[心得] 檔案管理局 (檔管役) (下)

看板SMSlife作者 (崩啾)時間14年前 (2010/03/25 09:34), 編輯推噓2(2推 0噓 20→)
留言22則, 9人參與, 最新討論串1/1
這一篇要講的是檔管的工作內容…(有人一直在催我交稿　囧…) 在開講之前，受檔管局朋友之託要推廣一下檔管局 檔管局有個很熱心的科長，還有新奇好吃又好玩的卡比獸學長唷XD 如果各位學弟已經選到檔管役，又真的很想到檔案的最高中心的話 可以先準備自己的自傳，約300-500個字就可以了 進來檔管役，希望您有下列的基礎能力： 1.可以在電腦桌前坐整天：因為要不斷地key公文，沒辦法耐久坐的請三思 2.基礎圖資系統概念：這個專訓會教 3.基礎公文能力(知道重點)：修改案由用，不會就請教前輩吧，他們會很樂意教的 4.足夠的力氣：因為要搬公文 檔管的工作大致如下：(感謝pudding1209 (歸屬感)學長的文可以做參考！) 一份文件跑完流程之後，會由承辦人送至檔案室做歸檔，接下來就是我們的工作了： 1.歸檔： a.點收：用逼逼槍(就是逼條碼的啦！)逼過就好，讓系統產生一個批號，使文件一批一 批進去掃描 b.拆卷：將文件上的雙耳夾或釘書針拆掉(因為要送掃描)，紀錄頁數、附件隨文或另存 等 b-1附件另存：因附件過大而需要另外裝袋，在袋上註明附件資料即可封袋 c.掃描：把文件拿去掃描，產生影像檔方便之後調卷。這個在本單位有廠商在做，所以 我不是很熟… d.回釘：將文件依照原本的頁數釘回去。 為什麼這麼麻煩？因為這個步驟接到下一個步驟大概要幾個月時間，沒釘文件 可能會散落… 2.立案編目： 立案：根據機關檔案管理作業手冊7.3.1項及7.3.2項，我們可以定義為 分類：根據檔案內容的性質，歸入檔案分類表中最適當的類目 編案：指按檔案案情，建立簡要案名 基本上，案名因為每年都大同小異，基本上會有已經建立好的案，只有訴願這種 每年都不一樣的才需要自己建 a.分卷：將文件依分類號分好，以便後面的編目上架動作 編目：指就檔案之內容及形式特徵，依機關檔案編目規範著錄後，製成檔案目錄。簡單 來說，就是幫文件編號 　a.編目：當我們在檔管系統中帶入文號後，接著確認來文機關、日期、年度號、案次號 等是否正確及將附件資料補上名稱 　b.影印目次表：當所有文件都編完目，就印一份目次表放在案卷最前端以便之後查訊 　c.影印封面：貼在封面上的紙，紀錄此案卷的所有相關 d.打洞：古早用塑膠繩綁起來，現在是打洞之後用塑膠繩束起來 　e.裝盒：將文件裝入保護盒 　f:貼上背脊卡：背脊卡是用來標記年度號、案名、卷次號等 　g:裝箱：將裝好的保護盒裝進箱子等上架 (e-g不是我偷懶不詳細介紹，是我工作到打洞那邊就沒了，之後是靠我想像的步驟打的) 3.上架：將文件依從上到下由左至右地放上檔案架 ------------以下工作我沒碰過，是根據學長的文章加自己的經驗寫的------------ 4.調案、歸檔： 　調案：因為最近公文電子化的原因，通常調案人員都直接調影像檔，會調案都是調前幾 年或８Ｘ年的文件。調案基本上要填寫調案單註明你要調哪個文件，調附件或是 本文，預計何時歸還等等資料。然後調案人員就會去幫你找到那件文件 　歸檔：當檔案使用完之後還給管理人的步驟，然後管理人就會做還卷上架的動作 5.銷毀：文件過保存期限後做銷毀的動作(我沒做過也沒看過所以沒辦法介紹SORRY) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 其他：做一些跟檔管相關但又不屬於上面的工作，我只說我做過的 　　　例如：建立密件檔案(將所有密件文號KEY成一個EXCEL檔) 　　　　　　建立改列永久檔案(同上) 　　　　　　建立調案清單(做一個調案的相關EXCEL檔，義務性幫調案大哥做的) 　　　　　　影印擬銷毀清單(因為一份要送檔管局、要影印一份備份) 打雜：我待了半年還沒打雜過啦，不過聽說別單位的有人要幫忙換燈管… 還有很多阿里阿雜的小工作就不細述了，有問題的先進可以寄站內信給我，我很樂意幫你 們解答 如果有漏寫得地方，麻煩提醒我一下，我會迅速補上的 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 203.65.106.19
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03/25 12:02, , 1F
幫註 這是[檔案管理局-公共行政役]
03/25 12:02, 1F
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03/25 21:31, , 2F
可以請問一下檔案役大多在哪些縣市有缺?
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03/25 23:10, , 3F
北市
03/25 23:10, 3F
推
03/25 23:28, , 4F
稅務單位檔案室歸檔都沒有掃瞄...而且還是用古早塑膠繩綁
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03/25 23:40, , 5F
各行政體系的制度其實不盡相同 ._./
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03/26 07:17, , 6F
應該不是卡比獸學長，是雞塊哥哥跟薯條弟弟吧！
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而且其中一人還是本篇的作者唷，學弟趕快來猜，猜中有獎
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役男算是平均分布在全台灣各縣市，但是台北市申請檔管役
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03/26 07:21, , 9F
的單位比較多，要等專訓當天科長露餡給大家才能確定開缺
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卡比獸...是我叫出來的XD
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當初選檔管局,南部缺 較少...多注意唷~"~
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有人一直吵著叫我把卡比獸修掉(賴皮中)
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卡比獸....別擔心,等退役茶會,我會去收服你的- -
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※ 編輯: qm29213039 來自: 203.65.106.19 (03/26 16:31)
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卡比獸說:有種東西叫做"\"，你想唬誰阿=_="
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順便問一下，南部74T檔案役男想在退役茶會時看到教官嗎？
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03/26 23:07, , 16F
不說我還沒發現需要開燈 XD
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03/27 08:49, , 17F
南部 就 4位 我屏東,學員長 高雄,一位 台南,還有烏山頭
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教官 也OK阿 可以去漢翔 退役茶會嗎XD
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03/27 21:24, , 19F
找教官應該是私底下自己找他上來，至於漢翔....
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74T役男一人一信寄給科長可能比較有機會....
03/27 21:25, 20F
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04/12 11:52, , 21F
以前我在檔案局都沒做過上列工作...45T役男
04/12 11:52, 21F
推
04/27 20:38, , 22F
以前我在檔案局都沒做過上列工作...41T役男
04/27 20:38, 22F
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