[心得] 待辦事項的兩分鐘原則 (Two-Minute Rule)

看板t-management作者LiiTrans ( )時間8年前 (2015/09/28 10:32)推噓8(8推 0噓 3→)

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原文網址：http://www.liitrans.com/tw/blog/management/168-two-minute-rule.html 不論是工作上或生活上，我們都經常需要同時處理許多項事務。如果要妥善管理，除了排定優先順序之外，也可以考慮使用「兩分鐘原則」（two-minute rule）。「兩分鐘原則」由 David Allen 在 Getting Things Done 一書中所提出：「只要是能在兩分鐘之內完成的事務，都應該馬上進行。」立言翻譯社的同事有時需要同時進行多個翻譯專案與公司發展專案（註 1），而在專案管理時會有許多待辦事項（註 2），這時我們就會運用「兩分鐘原則」。在實際運用後，我們認為「兩分鐘原則」有許多好處： 1. 立即執行，不會遺漏 2. 讓相關的人放心、無須追蹤 3. 節省記錄待辦事項的時間 4. 縮短待辦清單，降低管理成本 5. 無須思考優先順序，可節省腦力 6. 避免拖延，更有生產力 7. 基於以上好處，能夠更加放鬆，並專注在其他事務以下針對幾種狀況說明： 1. 如果我們不論事情能多快完成（是否可以在兩分鐘內完成），一律都先記到待辦清單的話，那麼不但得花時間記錄，還會使得待辦清單越來越長，讓我們下次去檢查清單時，還得再次思考優先順序，來決定要先進行哪些事務。此外，我們也可能在檢查清單之前，就有人告訴我們某事務的完成期限已經過了。 2. 我們的事務多半不會只涉及自己，有時是其他人交辦的，有時是完成與否會對其他人有各種影響，所以先進行能在兩分鐘內完成的事務，也能讓相關的人馬上放心，讓他們不用再花心思去追蹤該事務的進度。 3. 「記錄」待辦事項的「記錄」也是一種事務。雖然「記錄」不代表需要立即執行，但是「記錄」這件事情如果沒有馬上花個不到兩分鐘進行，那麼就會沒有可以追蹤的「紀錄」，所以很容易因為遺忘、被其他事情打斷等等因素，而使得本來該記錄的事務消失在腦海中，或者是忘記在期限內進行。 4. 以上的例子都跟遺忘、超過期限有關，如果一個工作者在管理自己事務時戰戰兢兢、戒慎恐懼，那麼運用「兩分鐘原則」便可以讓自己更放鬆，也因此可以更專注在其他事務上。立言翻譯社的同事有很多時間管理的方法，而我們認為「兩分鐘原則」非常容易落實到工作上與生活上，而且所帶來的好處不但立即可見，也非常顯著。註 1：關於立言翻譯社該職務的說明可參考「立言翻譯公司文化：鼓勵溝通與多元職務」：http://www.liitrans.com/tw/blog/management/172-open-culture.html 。註 2：立言翻譯社的同事在決定待辦事項時，還會依照 Priority Matrix（優先順序矩陣）先判斷事務是否重要、是否緊急，以決定某事務是否需進行，以及進行的優先順序。可參考以下連結：https://en.wikipedia.org/wiki/Priority_Matrix 。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 114.25.246.31 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/t-management/M.1443407532.A.F23.html

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