[心得] 《超級專案管理》看懂專案失敗與成功關鍵

看板book作者wackynoteis (Waki瓦基)時間2周前 (2024/05/13 10:52)推噓3(3推 0噓 1→)

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《超級專案管理》讀後心得：看懂專案三個失敗與成功的關鍵牛津大學教授揭示計畫成敗的法則，教你順利完成任何專案圖文好讀 https://readingoutpost.com/how-big-things-get-done/ 為什麼很多大型專案，不是預算超支，就是進度延遲，或者兩者都有？大從國家計劃、交通建設、核電廠和能源設施，小到地方建築與房屋裝修，專案超支、延誤、沒有效益的問題一直發生。到底為什麼，如期完成一個專案會這麼的困難？你可能會更好奇，專案究竟要如何成功？今天要介紹的是一本我讀過最受啟發的專案管理書。這本書在說什麼？《超級專案管理》這本書的主要作者是「全球最頂尖的巨型專案專家」傅以斌（Bent Flyvbjerg），他曾經為上百件耗資十億元以上的專案擔任顧問。他也在牛津大學商學院領導的專業團隊，耗費數十年的研究和分析，蒐集了全世界上萬件專案數據，彙聚成龐大的資料庫。在這本書中，他深入探討了專案管理中常見的「超支預算」與「進度延誤」等問題，結合廣泛的案例分析和數據，告訴我們專案之所以會失敗的根本原因，並提供了實用的策略和方法，幫助我們規劃和執行成功的專案。書中提出了很多關鍵策略，像是「先問為什麼」，必須確保專案聚焦於核心目標。再透過「慢思快行」來強化計畫與執行效率。最後「採取外部觀點」和「知道最大的風險是你自己」來避免認知偏誤。我認為，特別是對於各行各業的專案管理者來說，這本書應該直接納入必讀書單。為什麼這本書很重要？「專案跟我有什麼關係？」其實大到國家建設，小到日常生活，我們每個人都離不開專案。書中舉了很多大型專案的例子，像是興建美術館、蓋高速公路、建設核電廠、舉辦奧運。對我們個人家庭來說，裝潢房屋也是一種大型方案，書中還舉了一個裝潢失敗的經典例子，讓我們可以從中借鏡。我們要衡量一個專案是否成功的指標，一般會從三個面向來看：成本、時間、效益。要同時達成這些指標，很難嗎？真的非常難。只要把數據攤出來看，一定會讓你嚇一大跳。作者團隊的資料庫涵蓋了一萬六千個專案的數據，從大型建築到隧道、橋樑、水壩、發電廠，再到石油和天然氣設施、資訊科技系統、舉辦奧運。同時滿足兩項「成本、時間」指標的專案，只有 8.5%。可以同時滿足三項「成本、時間、效益」，只有微乎其微的 0.5% 。換句話說，跟原先的專案計劃比起來，有 99.5% 的巨型專案是失敗的。如果我們沒有深入理解背後失敗的原因，並且找出對策的話，那麼可以簡單的說：我們在一開始就已經注定失敗。根據書中的研究案例，我們先來看看失敗的原因，然後再找出成功的方法。專案失敗的三大原因想到要執行一件專案，你腦中會浮現出什麼樣的畫面？我們的傳統印象可能是這樣的。先講出一個很遠大的願景，訂出很緊迫的截止時間，立刻出發，鞭策每一個人快速前進。如果經驗豐富的人士認為需要兩年，那就把期限縮短為一年，全心全意，使命必達，用鐵血精神管理和驅策。你就像是戰艦上的鼓手，激烈地快速擊鼓，催促大家火速出擊。作者提醒，這種想法實在是錯得離譜，但卻十分常見。很多人都以為執行專案是在演動作電影，卻忘記了現實世界往往是殘酷無情的。失敗原因一：缺乏提問和充分規劃。很多專案往往一開始就選擇了解決方案或特定技術，而忘了先提問「為什麼？」這導致在沒有充分理解需求的情況下開展專案。像是要蓋一條輕軌、蓋一座橋、蓋一間美術館，很多人直接就跳進去想「怎麼蓋」，而不是先退一步思考「為什麼要蓋？是為了解決什麼問題？」失敗原因二：過於急躁且缺乏準備。