Re: [請益] 有關檔案銷毀?
※ 引述《bt9527 (9527)》之銘言：
: 小弟新進人員 承辦檔案業務
: 但因本機關成立不到10年
: 之前沒有人辦過銷毀
: 前手去年有擬一批檔案目錄送檔管局審核
: 後來換我接手 在我還搞不清楚狀況時 他就閃人了
: 研究了一下檔管局的回文
: 檔管局函覆部分檔案不合規定 不同意銷銷毀 但其餘同意銷毀
: 想請教我現在要做什麼動作?
: 同意的部分可以先拿去水銷了嗎?
: 是不是還要進公文檔管系統點甚麼東西
: 打去檔管局問 只問到銷毀後要做銷毀註記 然後上傳填報
: 不同意的部分要修改 重新送
: 可是我連怎麼修改都不會 好慘...也找不到人問
: 好鬱卒...QQ
一、先搞好來文 擬辦寫:
1.旨述經檔管局同意部分擬於O月O日前再次清點並辦理銷毀完成。
2.前述不同意銷毀部分，擬修正後再報(然後有緣再清就好 沒緣就..)
2.擬至OO造紙廠以溶燬方式辦理(有規定的方式 不能隨便弄的)
3.依規定敬請政風室派員監毀(其實好像不一定得是政風 但要一個人監毀)
4.擬請准予核給公差半天／一天，奉核後辦理。
二、其他都其實沒那麼急迫 不用很憂鬱，先把同意銷毀的部分照目錄挑出來裝箱
紙箱外簡單標註一下是那些東西(其實規定的話要檔號之類的 但不怎麼重要)
東西裝好後連絡附近造紙廠約時間，還有監毀人的時間
另外絞碎或附近有焚化爐燒掉應該也可以(詳見檔案管理手冊
然後寫當天的派車單
若機關公務車載得動就比較幸運了 載不完就可能要分批分次
好了以後請公差等著領出差費(x
三、當天過程手機拍一下照(這個沒有規定 不過有時研考或政風之類會向你要照片)
最重要的是務必看到東西都銷毀才走 不然哪天出現在奇怪的地方準備吃餅
造紙廠通常會秤重可以換錢 若有錢要跟收據一起收起來 不可以放入私人的口袋
完成後最好寫一個簡單的簽說你依照哪個函辦完銷毀 請鑒核
說明再簡單說下多少錢 會出納會計辦理
四、後續的修改註記和目錄慢慢做就好 若有需要再寫了 ~
全國大概只有你檔管自己知道自己做了什麼東西沒有 所以可以悠哉慢慢來(x
若主管沒很關心(通常真的都不關心XD) 真的不用很緊張
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