[心得] "小芸吃青蛙"的故事─怎麼安排時間才合理

看板t-management作者twhsi (twhsi)時間15年前 (2010/10/09 08:57)推噓32(33推 1噓 12→)

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小芸是我們家的鄰居，今年考進了北一女中（台灣最好的女子中學），這本來是一件好事情，沒想到她卻煩惱地要命。 “小芸，怎麼上了北一女後，心情反而變得不好呢？”我問 “沒有啦，是因為高中生活和我想像的不一樣。”小芸回答 “怎麼不一樣法？”我又奇怪地問 “北一女大家都是佼佼者，課業當然不能落後，但是沒想到社團也要花很多時間，我也想參加奧林匹克數學競賽，忙得連睡覺時間都不夠了。”我仔細看了小芸，果然有黑眼圈。 “我前陣子剛剛到北一女演講時間管理耶，也針對這個問題深思很久，解決的方法叫做吃青蛙，有沒有興趣聽看看呀”我微笑地說 “吃青蛙，這是甚麼東西呀。”小芸張大了嘴吧，哈哈，我不禁大笑起來何謂吃青蛙？假如每天早上你的第一件事就是要活吃一隻青蛙，那麼接下來的一天，就沒有甚麼能夠難倒你。 --博恩.崔西，<<吃了那只青蛙>> 何謂青蛙？青蛙就是我們最大，最重要的那一項工作，做了這件事情，會對我們人生具有正面影響力，但是同時這也是我們最容易拖延不做的事情。這篇文章我們會提到吃青蛙和無敵星星兩個概念，也就是”找出我最重要的事情，完成最重要的事情”。吃青蛙的概念是我從一本<<吃了那只青蛙>>（英文書名： Eat that Frog），得來的。由知名的激勵大師博恩.崔西所著，是一本輕薄短小的好書，我也摘錄書中一些佳句，先和大家分享。 -- 你要如何吃完一隻大青蛙？答案是：一口一口吃。 -- 吃掉的青蛙越大，你所得到的活力越大 -- 假如你需要吃掉兩只青蛙，先吃最醜的那一隻 -- 問自己"眼前甚麼是我最大的青蛙？" -- 把工具全數準備好，再開始吃青蛙 -- 只有2%的人可以不用他人鞭策，自己選擇青蛙吃下去，我們稱這些人叫做領導者 -- 擺脫蝌蚪，專注在青蛙上小芸遇到的時間管理問題小芸的所有的時間除了睡覺外，就是活動、課業、社團這些事情佔據了。但是問題來了，遇到要考試了，需要的時間就增多，但是小芸又不想犧牲活動及社團的時間，這樣就讓小芸熬夜應付課業，反而效果不彰。準備課業或考試，就是小芸的青蛙，小芸想要功課好，又要參加社團及活動，就要有效的”吃青蛙” 我也針對兩個重點和小芸分享我的經驗（1）你要如何吃完一隻大青蛙？答案是：一口一口吃。君子之道，辟如行遠必自邇，辟如登高必自卑。 --《禮記·中庸》我們吃青蛙當然不是毫無方法的吃，舉例而言，小芸可以養成每天早上早起預習功課的習慣，因為早上其他同學都在睡夢中，往往有一兩個小時自己單獨的時間，沒有人打電話，沒有人會用QQ來騷擾我們。這樣有一個大塊時間能夠專注在預習今天的功課上，先看看功課表今天要上的科目，先瀏覽一下之前的進度，做個復習，再預覽一下今天老師可能上到的進度，研讀一下，並把上課想要提問的問題寫在筆記本上上課問老師或者和同學討論。若是有空，還可以嘗試自己先解解看自己提問，我相信這樣的習慣一定可以幫助小芸面對好一天的課業。台灣知名設計師姚仁祿老師曾經說過"生活就該像麥可．喬丹打籃球一樣，看起來是非常快速的切入上籃，但是他的「快」卻是用無數個「慢」組合起來。 "。看似複雜的工作，事實上可以分解成許多小的行動，我們只要掌握重點，不斷前進，留意時間的流逝，讓自己保持專注狀態，看起來很快的動作，事實上做的時候，心境上覺得是很慢的。