[心得] 核銷,平常就要做!
年底到了,不少民眾規劃聖誕節、跨年到哪玩?
但接受官方及民間補助的社福單位,這時得忙著準備送交核銷資料,
那要如何有效核銷?在此分享本人的經驗:
https://f14mp5.wordpress.com/2015/11/27/1115/
※內文:
話說在台灣擔任社工,跟其他沒向服務對象,直接收服務費習慣的行業相同,常需申請官
方或民間單位補助,得到經費提供服務,而補助通常一年一期,每到年底就得忙核銷。
尤其台灣不少社福單位規模小,不少社工除要提供服務,還要找出時間處理核銷工作,因
此如何有效率處理核銷很重要,在此分享本人的經驗:
一、先了解核銷規定:補助單位通常會送公文,或用網站說明核銷規定,包括期限、格式
、流程、需附資料。如真的不清楚,先問有核銷經驗的同事、主管;如同事、主管也不清
楚,再問補助單位。
因為補助單位的承辦人回應時,內心有時會暗罵:這個受補助單位的主管,懂不懂如何督
導員工呀?沒看到我在忙嗎?
二、核銷這種事,該提前分散做:如等到期限前才處理核銷資料,保證忙到累翻,尤其同
時還發生突發狀況,那真的會忙到快瘋掉,所以就當作時間管理的「重要但不急」事件,
提前分批處理,不然就會變成「重要且很急」事件。
三、收集單據:平常最好拿專用資料夾,收集跟補助項目有關的收據、領據,並注意日期
、項目、簽名蓋章欄位,都符合補助期間、範圍、格式。畢竟補助單位審核時,跟法官判
案很像,沒看到服務過程,需要證據了解實情。
四、製作成果報告:定期整理服務量、接受服務後的結果,並用具體圖表、數據呈現,讓
審核人員輕鬆想像服務情形,核銷較能輕鬆過關。另外現代社會流傳「有圖有真相」這句
話,成果報告記得附照片,呈現服務過程喔。
五、注意專業倫理:像是社工有「保密原則」這項倫理守則,為確保服務對象隱私,如拍
他們的照片,最好先請他們簽同意書,不然就修圖防止被認出身分。
六、檢查再檢查、確認再確認:如送出的核銷資料錯誤、不齊全,補助單位要求補件說明
是很客氣了,如補件沒補齊,會被懷疑服務過程有問題,以後申請補助就很麻煩!所以送
出核銷資料前,記得仔細檢查資料!
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