[閒聊] 寫外文信的速度

看板Salary作者 (宅宅類卿)時間2年前 (2021/07/15 03:21), 2年前編輯推噓16(16推 0噓 47→)
留言63則, 16人參與, 2年前最新討論串1/1
第一次在職場板發文，如有不妥的地方還請各位前輩指點～ 因最近有點自我懷疑所以忍不住發文，希望有機會聽到相關領域前輩及同行的經驗回饋。 先簡單介紹一下，我目前現職為日文窗口，主要工作內容為跟日本原廠聯絡。 會用到日文的工作部分大概是Email信件往來、日文文件翻譯、也支援過會議即席翻譯。 (不過即席翻譯部分原廠有另外請一位專人協助，所以我主要是紀錄會議重點) 因為是傳產小公司工作不免包山包海，上至接客戶詢價報修電話、下至打掃都會接觸到。 但小公司事情就是雜，這點在前工作就有經驗了，所以進去前也已有一定覺悟。 比較煩惱的是最近因為某些重要案件，日本方面的工作量變大，每天都會有大約10來封的 信件往來。 信件幾乎都會涉及一些專業內容，所以我消化跟回信都比較花時間，從接受指示，到理解 消化完然後回覆，平均大概2-30分鐘左右回一封信。 當然這部分還是要看內容，如果只是回覆"已知悉"之類的當然只要5分鐘就可以解決， 不過基本上很少有複製貼上用罐頭信交差的機會。 會花到長時間的，大多都是要解釋或討論一些技術問題的信件。 因為工作一陣子後發現大頭們很常有交代不清、導致要寫更多信去確認跟解釋的狀況， 加上最近內容比較重要，怕意思傳達錯誤反而麻煩，所以自己是抱著寧願一開始就花 多一點時間謹慎處理的態度。 而全公司只有我一個懂日文的人，所以我除了發信之外，還得把這些信件往來的全部內容 整理翻譯成中文工作日誌給上面大頭看，除此之外還有每個月一次的會議紀錄也要整理。 最近因為光是信件就消耗不完，加上雜事也多少還是要兼顧，所以日誌幾乎都停滯了。 然後開始有聽到上面人不太滿意我的工作速度，雖然沒有被罵，但不可能不在意。 一方面覺得要再加油改進，一方面又覺得有點委屈，明明已經被逼到快喘不過氣來了， 在別人眼中還是不及格。 雖然深知對老闆而言看不到實績的努力也是沒意義的，但也想知道是不是自己問題很大。 因為這是我第一次擔任日文窗口（目前剛好待滿一年），也沒有同樣職位的同事，前人 則在我進來前就走了所以什麽都沒交接到，幾乎全部都是自己從零開始摸來問來的。 想請問做相同性質外文工作的朋友們，處理這類事情的速度大概是什麽程度呢？ 先撇除有點難說明的雜事內容，一直在想是否老闆強人所難，拿香蕉鞭打我這猴子T_T 希望大家不吝分享經驗，或是告訴我能有什麽改進的地方～謝謝！ -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 36.225.8.19 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1626290504.A.B9F.html
推
07/15 03:42, 2年前 , 1F
語言只是工具，只會語言做的就是這些雜事
07/15 03:42, 1F
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07/15 03:43, 2年前 , 2F
建議另外增加專業，才能脫離雜事群
07/15 03:43, 2F
謝謝提醒~這點我自己有警悟QQ 因為現職是以前完全沒接觸過的機械工程類領域，因此進來時有點抱著偷學些專業以後 或許有機會接相關翻譯CASE的心情在做XD 自己本身會一些繪圖軟體，不過目前在現職幾乎用不到而且盡量藏著 會藏著是因為之前公司用WORD改圖所以看不下去忍不住偷開軟體修改稍微有被發現， 所以偶爾也會被丟一些修圖的小工作，雖然量不多但也很怕雜事越變越多反而重要的工作 無法交差Orz 希望自己能再成長~~
推
07/15 03:47, 2年前 , 3F
Mail可以處理的事情，不用急著回覆，多等一天再回會更好的
07/15 03:47, 3F
推
07/15 07:19, 2年前 , 4F
除非是非常緊急的事情，不然一天回復同一個單位一兩封其
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07/15 07:19, 2年前 , 5F
實就可以，這樣就可以統合其他資訊再回覆，不用一直回一
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07/15 07:19, 2年前 , 6F
直解釋。
07/15 07:19, 6F
推
07/15 07:22, 2年前 , 7F
而且既然全公司只有你懂日文，那信件內容別人也無法干涉
07/15 07:22, 7F
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07/15 07:22, 2年前 , 8F
，你要把每天、每週、每月該做的事都用行事曆先訂下來，
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07/15 07:22, 2年前 , 9F
然後那個時間就確實做那些事，剩下再來處理當天的事情，
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07/15 07:22, 2年前 , 10F
有時候回email也可以寫說：我們內部會先討論再跟貴社回
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07/15 07:22, 2年前 , 11F
覆，請您稍待之類的，就可以拖個一兩天。
07/15 07:22, 11F
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07/15 07:23, 2年前 , 12F
要學會不要馬上回復email的症頭
07/15 07:23, 12F
抱歉沒有講清楚所以補充一下， 其實大部分都是上面要求我立刻、馬上、現在就發出去。 例如日本連假期間我會想說事情先筆記著，等他們放完假我再統一發信。 但上面會說不用顧慮那麼多發出去就對了，他們連假也會看信的 (很相信日本的奴性？) 我本來也是抱著反正只有我懂日文你們也看不懂，老娘最大的心情在做XD 但因為每封信都還是會cc給他們，所以其實他們數數量好像也知道我有沒有發信= = 然後就會一直問我信寫了沒？他們回了沒？為什麼昨天就交代了今天才發信呢？...等等 (沒有罵我但非常緊迫逼人) 導致我要一直裝傻或是說謊去應付也很痛苦~~ 聽說以前原廠是1～2個月會來直接飛來開一次會，自從疫情不能過來後就只有MAIL往來 有想過是不是因為這樣所以導致信件量變大，還是真的自己太廢所以應付不過來QQ 不過先回信說內部討論來拖延的方式我會試試看的XD　謝謝建議！
