Re: [問題] 擔任總機遇到的工作問題
※ 引述《dan5209 ()》之銘言：
: 不論大公司或小公司,或家族企業,一定會有總機這職位,許多求職者來電,大部分也都
: 會按0或9轉到總機,有些總機是正職,有些是工讀,最近親戚也應徵上總機這工作,但幾
: 個月下來,沒有想像中的輕鬆,而且有時會接到許多陌生的電話,例如打來說要找某某
: 員工,或是打來說是誰誰誰的男女友等等,或打來說八卦誰誰誰在外面如何如何,
: 或打來說某某員工在外面積欠款項等等等,因為是電話來電,有些隱藏號碼有無法回撥,
: 想請益也曾擔任過總機的,遇到這些莫名的私事糾紛或情感來電,該如何處理呢?
: 該轉接給誰呢?還是任由它兩天三天就一直打來公司呢?
你好,小妹大學剛畢業那年曾經擔任過行政助理兼總機,
而後的工作也常常需要幫主管(經理)過濾電話,
每天碰到各式各樣的電話,連鬧到警察來公司的也有呢!
Q:接到陌生電話要找某某員工/男女友/主管/同事
A:接電話是一門學問,需要在接電話的那一剎那先過濾掉沒意義的電話,
因此有幾個問題是必問的
1. 來電者是誰?
有的員工不喜歡接到陌生電話(含金融業者推銷),所以必須先問清楚
2. 來電者要找誰?
要問出來電者欲找的對象,才有辦法轉接電話
3. 來電者有什麼事情
@ 轉接電話給同事的時候,可以在電話中先跟同事說明來電者的目的,
若同事不願意接電話,通常我就會直接檔掉了
@ 轉接電話給同事的時候,同事不在坐位上,電話會自動回到總機,
這時候請對方留下聯絡方式,然後總機再將聯絡方式給同事
4. 請來電者留下聯絡方式
一般來說都是留下姓名/電話/E-mail/來電目的
Q:接到八卦電話/欠債電話
A:總機這個位子最常聽到八卦,因此忌諱口風不緊,
不管接到怎樣的電話,你都必須謹言慎行,
因為這牽扯到個人隱私,我碰到這樣的情形是直接私下跟主角口頭說明,
當然我不會直接把電話轉給主角,但我會口頭向他說明我接到一通有關他的電話,
不論是否屬實,你能做的就是告知,並且不加上個人的猜測/判斷/情緒
Q:私事糾紛/情感來電
A:公司請分明,我會明確的告訴他這邊是公司,
若他要處理私人的事情請直接撥打該人的私人電話
Q:直接跑到公司鬧
A:我上班的地方都是大樓,一樓會有保全做第一關把關,
而總機的坐位通常都在公司大廳,要進到辦公室內則會有門禁的限制(通常是玻璃大門)
所以若對方未說明來意,我會禁止閒雜人等進出公司,
這是保護公司,也是保護自己
我誠心建議你的親戚,
先向自己的主管告知有這樣的事情,
並請主管賦與你相對的權利(比如說可以直接掛掉八卦電話等等)
每間公司的規定和做法不同,
鄉民給你的建議僅能代表他當時的公司文化,
不代表適用在你親戚及親戚的公司上,
以上淺見,謝謝。
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