專案管理中常見的錯誤是設定過於緊迫的時間表，而且沒有保留足夠的時間進行縝密的規劃。這在工作中也十分常見，老闆可能喊出一個目標，就要專案馬上動起來，開時火速執行。結果，因為缺乏事先的規劃，在執行過程中遇到一堆原本就可以避免的問題和錯誤，導致越做越錯、越做越慢。失敗原因三：忽視經驗和過往教訓。許多專案管理者都忘了從過往專案中吸取教訓，也不去遵循同類型產業的最佳實踐，因此導致重複犯錯的情形一直發生。很多人在執行專案都覺得自己是「第一個這麼做的人」，卻沒有更深入挖掘其他人的經驗，也沒有把執行的做法調整成一個可以借鏡別人經驗的做法。接下來，我們來看各種改善的對策。關鍵一：先問為什麼任何的專案在一開始，一定都要懂得「先問為什麼」。書中舉了西班牙畢爾包古根漢美術館（Museo Guggenheim Bilbao）當例子，這間美術館在六年之內如期完工，而且造價比原訂的 1 億美元預算還低 300 萬美元。更厲害的是，這間美術館讓已經沒落的老舊城市，從原本一年 10 萬名遊客，如今每年吸引超過上百萬名遊客。當時的畢爾包地方政府希望將一座老舊的倉庫，改建成一個活潑的現代藝術空間，因此他們找了知名的建築師蓋瑞（Frank Gehry）來執行這項專案。蓋瑞沒有急著想出改建的方案，而是先提了一個重要的問題：「為什麼要做這個專案？」政府人員說明了這個城市的工業歷史和衰落背景，他們希望複製澳洲雪梨歌劇院對雪梨帶來的觀光影響。透過提問、傾聽之後，蓋瑞徹底理解了客戶的需求，他找出了解決這個問題的更好做法——不要改建老舊倉庫，而是在河畔邊一個類似雪梨歌劇院的空間，建設一個非常大膽又前衛的全新建築物。先問為什麼，幫蓋瑞問出了更好的答案，提出了更好的解法。關鍵二：慢思快行書中展示了，「過於急躁且缺乏準備」是專案失敗的原因之一，這就是許多專案管理者的盲點「快思慢行」。他們急著開始，缺少提問和規劃，結果在執行的時候跌得狗吃屎，眼高手低。想要專案成功嗎？作者總歸一句話：想好了再做。也就是「慢思快行」。延續前面的古根漢美術館例子，我們舉一個完全相反的例子，正好就是他們想效仿的建築物：澳洲雪梨歌劇院。當時的澳洲政府向建築師徵稿，希望挑選出最棒的歌劇院設計。年輕的天才設計師約恩．烏松（Jørn Utzon）在初選時交了一章簡單的素描圖，像帆船一樣的建築外觀獲得評審的青睞，最終幫他贏得了設計這項專案的競賽。接著，急躁的澳洲政府決定馬上開工。但好笑的是，這時候連設計師本人都不知道要「怎麼蓋」，只好草率開工，邊想邊做。結果，因為規劃和設計上的缺陷，有些已經完工的部分甚至必須打掉重做，導致成本飆升，時程大幅度延後。最後這項計劃延後了十年才完工，預算從最初的 700 萬澳元飆升到 1 億澳元，超支了將近 14 倍。相反的，外型也是大膽前衛的畢爾包古根漢美術館，從興建的一開始就有充分的規劃。建築師蓋瑞運用模擬軟體，在事前反覆規劃和測試各種可能的建設方法，跟各方進行無數次的溝通，聽取各種回饋來改善設計草圖。他強調：「我們運用我們能取得的一切技術，以最準確的方式量化各種建築元素，不會留下很多需要猜測的事。」事前做了這麼多的準備之後，他才讓客戶動工。作者歸納出一個原則，專案主要分成兩個步驟：規劃、交付。很多人都是規劃太少，導致交付的時候出一堆錯。重點是，大多數的規劃可以仰賴電腦、書面資料與實體模型，相對便宜與安全。如果不考慮其他的時間壓力，規劃可以慢慢來。交付就不一樣了。交付是開始燒錢的時刻，也是帶給專案真正的考驗。作者說：「規劃是避風港，交付則是航行在狂風暴雨的海上。」如果因為預期之外的錯誤，導致交付的時間拖得越長，就越容易遇到黑天鵝事件，像是金融海嘯、新冠疫情…等不可預期的事件。因此，專案要能夠成功，必須有嚴謹的規劃和有效的溝通協調，確保施工過程中時間和資金的能夠發揮最大的效用。慢思快行，成功的祕訣就在這裡。