[閒談] 請問各位如何看待檔案管理業務

看板PublicServan作者 (夏曄冬蒨)時間5年前 (2019/05/07 22:34), 5年前編輯推噓35(35推 0噓 50→)
留言85則, 37人參與, 5年前最新討論串1/2 (看更多)
在我進現在的單位前，我也覺得檔管很爽， 甚至還以為文書跟檔管是一起的， 記得當初明明應徵的是採購跟事務缺， 結果進來後被分配進檔案室兼事務， 當時還暗自竊喜，太幸運了我！ 誰知後來才開始慢慢品出檔管的苦澀， 本單位第一件檔案從4x年就開始有了， 到現在只辦過一次檔案銷毀， 只有91年度的幾萬件， 而且還是在檔管局初初成立之時... 聽說只送了銷毀目錄， 五年後核准了開心拿去銷毀。 結果一進來，發現要辦檔案移轉， 怎麼辦？沒辦過，邊問上級邊問其他所屬， 一點一點拼湊出來作業模式， 過程中當然也不少被業務單位抱怨， 拿這犄角旮旯的東西煩他們！ 委員輪番地電話打來，問這究竟是什麼東西！ 永遠只能在會議上報告我的移轉進度落後， 然後被長官一頓念， 最近好不容易以為可以開會了...但是又...... 辦理移轉之餘，因為庫房壓力， 大長官要求屆保存年限檔案要銷毀到103年， 我寫了個計畫預計花六年辦理， 大長官震怒，說六年會被人家笑死，兩年！ 兩年就給我辦完！ 人力不足還好，簽個檔案清理的採購案還能應付， 但檔案還得配合公文系統產出目次表跟目錄等等， 單位的公文系統據說轉了四手， 那轉換率大概可比太陽能...總之問題一堆。 最近上了幾次檔管局辦的課程， 越來越覺得檔案真的很重要， 從承辦人要結案選分類號開始就很重要了， 但整個機關， 覺得那堆東西重要的大概只剩檔案室的正職， 事實是連掃描的工友都跟我抱怨說這堆東西根本可以丟了吧！ 想問問板上的前輩們， 大家都怎麼看檔案管理這個業務呢？ 我想到前幾天板上還有人提到， 「大部分機關,不適任的人確實都往檔案室塞」 啊…身為檔案室的一員實在很想反駁， 但一想到坐我前面的同仁， 連打洞都打不好的那位仁兄... 我也只能嘆氣吞下這句話QQ -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 36.231.67.211 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1557239657.A.BD3.html
推
05/07 22:39, 5年前 , 1F
很多機關這業務都臨時人員,工友在做阿;你正式人員做這業務
05/07 22:39, 1F
→
05/07 22:40, 5年前 , 2F
算賺到了
05/07 22:40, 2F
貴機關的檔案移轉跟銷毀是臨時人員跟工友在規劃？ 那我滿佩服的...
推
05/07 22:40, 5年前 , 3F
大家都覺得檔管不用對外很好，殊不知對內的承辦也是超機掰
05/07 22:40, 3F
→
05/07 22:40, 5年前 , 4F
…
05/07 22:40, 4F
推
05/07 22:42, 5年前 , 5F
檔管做這麼痛苦,不如和主管請求調去做採購標案,如何?
05/07 22:42, 5F
等手上移轉跟銷毀的案子辦完，我想我應該會跟主管提出調採購。 我的意思也並非檔管最累， 只是覺得檔管算是我接觸前跟接觸後感覺差異最大的業務。
推
05/07 22:45, 5年前 , 6F
做這業務,也比每天應付刁民,動不動有陳情,訴願來的好吧
05/07 22:45, 6F
推
05/07 22:46, 5年前 , 7F
到現在只辦過一次檔案銷毀就知道長官不重視這業務
05/07 22:46, 7F
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05/07 22:47, 5年前 , 8F
跟同事打好關係臉皮厚一點就無敵了
05/07 22:47, 8F
推
05/07 22:52, 5年前 , 9F
同為兼任檔管，你的心情能體會，檔案業務向來不是長官眼
05/07 22:52, 9F
→
05/07 22:52, 5年前 , 10F
中的績效指標
05/07 22:52, 10F
推
05/07 22:53, 5年前 , 11F
今天如果檔管請假了，除了調檔不方便外，完全感受不到存在
05/07 22:53, 11F
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05/07 22:53, 5年前 , 12F
感，這就是卑微之處
05/07 22:53, 12F
→
05/07 23:47, 5年前 , 13F
我也是兼任檔管~也發現檔管局其實很用心在這一塊，但是
05/07 23:47, 13F
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05/07 23:47, 5年前 , 14F
很多機關卻不是很重視。俗話說得好，沒事就沒事，有事
05/07 23:47, 14F
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05/07 23:47, 5年前 , 15F
你要扛。但問題在於檔案其實從源頭部分就很重要，只是
05/07 23:47, 15F
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05/07 23:47, 5年前 , 16F
源頭那邊有時也很忙碌，哪還會管你分類號對不對@_@a
05/07 23:47, 16F
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05/07 23:50, 5年前 , 17F
我現在也是1萬多件再跑，而且我還兼了其他行政業務XD，
05/07 23:50, 17F
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05/07 23:50, 5年前 , 18F
