Re: [心得] 職場沒人教的事_撰寫有效率的Email 信件

看板Salary作者 (Time to Change!)時間4年前 (2019/08/30 20:10), 編輯推噓20(20推 0噓 8→)
留言28則, 21人參與, 4年前最新討論串1/1
之前分享過Email的技巧，跟大家多補充一些實戰細節。 1. 口頭約定寫入Email。 工作上很多時候會有口頭與人討論的情況，不論是主管交辦任務，或是同事間討論。 不論是面對面談，或者是電話中討論，建議回到座位上，把剛剛討論的結果，簡潔 明瞭的寫入信中再寄給對方。 一方面顯示我方重視，另一方面則是白紙黑字，以後比較不會有爭議。 人的記性是很有限的，白紙黑字對雙方都比較有保障。 記得用字語氣要婉轉一些就是 2. 何時用連結? 何時用附件? 用雲端硬碟分享檔案是最近幾年的流行。這邊提供幾個簡單判斷條件： 檔案不常更新的用附件；檔案時長更新的用連結。 需要掌握檔案主控權的用連結，可以隨時停止共用分享。 檔案小的用附件，檔案大的用連結。 附件在操作上還是比連結快一些 收件者會常飛來飛去的用附件，因為收件者可能在國外或飛機上，不一定隨時有網路。 3. 信件副本該給誰？ 這邊要先搞懂，主要收件者的定義：收到信件後需要"採取"動作的人 因此若是這個人只需要"收到通知"即可，而不需要採取行動，就可以放在副本。 最常見的例子是，新人寄信到部門以外，最好副本給主管。讓主管知道你跟外面溝通 的狀況。有些公司會希望副本給職務代理人(或者整個單位)，就看各自規定。 特殊例子是，信件往返之中，突然需要通知或指派在副本中的某人，就會需要把他從 副本拉到主要收件者。 4. 工作收到的信太多怎麼辦？ 善用寄件軟體的標籤功能，把自己出現在主要收件者的信件加上標籤，就可以知道 哪些是給我的信，需要注意或採取動作。完整了就可以打個勾，同時兼具簡單的 任務管理功能。而沒有標籤的信件，就是人在副本收件者，有時候半天掃過一輪就行。 延伸變化就是，寄件者是主管的也做記號，及時你在副本收件者。這樣會讓你知道 那些信件主管比較在意，需要優先處理或提高注意力。 周末幾點分享，希望對大家有幫助。 太久沒回文，練練打字~ ※ 引述《wt (Time to Change!)》之銘言： : 職場白領上班族幾乎都需要寫Email。有趣的是，學校從來沒教過。 : 因此部門新人進來都要教一次。而這是之前給新人訓練的課程內容。 : 擷取部分出來分享給有緣看到的版友。 : ========================== : [為何職場Email重要] : 一、職場上，時間很重要。 : 一封好的Email能讓讀信者在短時間內理解內容、並採取行動。實務上，有時 : 結構不良、長篇大論的Email會被閒置，等到有空再讀。如此一來處理時間就會拉長。 : 而讀信者的時間很寶貴，尤其是主管。因此節省讀信者的時間，就是節省自己的 : 時間。減少溝通時間成本，會讓工作更有效率。 : 二、展現個人能力 : 好的Email能展現寄件者的表達溝通能力，在層層轉寄中，有機會讓更其他主管 : 注意到。亦能提高他人與我們合作的意願。 -- 人才加速器 【Talent Booster】 https://www.talentbooster.net/ 業界專家傳授，讓變強不再困難。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 118.169.215.81 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/Salary/M.1567167035.A.BC8.html
推
08/30 20:36, 4年前 , 1F
實用推
08/30 20:36, 1F
推
08/30 20:39, 4年前 , 2F
推好文
08/30 20:39, 2F
推
08/30 21:47, 4年前 , 3F
推
08/30 21:47, 3F
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08/30 22:10, 4年前 , 4F
主管每天收這麼多信，根本懶得看肥宅CC他的信件
08/30 22:10, 4F
推
08/30 22:50, 4年前 , 5F
感謝分享
08/30 22:50, 5F
推
08/30 22:53, 4年前 , 6F
推
08/30 22:53, 6F
推
08/30 23:22, 4年前 , 7F
主管口頭交辦寫email？
08/30 23:22, 7F
推
08/31 00:06, 4年前 , 8F
受益良多，推
08/31 00:06, 8F
推
08/31 06:57, 4年前 , 9F
不論是不是主管、或者誰交辦我交辦，我回座位第一件事就是
08/31 06:57, 9F
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08/31 06:58, 4年前 , 10F
發信，內容寫＂Hi XXX： 如剛剛面談 .....＂作為紀錄，副
08/31 06:58, 10F
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08/31 07:00, 4年前 , 11F
本給會被影響到的人然後設定為待辦之後發信。
08/31 07:00, 11F
推
08/31 08:13, 4年前 , 12F
推 基本實用
08/31 08:13, 12F
推
08/31 09:53, 4年前 , 13F
對新鮮人來講蠻實用
08/31 09:53, 13F
推
08/31 17:44, 4年前 , 14F
推口頭交辦真的要立即以mail做再確認，若理解有出入也不會
08/31 17:44, 14F
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08/31 17:44, 4年前 , 15F
完全都是自己的責任
08/31 17:44, 15F
推
08/31 22:41, 4年前 , 16F
謝謝分享，白紙黑字很重要
08/31 22:41, 16F
推
08/31 23:38, 4年前 , 17F
謝謝很棒
08/31 23:38, 17F
推
09/01 09:57, 4年前 , 18F
謝謝分享
09/01 09:57, 18F
推
09/01 14:54, 4年前 , 19F
推
09/01 14:54, 19F
推
09/01 19:48, 4年前 , 20F
然後你會發覺每個副本都給主管，主管都沒在看
09/01 19:48, 20F
推
09/01 21:23, 4年前 , 21F
推分享文
09/01 21:23, 21F
推
09/02 08:33, 4年前 , 22F
主管看不看是他的事，重點是你知會了，他如果有疑慮應該要
09/02 08:33, 22F
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09/02 08:33, 4年前 , 23F
提出
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推
09/02 12:46, 4年前 , 24F
實用推推 對新鮮人很有幫助 謝謝！
09/02 12:46, 24F
推
09/06 09:54, 4年前 , 25F
推推，然後接續副本問題，回信記得 [回覆所有人]，如果
09/06 09:54, 25F
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09/06 09:54, 4年前 , 26F
有無關的人要移除郵件串可放在密件副本中然後在信中提
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09/06 09:54, 4年前 , 27F
到移除誰（可能是與對方職責無關等，但該同事亦可收到
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09/06 09:54, 4年前 , 28F
這則訊息通知）
09/06 09:54, 28F
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