關鍵三：借鏡經驗和模組化許多專案管理者都忘了從過往專案中吸取教訓，也很少把專案的執行當成一個可以「模組化」的事情。書中舉了皮克斯動畫公司的例子來說明。我們常常以為這種電影製作，就是劇本先寫好，演員找齊全之後，就開始拍攝，最後再祈禱觀眾賞臉，票房大賣。的確，有很多電影是這樣做的，但是皮克斯卻不一樣。除了賣座電影《天外奇蹟》和《玩具總動員》之外，他們推出的幾乎每部電影都是成功賣座。經驗告訴他們，無論製作的精美與否，好的劇本才能挑動觀眾的情緒，在心中留下深刻的記憶。所以訣竅就在於，他們會先用很低的成本，將劇本初稿轉化成草稿版本的影像卡，目的是在正式動畫製作之前，就能播放給觀眾看，進行初步的故事測試並聽取回饋。這種「從劇本到觀眾回饋」的循環，皮克斯的電影一般會走過八次。第一版與第二版的差異「通常非常大」，第二版與第三版的差異也不小，但接下來順利的話，逐漸累積出夠多的可用元素，變動將愈來愈少。通常會到了第九個版本，才正式開始進入最終動畫的製作，找齊配音員進行配音。真正燒錢的環節，是站在第九個版本的肩膀上。這種經過精心規劃和不斷迭代的製作流程，就是皮克斯在動畫製作領域成功的關鍵。他們也把這種流程的步驟「模組化」了，就像是積木一樣，你只要做好一顆積木，以後新的專案就能夠重複運用，拿來組合成別的東西。不要每次都想打造新的輪子，而是想想看怎麼做成積木。回到日常生活中，就像是我們製作給自己用的模板、SOP、Checklist，也是類似的道理。除了動畫製作之外，像是發電廠、伺服器機房、貨櫃運輸、管線與道路也一樣，全都高度模組化，由基本的積木堆疊起來，有辦法瘋狂擴大，從前面的經驗學習和改正，就能在在執行的過程中愈變愈好、愈變愈快、愈變愈大、愈來愈便宜。後記：學習專案管理必讀總結來說，《超級專案管理》是我讀過專案管理領域最受啟發的一本書，除了在工作能派上用場，在日常家庭生活其實也可以運用。像是書中就舉了一個重大的房屋裝修案例，原本預計 26 萬的裝修費用，後來卻因為各種預期之外的追加，導致成本上升到 130 萬，還得忍受過程中的各種不便利。對於我們個人來說，專案管理的成敗與否，也同樣會影響到我們的生活品質。值得一提的是，這本書有另外一位共同作者──新聞工作者丹．嘉德納（Dan Gardner），透過他的潤飾和調整，把原本比較難懂的學術觀念和用字遣詞，用平易近人的方式呈現出來。在兩位作者的合作之下，就寫成了這本讀起來引人入勝、流暢好讀，同時又保留了學術嚴謹度的好書。最後，有些人可能會質疑，美國矽谷軟體公司提倡所謂的「精實創業」方法，強調的是先開始、再邊做邊修，這跟這本書說的好像有一些衝突？作者在書中有針對這個問題深入討論，讓我們知道其實這兩種方法的背後有著異曲同工之妙。我非常推薦大家從這本書裡繼續尋找答案。 -- 書評部落格「閱讀前哨站」 https://readingoutpost.com/｜一個愛書人的閱讀筆記 Podcast「下一本讀什麼?」 https://readingoutpost.com/podcast/｜我的說書頻道 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 61.231.90.80 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/book/M.1715568725.A.E2D.html

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wackynoteis

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zyxx

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