加上敝公司公文系統要歸檔點收1件至少就要1分鐘，還偶
05/07 23:50, 18F
→
05/07 23:50, 5年前 , 19F
爾當機給你看，有時忙了幾個小時發現才歸了2.300件就覺
05/07 23:50, 19F
→
05/07 23:50, 5年前 , 20F
得很無奈，然後發現隔天承辦人又歸了幾百件進來，就更
05/07 23:50, 20F
→
05/07 23:50, 5年前 , 21F
無奈@_@a
05/07 23:50, 21F
→
05/08 00:44, 5年前 , 22F
檔管很重要啊，所以才你來當，至於其他人，我相信任何人
05/08 00:44, 22F
→
05/08 00:44, 5年前 , 23F
都一樣，自己的業務最重要，其他人的業務就是過得去就好
05/08 00:44, 23F
→
05/08 00:44, 5年前 , 24F
。
05/08 00:44, 24F
推
05/08 00:46, 5年前 , 25F
推，檔管難做又沒人重視
05/08 00:46, 25F
推
05/08 01:56, 5年前 , 26F
檔管不被重視，深有同感
05/08 01:56, 26F
→
05/08 04:46, 5年前 , 27F
有相當的重要性,但是不出事少人理,大概跟下水道清理有拼吧?
05/08 04:46, 27F
→
05/08 04:47, 5年前 , 28F
我不是說工作內容像,而是這是支持性的業務,真做的好是看不見
05/08 04:47, 28F
→
05/08 04:47, 5年前 , 29F
的,出事時一蹋糊塗
05/08 04:47, 29F
→
05/08 04:50, 5年前 , 30F
我窩的單位檔案應該3x年的都還有,調案翻的時候會掉渣,翻完不
05/08 04:50, 30F
→
05/08 04:51, 5年前 , 31F
洗手會癢癢的,似乎也放棄對早期資料數位化啥了?大概等風化?
05/08 04:51, 31F
那些舊檔案真的一碰就掉渣，哪還可能數位化...（抱頭）
→
05/08 09:14, 5年前 , 32F
只有要做金檔獎,主管才會重視
05/08 09:14, 32F
推
05/08 10:15, 5年前 , 33F
問題是之前累積一堆沒銷毀 結果你剛好遇到
05/08 10:15, 33F
推
05/08 10:17, 5年前 , 34F
那也表示檔管的確不錯 混很久 你卻要幫忙擦前人屁股
05/08 10:17, 34F
→
05/08 10:18, 5年前 , 35F
若按照正常程序銷毀 就不會有這篇質疑文吧？
05/08 10:18, 35F
推
05/08 10:37, 5年前 , 36F
辦完還想走？辦完就換你爽30年了
05/08 10:37, 36F
推
05/08 10:49, 5年前 , 37F
辛苦了！
05/08 10:49, 37F
推
05/08 11:05, 5年前 , 38F
檔管+1 覺得面對承辦人要放寬心，有些承辦人真的是....
05/08 11:05, 38F
→
05/08 11:05, 5年前 , 39F
..自己文有問題一副我在找麻煩.....
05/08 11:05, 39F
推
05/08 11:29, 5年前 , 40F
屎缺......，
05/08 11:29, 40F
推
05/08 12:15, 5年前 , 41F
很專業 只是一堆人不尊重專業
05/08 12:15, 41F
→
05/08 12:58, 5年前 , 42F
平時很爽，但是工作運不好要參加金黨獎之類的就是惡夢的
05/08 12:58, 42F
→
05/08 12:58, 5年前 , 43F
開始
05/08 12:58, 43F
推
05/08 14:37, 5年前 , 44F
我的文送發文或存查前會自己掃描 所以從來不會調卷...
05/08 14:37, 44F
→
05/08 17:37, 5年前 , 45F
要公文沒事常常來個幾百頁的，數頁數都煩了，特殊案件才會自
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→
05/08 17:37, 5年前 , 46F
己掃描
05/08 17:37, 46F
推
05/08 18:27, 5年前 , 47F
辛苦了～
05/08 18:27, 47F
推
05/08 19:39, 5年前 , 48F
這個就是機關內部管理的問題。一堆首長根本沒有類似
05/08 19:39, 48F
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05/08 19:39, 5年前 , 49F
企業經營的sense
05/08 19:39, 49F
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05/08 20:06, 5年前 , 50F
因為沒人重視、檔管才好混、並不是工作很輕鬆、覺得輕鬆
05/08 20:06, 50F
→
05/08 20:06, 5年前 , 51F
根本是沒在認真工作吧…
05/08 20:06, 51F
推
05/08 20:20, 5年前 , 52F
你保重還是上事求人快跑吧
05/08 20:20, 52F
才剛來不到一年QQ
推
05/08 20:22, 5年前 , 53F
現在做檔管會累，有90%的原因要歸責於前手
05/08 20:22, 53F
→
05/08 20:23, 5年前 , 54F
不過機關首長重視程度僅於檔管局要來考評
05/08 20:23, 54F
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05/08 20:23, 5年前 , 55F
總之沒人重視
05/08 20:23, 55F
聽說前手做一做不到兩三年就跑了， 留下一堆押好時間的進度...
