作，經費申請核銷的制度若有更動在社代大會上都會說明，活動中心或布告欄張貼規定也會在此說明，通識點數、擺攤申請時間、新的規定......等等，所以這個會也會攸關你接下來一年跑公文的流暢度。 ○2體能性社團的會：一個學期二次，每次約一小時，可以找人代為開會。(社聯會費的繳交是在這個會議上，但也可以在期末社代大會上補繳。) ○3一活管委召開的會議：一個學期兩三次，也不會很久，也可以找人代為開會。 6.經費的申請及核銷 7.幫老師辦停車證(每年一次)：需要社團名稱、老師名字、性別、車輛種類、車牌、行照 (影本)、駕照(影本)，找課指組朱先生。 8.上傳社團章程：記通識認證教育點數學校方面需要知道社團有哪些幹部，所以每年需要上傳一分社上最新章程，通識中心是根據該章程中有認定的幹部記點數的。[上傳至：成功大學首頁→學生事務處→課外活動指導組→(右邊)社團管理資訊系統→社團管理→ 修改社團資料→組織章程]，章程的電子檔在ftp上都有，上傳大概只需要5分鐘。 9.登錄社員資料：上下學期各一次，截止日期是每學期最後一天之前，目的是要知道各社團幹部名單及社員名單，方便通識教育點數或社團參與證明，只需要知道學號就可以了(前置作業是要大家確實填寫社員資料卡)。 10.完成交接清冊：上學期期末前要完成，分成器材、資料和總務三部分。器材部分只需填寫「用學校經費申請的設備」及學校發的鐵櫃或椅子等等；資料部分就寫一些放在社辦的書；總務部分就請總務把一年來的收支明細整理過後列印出來即可。填寫完後，器材部份給課指組林小姐蓋章，資料部份給課指組之先生蓋章，總務部分給課指組徐小姐蓋章，之後給課指組組長蓋章後即可領回。 11.社團評鑑：分成紙本和口頭報告兩部分，紙本的要求如前說明，口頭報告的部分會在下學期初。(如果大家活動後或社課後都有填心得檢討的表，那其實社團評鑑準備起來並不會非常麻煩。) 12.管理社辦鑰匙的發放。裝備組。 1. 山野器材之保管、維護、出借之事項。(須確實填寫出借紀錄表，一本寫完後不要馬上回收，社團評鑑要。) 2. 定期清點裝備。。技推組。 1. 負責岩雪攀登技術之提升。 2. 協助舉辦岩訓、雪訓、溯溪等訓練活動。 3. 技術裝備之保管、維護、出借事項。(須確實填寫出借紀錄表，一本寫完後不要馬上回收，社團評鑑要。) 4. 本會岩場之保管、維護事項。。資料組。 1. 關於山野活動資料之搜集、整理、保管事項。(催紀錄) 2. 本會圖書及山岳地圖之蒐集、整理、保管、借閱事項。 3. 新生手冊、晉升資料卡的印製和更新。 4. 社辦公文單的補充、電子檔維護。 5. 山協新聞台管理。 6. 會務會議時擔任紀錄，並將會議紀錄整理後po到版上。 7. 會務會議簽到單的蒐集。。教學組。 1. 負責本會山野知識之提升。 2. 邀請專家學者做專題講座。 3. 安排社課和投影機租借。。總務。本會一切經費之管理。。醫藥箱。 1. 負責本會醫藥箱之保管、維護、出借之事項。 2. 介紹各種藥物之使用。 3. 定期補充更換藥品。 ____關於心態這件事你為什麼參加這個社團？你為什麼會想要留下來？其實你到底真正做多少事情我並不是非常在意，但我在意的是一種心態，一種和大家一起分擔、願意付出、一種自己對這個社團的認同和體認(體認到自己是這個社團的一份子)的心態，這很重要。社團，大學生活課業之餘一個興趣發展的地方；社團，一個大家說要心甘情願、要快快樂樂再做事的地方，做得不開心就不要做；社團，一個你可以不用負責，沒有學分，沒有文憑，一個你可以隨時離開的地方。但就是因為這樣，所以留下來的人會更有凝聚力，因為我們喜歡的事同一件事情而且我們覺得開心覺得值得。你有沒有想過你為什麼留下來？因為喜歡爬山？因為有歸屬感？因為喜歡這麼一群人？因為喜歡大家一起做一件共同喜歡的事情的感覺？不管怎麼樣都好，莫忘初衷，這也很重要 ____結語：所謂的「傳統」曾經有個學弟問我：「為什麼每個學期要開三次會務會議？」那時我也不明白，我只好跟他說：「那是傳統。」同樣的，為什麼每一年都要辦OB聯誼、幻展、送舊？我們也說，每一屆都這樣，是山協傳統，所以要辦。其實很多事情，不是傳統，但在明白之後，可以針對人力，針對當時大家比較有興趣做的事，做一些調整與改變。以前者來說，那是因為開會務會議是學校認定社團有在運作的憑藉之一，而且社上也有事情需要大家共同討論；以後者來說，幻展、影展、山展等是憑藉每一年大家的意願，不是傳統，你可以說今年我比較想辦山展，那或許幻展就不用了這樣。再以跑步為例子，想想，這個所謂的傳統應該也是不知道哪一年某一屆學長姐突然提議要大家訂個時間一起跑步，而大家也覺的提議不錯就一直流傳到現在吧！如果出席人員不多，或許是因為這項活動已不適合現在的山協，我們可以一起想想，或許可以有新的方案，改時間、改形式都是有可能的，有沒有一個方法，可以適應現在的山協，或是接下來的山協，我想，一起跑步是為了要增加大家相處的時間吧！可以用你們希望的方式(不一定是跑步)來達成最原本的期待--大家出來聚一聚，這種事情其實不用很正式的提出，就像邀約一樣，總覺得有時候隨口一句話就夠了。如果你都喜歡成大山協這個地方，那就請你留下來，留在這個帶你開始爬山的地方，把這裡的美好跟更多人分享；如果你喜歡這群和你一起做事的夥伴，那就請你不要讓他們更累讓他們產生恐慌；如果大家都喜歡成大山協這個地方，那不管用什麼樣的方式，我相信我們一定可以讓成大山協更好。 ========================================================== 社團只是一群有著共同興趣的人一起築夢的地方重點是"一起做事"和"該怎麼讓這個地方持續下去" 而不是一些所謂的"傳統" 所謂的"每年都是這樣啊所以你們也不能例外" 只要大家有心想要讓這個社團繼續走下去一切的形式都不是重點重點是大家要享受這個一起做事的過程大家要喜歡這個地方我相信只要是喜歡加上一個一起做事願意付出的心態不管用什麼方法都好什麼形式都好成大山協會在這個過程中一屆一屆更好 ========================================================== 20110504 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 122.121.203.177

推

fantasyth

05/17 23:01, , 1^F

05/17 23:01, 1^F

推

ching0315

05/17 23:43, , 2^F

05/17 23:43, 2^F

推

peregrinus

05/17 23:53, , 3^F

05/17 23:53, 3^F