[心得] 在職博士班口試委員邀請經驗分享

看板PhD作者wwwok (AIC)時間2年前 (2022/04/17 11:22)推噓8(8推 0噓 14→)

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網誌(Medium)好讀版 https://ericyeh-52745.medium.com/%E5%9C%A8%E8%81%B7%E5%8D%9A%E5%A3%AB%E7%8F%AD%E5%8F%A3%E8%A9%A6-%E5%8F%A3%E5%A7%94%E5%BE%80%E4%BE%86%E6%9B%B8%E4%BF%A1%E8%88%87%E5%8F%A3%E8%A9%A6%E6%BA%96%E5%82%99%E5%88%86%E4%BA%AB-368def8ff0d4 *此篇中會有五個可以直接使用的email口委格式範例，歡迎取用* *由於連結過長可能造成閱讀不易，統一把雲端連結放在這邊 https://www.dropbox.com/scl/fo/x9cm9lmh7tsgaewoizuoe/h?dl=0&rlkey=rk9mprsx8cq4id8u6lr14359a 博士學位是一條漫長的考驗，好不容易走到最後一關，眼前還有一個大魔王需要挑戰 — 博士學位口試。這篇文章主要是跟大家聊聊一個在職博班面對口試會遇到的問題，首先我的對象是針對在職的博士生，因為在職的博士生呢往往有以下三個特點： 1.通常唸的時間會有點久 2.通常和實驗室的學弟妹都不熟 3.學校往往和工作地點或者是住家距離有點遠因此在指導教授答應口試之後，許多流程得要自己來。加上若是實驗室也很久沒有博士生畢業的話，想問別人也問不太到。所以我把網路上蒐集到的資料和自己整理過的檔案，放在雲端硬碟的連結裡，若你和我一樣，得要孤軍奮戰的面對口試，那麼這篇文章也許能夠提供一點協助。這篇文章將從找尋口試委員的邀請信出發，一直到口試當天結束為止，不談論任何口試中的技巧，純粹只分享一些行政流程、往來書信的過程以及一些你可以及早準備的資料。那麼我們就先從當老師答應找口試委員那一刻起，首先，要大大的恭喜你，距離畢業，只差一步之遙，找口試委員由於每間實驗室的傳統可能不一樣(請一定要和自己的指導教授溝通好名單)，這裡就暫時先不討論如何尋找口試委員。假設我們已經有了口試委員的名單，一般來說博士的口試委員大約是五到六位，因此現在我們要做的事情就是寄信來詢問這些他們願不願意來擔任我們的口試委員。那麼...我們就開始吧~ #給口試委員的第一封信首先第一封信我會這樣寫：親愛的某某教授，目前我即將舉辦博士口試論文口試，時間會安排在11到12月之間，信件附上我的論文摘要。這裡提供範例參考。在先給出一個時間是因為你無法確定這位口委是否有空能夠來參加，這封信的目的就是要快速的確認口委是不是都能更參與，若有口委拒絕，馬上找尋適合的其他人選。不過由於疫情的關係，當時(2020~2021)教授出國的機會不高，我們可以把舉辦口試的時間壓縮到一個月之內。 #給口試委員的第二封信接下來當所有的教授意願都確定了之後，我們就必須訂出真正的口試時間，在這邊呢，我比較不建議使用google表單來做口試時間的統計，原因有以下兩點： 1.你可能必須來回統計兩三次，表單要點到email以外的連結，多了一個步驟較不直覺。 2.用表單的好處在於人數眾多的快速統計，口委人數一般是5~6位。效益不高。因此，我選擇用最傳統的方式，將時間表格附在email內文中讓教授勾選(參考內容如範例所示，教授可以直接回信，簡單方便。在時間的選擇上面我認為只要先框出兩週的時間即可，然後分成上午時段和下午時段，請每位老師至少勾選三個以上的可能時段。上午時段是9:00~12:00。下午時段是 14:00~17:00。雖然我們只開出了上下午的時段，但實際上你可以操作的時間是四個時段，上午兩場(9:00~10:30、10:30~12:00)或是下午兩場(14:00~15:30、15:30~17:00)。如果你平常有做好事，第一次的回信你就找出大家的交集可用的時間。但實際上你會發現很多老師的時間無法交集在一起。因此在這邊有一個訣竅，如果你的口試委員其中有一位，他有兼任的行政職或是較高的位階，你可以直接跟他的秘書聯繫，先確認他比較有空的時間，並利用他的時間作為第二階段給其他口試委員挑選的時間，這麼一來你就比較容易取得交集的時間。 #給口試委員的第三封信但你還是很有可能發生還是沒有辦法取得交集的時間怎麼辦呢？通常只剩下一位或是兩位口委在這段時間(例如：12/8下午)是不行的，直接寄信去詢問他是否能夠調整到這個時間 (12/8下午)。參考內容如範例所示。一般來說，如果不是課程或者是非不可抗拒的因素的話，教授往往都會同意你最後跟他們敲定的時間。 #給口試委員的第四封信口試前兩周，你還有一封信件要發送，就是調查口試委員是否要留下用餐的信件，如果你口試結束時不是接近用餐時段，那麼這段可以省略。如果你剛好接近午餐或是晚餐時間，我會建議你發信詢問口試委員是否能夠留下用餐或是要幫他準備餐盒。要不要請口試委員吃頓飯，完全取決於個人，我站的角度是這樣的，由於我們是已經在職場工作的人，經濟上可能較為寬鬆，請口試委員吃頓飯，一方面是感謝他們為你的論文提供建議，另外一方面也藉由飯局中，多多和口試委員交流。