妥善運用大塊時間，把複雜工作切割成小行動，可以幫助我們吃下一大只的青蛙，一天能夠數次進入無敵星星狀況，小芸一天中甚至可以吃下好幾只的青蛙呢。養成自我鞭策的習慣，建立一份把份內之事做得又快又好的名聲，是一個很有價值的資產，值得我們努力。（2）吃掉的青蛙越大，你所得到的活力越大 “暢流”(原文為：Flow)意即一個人完全沈浸於某種活動當中，無視於其他事物存在的狀態。這種經驗本身帶來莫大的喜悅，使人願意付出龐大的代價。出現時，一個人可以投入全部的注意力，以求達成目標；沒有脫序現象需要整頓，自我也沒有受到任何威脅，因此不需要分心防衛，我們把它稱為"暢流" -- Mihaly Csikszentmihalyi，正向心理學與創造力領域學者運用無敵星星的方法，先讓自己進入可以專註解決複雜任務的狀況，就可以迅速有效率的處理手上的"青蛙"，逐步向終點推進。有趣的是，雖然做的是一件很辛苦的工作，我們卻頗能樂在其中，一直到吃完青蛙，休息一下，自己還覺得精神振奮，回家也不覺得特別累。我覺得要進入"暢流"的狀況，有一些要點，例如要有暖身的時間，先作一些小工作，輪替一下不同的小事，這就好像要開始典禮時，前面有些鋪陳的儀式，接著才進入主體活動本身。除此之外，記得要疲倦之前就要先休息，最後，我會在隔天早上寫日記檢討，有哪些作法可以改善，讓下次要吃類似的青蛙時，可以有更好的方式。一次又一次吃掉青蛙，我們也獲得成就感，不只是因為我們完成結果，也在於吃下青蛙的過程中，逐步建立一套良好的系統，得以精益求精。每天都能“吃青蛙”其實是一個很好的習慣，持續這麼做，我們會發現我們完成複雜任務的能力迅速增強，對自己自信也能增加。何謂無敵星星？有時候我們會有事情很多，自己做事的意願又很低的狀態，但是還是要面對，我發現需要一個很實務的方法幫助我們還是能吃下青蛙，這方法就是"無敵星星" 。有一個電動玩具叫”超級瑪莉”當瑪莉吃到無敵星星，在一段時間內就所向無敵（這類似我們剛剛提到的”暢流”）。這時候瑪莉碰到蘑菇、烏龜、火球這些敵人都能順利通過，一路往前衝。若我們生活中也吃下無敵星星，雖然工作很多，但是自己處理問題的狀況就是特別好，兵來將擋，水來土淹，就算事情蜂擁而至，但是我們輕描淡寫就處理完了。將像我們就好像處在無敵的狀況，可以衝、衝、衝。現在是周日的上午九點，下週六，小芸是國中同學會主辦人，電話一個都還沒打，上週五放學前小芸的老師要求週一交出一個英文報告，還有下午小芸的學姊要來家裡，房間裡面還是一團亂。現在要快點把英文報告做完，電話打完，整理房間，更糟糕的是，現在覺得好煩，甚麼都不想做，天啊，救救小芸吧。這時候我們需要無敵星星來幫忙，問題來了--如何能夠讓小芸進入無敵星星狀態呢？首先，小芸要準備兩個工具，倒數計時器及一張紙。拿出一張一張紙，寫下小芸要做的事情，一個是打電話給國中同學、一個是寫週一的英文報告、一個是整理房間。寫在一張紙後，右邊寫上三個5、三個10、三個20。她知道寫完英文報告其實對她而言是最重要、最困難、卻最不想做的一件事，嗯，這就是小芸今天要吃掉的青蛙。開始無敵星星第一階段，將倒數計時器，設定5分鐘的時間，按下開始，小芸就開始打電話，直到倒數計時器 "Beep、Beep" 。由於只要打五分鐘電話，所以不難，完成第一步。之後就切換成英文報告，也是寫5分鐘就好，因為我們的目的是--做好進入無敵星星前的暖身，有人說五分鐘哪能做甚麼，事實上，小芸可以閱讀一下背景資料、打開電腦、搜尋相關資訊等合起來花不到5分鐘就能完成，完成第二步。倒數計時器又響起時，開始整理房間，因為只有5分鐘，所以做起來也應該也不難，完成第三步，就這樣子小芸已經逐漸暖身起來，可以進行到第二個階段。