推
07/15 07:49, 2年前 , 13F
我窗口寫英文信也花很多時間，有時候我跟她說你打電話來講
07/15 07:49, 13F
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07/15 07:49, 2年前 , 14F
，我再寫信統整回去
07/15 07:49, 14F
好奇想請問每天工時8小時大概會花多少時間在回信上呢？ 我自認聽說能力沒有讀寫好，加上因為我們原廠有時會甩鍋，所以覺得信件往來有憑 有據是最安全的... 另外好奇想請問做外文窗口這塊領域的朋友，也都需要把信件內容寫成工作日誌嗎？ 雖然知道每個公司規定不同，但好奇這到底是不是業界常態 一方面覺得畢竟其他人看不懂內容所以這樣做很合理，一方面也覺得等於是要把自己寫 的日文信再翻譯回中文，好麻煩啊XD ※ 編輯: RanInPTT (61.228.173.65 臺灣), 07/15/2021 09:32:47
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07/15 09:13, 2年前 , 15F
感覺很正常，薪資要是安慰不了你，學到東西後，就可
07/15 09:13, 15F
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07/15 09:13, 2年前 , 16F
以走人了
07/15 09:13, 16F
推
07/15 09:13, 2年前 , 17F
跟日文本身沒關係，看來是理解雙方意思對你很吃力
07/15 09:13, 17F
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07/15 09:15, 2年前 , 18F
該改善的不是回文速度，而是理解產業/技術/產品/職責
07/15 09:15, 18F
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07/15 09:15, 2年前 , 19F
後進行有效的溝通，回信回到每天工作都卡住只是表象
07/15 09:15, 19F
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07/15 10:15, 2年前 , 20F
文件部分，消化反饋的速度要加快， 專業知識必須等累積
07/15 10:15, 20F
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07/15 10:15, 2年前 , 21F
，彙整方式可以參見金字塔系的書
07/15 10:15, 21F
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07/15 10:16, 2年前 , 22F
人的部分，要請給你資料的人做過事前彙整，這個就很吃
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07/15 10:16, 2年前 , 23F
談判力和叭數了
07/15 10:16, 23F
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07/15 10:19, 2年前 , 24F
你主管有sense的話 會去幫你抓瓶頸，不過這種反應速度
07/15 10:19, 24F
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07/15 10:19, 2年前 , 25F
和經驗成正比 你自己能改的有限，不用太急
07/15 10:19, 25F
推
07/15 11:31, 2年前 , 26F
我也是日文相關，雜事很多，但因為打字很快，沒這煩惱XD
07/15 11:31, 26F
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07/15 11:33, 2年前 , 27F
中打1分鐘100字up，日打接近80字的話，就有時間弄雜事
07/15 11:33, 27F
推
07/15 12:09, 2年前 , 28F
很少日本人會即時回覆信件吧…你回得快也沒用
07/15 12:09, 28F
推
07/15 13:11, 2年前 , 29F
之前也待過平時只有我懂日文的公司，這樣環境比較辛苦
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07/15 13:11, 2年前 , 30F
...沒有被嫌過慢，但也會感覺出前輩認為日文沒什麼難
07/15 13:11, 30F
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07/15 13:12, 2年前 , 31F
任何中文都可以原意翻成日文等的心態
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07/15 13:21, 2年前 , 32F
我一般都會馬上回覆，如比較需要確認的也會上午收到
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07/15 13:21, 2年前 , 33F
的信上午確認完回覆，當天一定回覆完所有信件。如果這
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07/15 13:21, 2年前 , 34F
樣還是被主管唸可能要問問主管心中的及格標準
07/15 13:21, 34F
推
07/15 13:58, 2年前 , 35F
我在日本做海外業務。不是很確定你的問題在哪裡，
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07/15 13:59, 2年前 , 36F
