[分享] 雲端聯絡簿
今天要跟大家分享「雲端聯絡簿」，
也就是將原本寫在聯絡簿的事項，直接放到網路上，
其實不乏類似的網站，但大部分都有一個問題：使用者需要帳號登入，
我認為登入本身就是一個麻煩；
有些教師使用部落格每天新增，
這種使用者不用登入，但負責新增的人也是得登入，還可能有些隱私的問題；
而我使用的是Google的表單與試算表，文件不選擇公開就搜尋不到，
但知道網址的人不用登入就可以直接瀏覽。
[什麼是雲端聯絡簿？]
中學生聯絡簿功能之一是親師聯絡，
現在常直接以電話、簡訊、通訊軟體…等等取代；
另一個主要功能就是紀錄回家作業、考試、應帶物品等等，
而我的重點也就是這個。我希望有這樣的聯絡簿：
1. 家長不用煩惱學生沒有將聯絡簿帶回，或沒有完整抄寫聯絡簿事項。
2. 教師不用煩惱學生沒有完整抄寫聯絡簿事項，也不用追蹤家長簽名。
於是我將聯絡簿建置於網路平台，
家長可以直接上網查看，不受學生限制；
而當家長可以自由查看，教師也就不用追蹤聯絡簿簽名。
要先提醒：我仍認為學生依然要準備自己的行事曆、記事本，
將每日應完成的事項紀錄下來。
[雲端聯絡簿如何運作？]
直接以實例解說，
先連到「聯絡簿頁面」：https://goo.gl/EnjJLH，
這是一個為本文而建置的測試頁，
畫面中會看到上週五到下週一的聯絡簿事項，橘色底色是今天，
此頁面僅能瀏覽，並無開放修改權限給任何瀏覽者（家長、學生無法更改內容），
新增聯絡簿項目則需連到「新增頁面」：http://goo.gl/forms/mXmGYXOHLb，
畫面中選擇日期並填入內容，
提交後聯絡簿頁面則會自動更新，一次輸入一項。
上述網址都能正常運作，歡迎直接測試將更容易理解。
我設計使用表單來填入內容，是為了讓負責新增的人不用登入，
其缺點是輸入者與其他使用者皆無法修改，
只有擁有者（教師）可以登入修改。
若遇到輸入錯誤需要更正，可以直接再輸入一條更正（但不會將錯誤蓋掉）。
[如何建置雲端聯絡簿？]
因為要將檔案都建置在Google的雲端硬碟中，所以必須先擁有一個帳號。
若本步驟有困難者，建議使用紙本聯絡簿。
[什麼都想學之Excel功力好棒棒建置法]
由於Google試算表跟Excel試算表大致相同，
若功力夠強，可以考慮繼續往下看。
1. 登入Google雲端硬碟：https://drive.google.com/
2. 左邊按[新增]選[Google試算表]，可以改喜歡的標題，
如：「向日葵小班回家作業」
3. 上方按[插入]選[表單]，表單也可以改喜歡的標題，
如：「向日葵小班回家作業」表單和試算表可以同名沒關係。
4. 表單中，第一個的[題目]改成「日期」，[題型]設成「日期」，
[加入年份]不要勾，[將問題設為必填]勾起來，
按[完成]後，下方[新增項目]增加第二題；
第二個的[題目]改成「內容」，[題型]設成「單行文字」，
[將問題設為必填]勾起來，按[完成]。
5. 表單設定好後，可以關掉視窗，回到試算表，
會發現下方多了一個標籤[表單回應1]就是表單的回應紀錄，
點過去看，會有三行（時間戳記、日期、內容），
將B行（日期那一行）整行選取，
右鍵選[定義命名範圍]，將此行命名為date按[完成]；
再將C行（內容那一行）整行選取，
右鍵選[定義命名範圍]，將此行命名為content按[完成]備用。
最後點此標籤右邊小箭頭選擇[隱藏工作表]，將這一頁隱藏起來。
6. 回到原本[工作表1]，第A行是標題列，
由上至下分別輸入：日期、日期、星期、第1項、第2項、….、第15項。
7. 第1列就開始要對應標題列輸入公式：
(1) B1：=today()-weekday(today())-1
從今天往前退幾天（若星期三會退4天再退1天），得到上週五的日期。
(2) C1：整個C行空白當作分格線
(3) D1：=today()-weekday(today())+2 得到本週一的日期。
(4) E1：=today()-weekday(today())+3 得到本週二的日期。
(5) F1：=today()-weekday(today())+4 得到本週三的日期。
(6) G1：=today()-weekday(today())+5 得到本週四的日期。
(7) H1：=today()-weekday(today())+6 得到本週五的日期。
(8) I1：整個I行空白當作分格線
(9) J1：=today()-weekday(today())+9 得到下週一的日期。
8. 第2列要擷取第1列的月、日：
(1) B2：=month(B1)&”/”&day(B1)
(2) D2到J2可以直接複製B2貼上就好。
9. 第3列從左到右依序輸入：
星期五、空、星期一、星期二、….星期五、空、星期一。
10. 第4列工程浩大，但都可以直接往右、往下複製，
所以我們看B4就好。
B4：=ArrayFormula(IFERROR(INDEX(content,
SMALL(IF(Date=B$2,ROW(content),FALSE),ROW(1:1)),),""))
以下為解說：
(甲) IF(Date=B$2,ROW(content),FALSE)
整行content中，日期正確的提取它的列號，否則為False，
做出一個充滿數字（列號）與False的陣列。
(乙) SMALL((甲),ROW(1:1))
在(甲)的結果中，找出第一小的列號（即日期正確的第一列）。
(丙) INDEX(content,(乙),)
用index去索引出整行content的日期正確的第一列。
(丁) IFERROR((丙),"")
若(乙)的結果為False，會造成(丙)參數出現錯誤，則顯示空白。
(戊) ArrayFormula((丁))
上述公式要處理陣列（整行content、Date），需要使用陣列公式。
11. 往下複製時上面(乙)公式中的ROW(1:1)，
會依序自動增加為ROW(2:2)、ROW(3:3)等，
這樣就會找到日期正確的第二列、第三列。
12. 往右邊複製時上面(甲)公式的Date=B$2，
會依序自動變為Date=C$2、Date=D$2等，
這樣就是符合該行的日期才被提取。
13. 按右鍵點選[條件格式設定]，[套用範圍]設為1:18，
條件設[自訂公式]：=and($1:$1=today())，
[樣式]就選一個順眼的，這樣日期是今天的那行就會不一樣了。
14. 其他格式美化就可以隨自己高興調整。
[上面通通看不懂之還是想要擁有它建置法]
將Google帳號告訴我，我製作一個副本給您使用就完成了。
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～美好的 事物上！
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推 avagrant6080: 推~ 05/28 17:02
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網站連結是整個試算表，
可以新增別的工作表，
所以實際使用的時候，
我旁邊另放有平時成績單，
當然我也沒在發紙本成績單。
至於家長簽名，目前沒有收到負面意見，
我是在班親會教他們如何上去看。
大家也可以思考簽名的本意，
我認為是「教師確認家長有看到聯絡簿內容」，
消極而言，家長如果「可以」隨時看，
就已達成我的目標。
至於家長若自己不去看，
就如同紙本聯絡簿也會有家長簽了名卻沒看的情形。
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※ 編輯: Geny818 (223.139.10.228), 05/28/2015 22:17:34
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