[心得] 內部控制-印信管理

看板PublicServan作者 (我是小蜜)時間6年前 (2017/08/13 18:38), 6年前編輯推噓1(1推 0噓 21→)
留言22則, 3人參與, 最新討論串1/1
基本上印信管理不是我的業務 不過我家主任還是要我幫忙寫內控的東西 我們是有規定申請人要寫用印申請書 寫完後收發用印， 之後管理人再把申請書的內容謄到登記簿 流程每個機關應該都差不多都這樣吧 1.可以把用印申請書改成用印的登記簿嗎?? 之後就不用在謄一次了 畢竟用印申請書只有寫一個項目 登記簿(依課室分)可以寫很多項目 比如說中低收入證明好了 櫃台A小姐受理民眾a， A只能印一張a的中低收入戶證明的用印申請書 (除非我家會計能夠接受核章後再接著寫) 2.內控的重點 應該是要把沒有寫用印申請書或登記簿的人 請他們寫申請書 而不是把已經寫好的申請書在查核(影印)一次 難道我有搞錯重點嗎?? 3.現在會計室是要我們抽查已經寫好的用印申請書而已 我覺得應該是要先調查每個課室要用印的表單有哪一些 哪一些業務會用到，分門別類後每一季再作統計清單統計 清單再簽會各課室， 比如說，場地租借好了，收據要蓋關防 這一季租借申請書有10件，可是用印申請書是0件 4.我其實很想把內部控制的流程寫沒有用 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 111.252.85.14 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PublicServan/M.1502620688.A.38D.html ※ 編輯: iivvine (111.252.85.14), 08/13/2017 18:45:41
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設計內控流程的關鍵在書面(或可追溯的電子系統)要件和核判層
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級，申請單上有申請單位承辦人和主管核章之外，應該還有核判
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權長官用印欄位，與印信管理人的登記簿(只具有印信使用情形
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的追溯性)效力不同
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如果登記簿裡面也有設計承辦人、主管、主秘(秘書)跟首長核章的欄位勒?? 就單一的申請書變成連續的登記簿而已 很久之前就再推節能減紙，10張的用印申請書，可能只占登記簿的一頁而已 ※ 編輯: iivvine (111.252.85.14), 08/13/2017 19:34:36 ※ 編輯: iivvine (111.252.85.14), 08/13/2017 19:40:12
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這樣設計的登記簿在送去陳核時，若其他單位也要申請用印，
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不就要等簿子回來才能申請？
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登記簿可以分課室吧???每個業務單位一本
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推
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這樣子毆...本子弄丟了,你就 "完蛋了"
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請把登記簿當作是 "索引"
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原PO知道嗎,火車有區間車,有莒光號,有自強號
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試問,假若原PO 申請書跟登記簿合一,若今天A承辦的申請
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跑到一半,B承辦突然有個最速件要用印,請問
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要怎樣去用印登記申請???? 追回那一本嗎??? ^_^
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承辦A跑到一半，表示本子是在主管不然就是主秘那邊 通常是主秘那邊，如果真的是很急的話就去拿回來就好了呀 不過通常最慢我家主秘半天一定會蓋回來 公所又不是市府，我看我同事會給市府的公文都跑很久才回來
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好啦,那今天這樣子上上下下來來去去
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本子突然就消失在黑洞了,請問.....
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要怎樣去回溯追蹤是在哪個環節弄丟??? ^_^
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如果真的要推行的話我會請承辦除了寫上本子之外 在電腦上面也要列清單至少保存到月底 月初時把上個月的資料掃成圖片檔 再用繪圖軟體把各課室結合成A4的形式 對我來說這個電子檔才算是「索引」 而且一張紙跟一本簿子那一個比較容易弄丟???
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而登記簿分課室? 那...再問一下
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若上級突然要你查 8/1-8/5用印幾次
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你要怎樣找數據? 變成每一本去查數據
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然後再加總,
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阿可是剛好有人正在跑用印,就跟上面的情況這樣
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每個人都在火燒屁股,誰管你要查統計?
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通常上級會查用印的情形他有辦甚麼業務 比如說市府來了一個文因為要辦理民政考核 所以要清查志工的時數服務證明的用印情形 這時分課室自然就有它的好處了 我回過頭去看內控的重點我好像只打到一半 哈...就是我覺得印信管理的內控管理 應該每一季要做報表出來核對，還有敬會各課室的簽呈 報表和簽呈可以當作查核的標的物 如果是抽查的話我會建議從應該要有寫卻掛零的業務承辦人開始 ※ 編輯: iivvine (111.252.97.209), 08/14/2017 04:30:33 ※ 編輯: iivvine (111.252.97.209), 08/14/2017 04:33:28
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