我的處理方式是一早先處理可以馬上回的:已知悉或已知
07/15 13:59, 36F
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07/15 14:01, 2年前 , 37F
解決方法的。要問老闆的自己先消化一遍，一次問完，
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07/15 14:02, 2年前 , 38F
回去開始寫回信。寫到一半發現不太懂的再問一次，這樣
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07/15 14:03, 2年前 , 39F
大概可以在下午解決主要信件。下午開始寫工作日誌。
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07/15 14:03, 2年前 , 40F
你比較慘因為日本幾乎沒有時差很容易馬上收到回信
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07/15 14:04, 2年前 , 41F
要練習留一段不看信的時間否則光信件就回不完
07/15 14:04, 41F
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07/15 14:05, 2年前 , 42F
我老闆後來知道我會整理好一起問之後他就不來催我了
07/15 14:05, 42F
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07/15 14:09, 2年前 , 43F
工作日誌就是紀錄一下進度而已，不會全翻
07/15 14:09, 43F
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07/15 14:18, 2年前 , 44F
BTW我主要是用英日文工作
07/15 14:18, 44F
推
07/15 20:50, 2年前 , 45F
你的問題很多面向，一是寫作抓重點，二是email量多寡，三是
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07/15 20:50, 2年前 , 46F
向上管理，四是專業知識，五是雜事內容，六是外文程度。你
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07/15 20:50, 2年前 , 47F
想想真正的問題在哪
07/15 20:50, 47F
推
07/16 00:03, 2年前 , 48F
工作日誌抓重點寫就好, 全翻很耗時間
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推
07/16 00:34, 2年前 , 49F
跟主管溝通是否調整工作量或給你更多時間 可能是主管誤判
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07/16 00:34, 2年前 , 50F
你跟前任的能力 事務類就是熟能生巧 彙整傳達的速度快才
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07/16 00:34, 2年前 , 51F
能反映在操作上
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07/16 00:36, 2年前 , 52F
這個問題確實只能慢慢來 但上頭有在盯你的情況下 還是要
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07/16 00:36, 2年前 , 53F
討論出你現階段的調整方式
07/16 00:36, 53F
推
07/16 10:51, 2年前 , 54F
20-30分鐘我覺得很正常 一般寫英文郵件就算覺得自己寫很順
07/16 10:51, 54F
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07/16 10:51, 2年前 , 55F
也是要20分鐘以上 就算寫很快還是要檢查有沒有錯字、語意
07/16 10:51, 55F
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07/16 10:51, 2年前 , 56F
不順或是調理不夠清晰的問題
07/16 10:51, 56F
推
07/16 18:11, 2年前 , 57F
從收信到回復完成只花2-30分鐘我覺得很快了耶 太嚴格了吧
07/16 18:11, 57F
推
07/17 13:04, 2年前 , 58F
覺得20-30分鐘回信很快了+1。如果你的壓力來自於內
07/17 13:04, 58F
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07/17 13:04, 2年前 , 59F
部速度不夠快的觀感，建議可以先內部溝通你的工作狀
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07/17 13:04, 2年前 , 60F
況。例如我的公司會希望我盡量減少翻譯的時間，但相
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07/17 13:04, 2年前 , 61F
對很多細部他們就不要求看到翻譯，抓重點即可。不論
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07/17 13:04, 2年前 , 62F
是工作上的困難、或跟對方期望的產出，覺得討論後達
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07/17 13:04, 2年前 , 63F
成共識應該多少會有改善。
07/17 13:04, 63F
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