畢竟，口委跟你都是同一個領域的人。未來會有很大機會碰到，不管是工作還是職涯發展，透過一頓飯的交流，也許未來會有更多的機會和可能性。(邀約飯局的信件範例在此) #給口試委員的第五封信口試前三天，你的最後一封信件，就是要提醒口委時間以及地點，這個要特別注意的事情是，由於現在有疫情，所以每間學校可能都有自己的管制措施，外校貴賓入校園是否有什麼限制，要不要先申請臨時通行證？還是要準備換證？停車資訊、校園地圖等等，在這封信件中你都可以加上補充。(參考範例在此) 口試簡報、口試當天環境布置與其他小細節補充約好時間之後就是開始準備你的口試簡報了，在簡報製作的過程中最重要的是要和指導教授討論好這個簡報時間要多久，以理工科的時間來說大約是30到40分鐘不等，確定好時間之後你才能夠仔細的思考到底有哪些內容是你必須放在簡報中的，而且會是你博士論文最主要的貢獻，如此一來才有辦法製作出一個好的簡報。在製作博士論文的簡報同時我建議一定要先把為什麼做這件事情講個清楚明白，因為口試委員不見得對你的題目都非常的了解，所以你必須闡述你要解決這個問題的重要性，如此一來他們在聽你如何解決這個問題的時候，比較能夠了解你博士論文的邏輯。由於口試論文的簡報每個人的風格都不一樣，在這邊我就不加贅述。但提供一個小關鍵點，在考試當天有可能會有一位口試的主持人，這位主持人不見得是你的教授，而是你邀請來的口委當中最大咖的一位。在口試開始之前可以先詢問他簡報報告的時間為多長？我的建議是最好準備一個40加減10分鐘的內容，簡單來說就是準備一個40分鐘的簡報。透過口語表達的技巧，延長10分鐘或是縮短10分鐘。我自己的做法是把時間彈性放在Introduction中，時間足夠就鉅細靡遺地描述技術背景、時間要縮短直接說明論文應用的範圍等等。接下來就到口試當天了，我強烈建議早上的口試最好是10:00以後，有以下三點原因： 1.學校系辦公室開始的時間可能是8:00以後，有什麼需求，例如：開教室或是投影機等問題，比較有充裕的時間來處理。 2.你要準備一些餐點，如果太早，一些店家可能還不會營業，如果你要請他們外送，那時間會要更晚一些。 3.你可能會有需要張貼口試地點的路標指示(路標指示範例參考) 以我來說，我當天自己是先準備好礦泉水以及簡單的蘇打蔬菜餅乾(小包裝)，然後水果是請店家外送、咖啡是用外送平台。兩家最早能夠送到的時間大約都是9:00以後。如果可以，最好能夠跟口試教室的負責人借用鑰匙或是請他提早來幫忙開教室，將教室的座位安排好，餐點布置好。如果你的教室不容易找尋，請記得從校門口開始張貼告示牌( 告示牌範例參考) 如果可以，我也建議跟指導教授提出指派一位碩士生幫忙你，要請他幫忙的部分就是去校門口拿水果或是咖啡等餐點，如果只有你一個人，到時候有口試委員進來，你又跑上跑下的，情緒上也會受到影響。另外如果你口試結束時間接近中午，這位學弟(妹)也可以幫你拿餐盒進來。請記得也要感謝這位學弟(妹)，實際點就包個小紅包，或是直接多訂一份他的餐點。口試當天，你會需要準備一些文件給口試委員簽名，常見的至少會有： 1.審定書 2.口試委員出席費用清冊 3.口試委員評分表其他就是看學校的規定，千萬千萬不要當天才準備這些文件，我的建議是前一天先請系辦的負責人幫你看一下準備的文件是否都齊全？避免當天缺少文件，後續要找到口試委員可能不容易。我也建議在口試教室內放點輕鬆的音樂，我當天是利用串流音樂軟體(EX : spotify/Apple Music)，這邊建議不要用免費有廣告插入的，這比起不放音樂可能還更令人尷尬。播放一些Bossa nova的音樂，一方面可以化解較凝重的氣氛，一方面也是幫自己舒緩緊張的情緒。等到口委都到齊了，你再把音樂關掉，也是一個信號，讓大家準備開始聆聽你的口試。以上大概就是我準備口試的一些流程，走到這一步不容易，你已經堅持這麼久了，就用一場華麗的演出替這段旅程劃下一個完美的句點吧。祝福各位朋友都能心想事成，順利畢業！ -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 36.227.128.145 (臺灣) ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/PhD/M.1650165763.A.359.html ※ 編輯: wwwok (36.227.128.145 臺灣), 04/17/2022 11:33:44 ※ 編輯: wwwok (36.227.128.145 臺灣), 04/17/2022 11:36:42

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mark0204

04/17 15:25, 2年前 , 1^F

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推

alan23273850

04/17 16:27, 2年前 , 2^F

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madchester

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