[公告] 100-1期末幹部會議紀錄
100-1台大政附校友會期末幹部會議記錄
壹、期初迎新檢討
一、檢討事項
1.家長反映用家用電話聯絡學弟妹似乎不易直接聯絡到，但是剛開學尚無法取得個人手機，
因此並沒有確實通知到每一個人。
2.學弟妹參與人數少，應屆入學有48人，但當天準時到的人只有不到十位，最後總計只有十
多位學弟妹參與。
3.活動流程時間掌控不佳，時間比預計的拖延約半小時。
4.投影機連線有出幾次小問題：畫面沒有顯示、電線連接線鬆脫。
5.P板教學人沒有傳達好P1校友會板的訊息，學弟妹們無人回應板上資訊。
會費無法收齊。
二、改善方法
1.學生的學號在開學前便已出來，如果往後迎新要舉辦在開學初，可以選擇查出學號信箱寄
信通知和電話連絡並用。
2.下次迎新較適合辦在剛放榜後兩周內。
3.有無除了連絡不完全之外其他導致參與人數少的原因?EX：活動時間點、陌生感…etc，留
與期末大會討論。
4.這次因為準時抵達的人過少，想要再多等一下而拖延到時間，下次辦活動要更注意權衡，
太晚結束可能會對參與者造成不便。
5.活動開始前預先連接好，試操作確定順利。若有動態的活動再先，則注意場地和活動範圍
，避免碰到器材和電線之類。
6.學弟妹大多已會使用P板，但是或許是時下狀況而鮮少使用，對校友會板也不熟悉，而開
學幾個禮拜板上的資訊也不充足，無法得知是否有學弟妹使用。訊息傳達轉為用學校信箱
寄信通知。
7.收會費:期末校友大會?下學期?，期末校友大會時提醒，並且宣傳有會服這件事情。
貳、返校分享檢討
一、待改善之重點整理
1.理組返校者過少，能否有醫科。
2.演講內容不夠系統、具體、實用且相似。
3.使用簡報能更清楚，方便做筆記。
4.每位學長姊應介紹自己的系級與學測/指考上的分數，使自由提問時間方便找人。
提問單的問題沒有被回答。
5.想知道關於面試、自傳、學系介紹、上課內容與方式。
講話速度過快。
6.演講內容應針對剩下一百天而非從暑假開始說。
二、解決之道
1.此次返校之資格說明不清楚，不應限定為學測上之同學，因為不論學測或指考的讀書方法
皆具有參考價值。再者，沒有校友上台大醫科，且醫科分享之效益不一定較高，故目前不
嘗試請其他學校醫科同學返校分享。
2.下次每個分享人皆須試報，且內容清楚分成兩方面：讀書方法與心態調整。
3.當初是擔心投影幕效果不彰，既然有要求，則講者可做簡單的條列式簡報。
4.每個講者皆須介紹畢業班級、系級、分數，活動第二部分一開始會請所有人自我介紹一遍
。
5.學校遲交提問單，校友會來不及找人回答問題，下次若有班級無法回收則應依期限繳回，
校友會回答問題的方法實際執行有困難，但若時間充裕，可讓無法返校分享者以書面方式
認領問題。
6.可安排一人專講面試與自傳等申請入學方面。
7.因為每位講者的時間被壓縮成十分鐘，故大家顯得倉促，又聲音傳到演藝廳後面會模糊，
可能解決方法是延長演講時間或減少內容並慢慢講，但演講長度與內容之間的平衡須依分
享內容而定。
8.演講內容應為「學測衝刺期間怎麼做？」，此部分會透過試報制度實踐。
三、負責人的檢討：針對以上須檢討外再提出其他問題。
1.上學期的返校分享在招募分享人的方面有極大的困難，原因是時間緊迫，從開學只有5周
的籌備期間，又連絡困難，使得試報制度與問題集之回應不確實，下一屆應該怎麼處理?