無敵星星第二階段，將倒數計時器設10分鐘，開始打同學會電話。很奇妙的，小芸覺得這次難度會低得多了，打起電話來越來越順，和同學談笑風生，聯絡交流各種訊息。 10分鐘一下子就到了，換寫英文報告，奇怪這次心情輕鬆的多了，打字越來越快，還不時想到許多新點子，小芸幾乎是停不下來，直到倒數計時器發出"Beep、Beep"的聲音。是的，小芸進入了無敵星星狀況，人動作開始快起來，卻是越快越專注，寫英文報告如同行雲流水。接下來整理10分鐘房間，這時候因為進入了無敵星星狀態，整個動作也非常快，而且心情很輕鬆。第三階段，小芸繼續打電話、寫企划案、整理房間，這次有20分鐘的時間，因此一下子就打完所有電話，寫了些企划案，整理好房間。目前只剩下英文報告，還沒有完成。小芸稍微休息，吃點點心，之後一鼓作氣把英文報告完成了，吃掉了今天的青蛙。無敵星星幫助我們”先吃掉那只青蛙” 而為甚麼小芸會產生無敵星星的狀況呢？因為人的頭腦存在著意識及潛意識兩個部分，例如第一階段中我們要寫篇英文報告，雖然一開始我們只做了準備動作5分鐘，但是我們在做其他事情時（打電話及整理房間），我們的潛意識也不斷搜索之前寫報告的經驗，整合接下來時間要如何繼續寫下去。到了第二階段，我們就能夠打出一些報告的內容，到了第三階段，我們就有更多潛意識搜集到的資料，幫助我們完成報告。在整個運用無敵星星技巧做事的過程中，切換工作項目等於是休息，因此可以持續做下去，但是也要記住適當的要休息一下（每三十分鐘要站起來走一走、喝喝水、看看窗外）。因為心理上雖然不疲憊，但是身體會受不了。最後總結一下無敵星星如何幫助小芸”先吃掉那只青蛙”？有個口訣列出待辦清單按下倒數計時項目做五分鐘有了二就有三登登登。登登。登（超級瑪莉的歌曲）列出待辦清單：注意先列出大約三、四件事情，重要的事在執行的階段裡不要增加待辦事項，完全處理好這三、四件事情（尤其是青蛙），再做別的事情。按下倒數計時：請準備一個倒數計時器，因為這樣才能清楚看見還有多少剩餘時間，這會讓我們更加專注。項目做五分鐘：會用到無敵星星，就是因為我們不想要做這件事情，因此要對自己寬容一點，先做5分鐘開始（如果精神狀況很好，也可以從更長的時間直接開始。）有了二就有三：若是完成第一個階段5分鐘，就會做第二個階段10分鐘，完成第二階段，就會進入第三階段20分鐘，無敵星星就是如何神奇。登登登。登登。登（超級瑪莉的歌曲）：只要用這樣下去，到了第二或第三階段，我們就能進入無敵星星的狀況，順利吃掉青蛙，還順便完成一大堆事情囉... 結語小芸不愧是個北一女中的高材生，學會了運用無敵星星吃青蛙的方式後，臉上黑眼圈不見了，微笑也重新回到她的臉上，這才是我們心目中的小芸呀。前天碰到小芸，又聊了起來 “最近的高中生活如何呀？”我問 “得意極了，”她微笑說”我決定高中就要直接申請美國大學，但也要一邊準備大學的學測（台灣的高考），還參加奧林匹克數學競賽，最近我還甄試上了北一女儀隊呢。.....”小芸滔滔不絕地說個不停。北一女儀隊呀，真是令人羨慕的高中生活呢，這個小芸吃青蛙的故事就要結束了，下次見。 ----- 更多時間管理文章（將近三百篇） http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/36802041 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 219.85.131.174

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