推
05/08 20:24, 5年前 , 56F
拍拍～我檔管做了2年 最後烙跑了
05/08 20:24, 56F
推
05/08 21:30, 5年前 , 57F
檔案室真的三不管地帶 難怪有人在那打炮也沒被發現
05/08 21:30, 57F
推
05/08 22:26, 5年前 , 58F
沒人管，所以事事堆下去，經年累月變臭變硬變成屎
05/08 22:26, 58F
※ 編輯: BenShe (36.231.90.163), 05/08/2019 22:27:06
推
05/08 23:11, 5年前 , 59F
剛報到就接檔管 也做10年了，想換工作內容卻沒人願
05/08 23:11, 59F
→
05/08 23:11, 5年前 , 60F
意接
05/08 23:11, 60F
→
05/09 07:42, 5年前 , 61F
有人覺得檔管爽，我不曉得是爽在哪；歸檔源頭沒做好，後面
05/09 07:42, 61F
→
05/09 07:43, 5年前 , 62F
一堆工，現在有些機關是有重視檔管，會參加金檔獎，承辦人
05/09 07:43, 62F
→
05/09 07:44, 5年前 , 63F
做的跟●一樣，這工作完全吃力不討好
05/09 07:44, 63F
推
05/09 08:25, 5年前 , 64F
同意檔管真的是不做沒事會很閒，但認真做起來，真的很雜。
05/09 08:25, 64F
→
05/09 08:25, 5年前 , 65F
沒有想像的輕鬆
05/09 08:25, 65F
推
05/09 08:51, 5年前 , 66F
任何業務 認真做的話 都不輕鬆啊
05/09 08:51, 66F
推
05/09 10:57, 5年前 , 67F
為符合檔管局規定，如果又碰上一堆以前未銷毀的公文，
05/09 10:57, 67F
→
05/09 10:57, 5年前 , 68F
新舊檔管公文系統不相容，真的是悲劇
05/09 10:57, 68F
推
05/09 17:17, 5年前 , 69F
我們單位就是前面檔管系統沒做好，資料根本沒進新系統，
05/09 17:17, 69F
→
05/09 17:17, 5年前 , 70F
什麼鬼都沒有也沒辦法清理銷毁
05/09 17:17, 70F
→
05/09 17:18, 5年前 , 71F
接手到這大黑洞，也只能重做公文檔管系統，想辦法把舊
05/09 17:18, 71F
→
05/09 17:18, 5年前 , 72F
資料轉進去，但也只有某幾年的
05/09 17:18, 72F
推
05/09 17:20, 5年前 , 73F
100年以前的檔案目錄全都沒有，問前一個主管就裝死說不
05/09 17:20, 73F
→
05/09 17:20, 5年前 , 74F
知道，現在都只能全部重新建檔，能清多少清多少
05/09 17:20, 74F
推
05/09 22:41, 5年前 , 75F
推
05/09 22:41, 75F
→
05/10 10:11, 5年前 , 76F
比採購爽太多了
05/10 10:11, 76F
→
05/10 13:58, 5年前 , 77F
檔案管理是基礎，可是不被重視。承辦人如果要認真考
05/10 13:58, 77F
→
05/10 13:58, 5年前 , 78F
究案子的歷史脈絡，都只能碰運氣。
05/10 13:58, 78F
推
05/10 17:35, 5年前 , 79F
本機關得過金檔獎，做了才知道原來這一塊也是很困難！檔案
05/10 17:35, 79F
→
05/10 17:35, 5年前 , 80F
管理的好，調檔找資料才方便啊
05/10 17:35, 80F
→
05/11 11:23, 5年前 , 81F
把調檔弄得困難，大家就會自己掃自己印，這樣才會涼啊
05/11 11:23, 81F
推
05/13 12:33, 5年前 , 82F
我剛接檔案業務，發現以前的檔案銷毀進度出現斷層，很像
05/13 12:33, 82F
→
05/13 12:33, 5年前 , 83F
在考古，非常頭痛。
05/13 12:33, 83F
推
05/16 09:46, 5年前 , 84F
檔管做得好，是後人的福音！尤其是找舊函釋QQ
05/16 09:46, 84F
推
06/19 22:08, 5年前 , 85F
最怕把歸檔公文弄不見了
06/19 22:08, 85F
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