還是將此次分享往前挪到高二升高三的暑假，針對學測準備的部分，然後第二次分享為學
測完針對科系實際狀況、申請準備以及指考衝刺?下次會連同迎新及返校準備期往前挪至
暑假，因此會有足夠時間，又可能會再增加一次返校分享。
2.關於活動第二部分的活動時間，遇到以下困難：一沒向學長姐問問題的同學從後門自行離
開；二學長姊應有牌子明顯標示為什麼科系，可向學校借班排；初想不問問題的同學可利
用時間寫回饋單，但是回饋單之回收率極低，不過如果分享內容再改善可能回饋單回收率
會提高，又學校應自行管理是否要實施點名以防同學離開。
3.有一位分享人到當天才透過他同學跟我說他不來，負責人應在活動前一周打電話確認。
返校人多多益善，希望能事先跟負責人報備，方便做名牌，將系級印在A4上並黏到班排上
。
4.關於分享內容是否應該依主題劃分，一人講一個主題還是一人講兩個部分，或是分類組講
，這部分可再請問學弟妹之意見。
參、政附週檢討
一、問題現象
1.籌備過程沒有預先定出日程表，像是開會和驗收的日期與次數，導致兩次開會內容大同小
異，沒有嚴謹的驗收時間而各項目準備和教學時間不足。
2.活動負責人和總召到底是誰，歐亭村和朱竑宇的定位不明。
3.沒有事先估算清楚活動預算。
4.活動籌備過程皆是幹部們和項目負責人們各自獨立規劃和準備，沒有想到讓學弟妹或是學
長姐參與，導致負責人又忙又累，但是之外的成員卻又參與度不足，只有參與最後的擺攤
人力，也對活動流程事務不熟悉。
5.沒有商品製作及教學，而活動細部流程和教學文件比預計的時間晚整理出來，寄送給所有
人的時間很緊迫，導致大家對活動事務不熟悉，還要提醒隔天的人力到場。EX劉司捷一直
要跑來生火。
6.沒有規劃好每日的場務、點收收入的人，學弟妹對活動流程不熟悉，每天的開始和結束都
要跑去看。
7.每日器材收納位置沒有規劃好，二活→小福暫放
有人反應排班表可以平衡一下安排的次數，因為認為當初填的「可以的時間」不一定全都
拿來政附週用。
8.商品選擇：巧克力熱水保溫麻煩，天候影響大、餅乾價格高，一直降價賣、棉花糖生火困
難、瓶中信行銷不佳，後續遞送工作沒有連絡好。
9.天氣捉弄人。
10.成本頗高?收入不如預期。
11.對維繫政附成員的感情效果?慶功宴選填不如預期。
12.宣傳方面做了很多努力EX作影片、印海報、桌宣、FB活動，可是活動結果沒有感覺到宣傳
的影響力。
二、檢討和改善方法
1.下次要再第一次開會決定總召、抓出籌備日程表。把學弟妹收入活動部中，在決定分項目
準備的同時就把人力分好組別，然後讓各組人負責不同項目，如此可避免負責人單打獨鬥
的規劃和準備，也能讓更多人可以熟悉活動的事務和流程，至少會對自己參與的項目熟悉
EX知道製作方法。
2.最好還是有總籌，清點道具器材，驗收製作方法，跑每日流程等。嘗試先分配好商品和宣
傳的各項活動預算。
3.安排出每日場務，負責提醒每日的擺攤人員，當天的流程監督和狀況處理。
二活和大一女太遠、小福是臨時找場地，下次先找找看有沒有人是鄰近的系館可以每天暫
放器材。
4.排班表可以考慮平衡一下每個人的安排次數，如果有時後人手夠多的話可以不必全部人都
排。
5.商品選擇：不用電、器材準備不繁複、食物或許可考慮鹹食，若能有政附特色更好的選項
成本和收入，目前無法討論。
6.如果讓成員接觸更多籌備的過程或許可以更增盡情感連繫。
7.考慮各種宣傳方式對大眾(比如以自己為客群將心比心)造成的影響力，宣傳不會直接影響
買氣，只會幫助活動的曝光度，因此選擇最能廣為曝光的宣傳方式。
現場工作人員要主動拉客。桌宣不能用黏的會被拔掉，最好是可移動的，例如:寶特瓶。
肆、會務 (待會長增補)
一、 校友通訊資料收集狀況，第四屆的通訊錄中手機仍有補齊，之後的通訊錄內容以系
級、學號、手機、臉書帳號為要。
二、 資訊傳遞方式：學校信箱e-mail為主、P版亦會張貼訊息、FB社團
三、 家族家長制度暫時冷凍。
四、 午聚再詢問學弟妹。
五、 幹部體制&招人入部：除了會長、副會長(秘書)、財務之外，全部人皆納入活動部
內，每次籌辦活動由活動部中推選負責人，從中招集人力參與活動。要在期末大會上徵出
下學期返校分享、杜鵑花節、椰林匹克之負責人
六、 下學期規劃：三月返校分享、三月杜鵑花節、五月椰林匹克、六月期末大會&交接
&(送舊)
七、 期末大會暨慶功宴時間地點：12/17下午三點半二活社辦915，已經大會內容寄出，
五點半99神鍋慶功宴
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推
12/21 16:30, , 1F
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