[閒聊] 長頸鹿辦活動教室之四 分組規劃
對了一個活動有了初步的架構，並且對於如何籌備這項活動有了初步的概念後，
接下來就是要進行大家熟悉的規劃如何分組籌備了～
除了大家熟悉的分組工作內容，以及一個範例的小組第一次開會流程
還附上了一個過去大家比較不熟悉的各組聯絡表及進度報告，用來放在團部（或團版）
讓其他組的伙伴甚至其他相關人員能清楚的瞭解小組籌備狀況
聯繫跟合作將更方便！
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各組工作內容
各組名稱
各組工作敘述
各組預定人數
各組各階段工作詳細描述
各組合作內容
分組志願表
*最後排好志願以後公布分組名單，就列出來就好啦~記得標明組長是誰。
(參考) 各組第一次開會流程
自我介紹，通訊方式，個人行事曆，專長興趣
選組長
討論本小組任務
決定合作方式
固定開會日期，時間，地點
未來開會流程
合作規則
例如：落後要如何處理、人力不足處理方式、組內紀律
初步工作分配
任務敘述
所需完成工作敘述
負責人分配
完成日期
散會
各組對內對外聯絡表以及進度報告
組員名單通訊錄
給一些最新最update的聯絡方式吧，哪幾天哪些時候要怎麼要找到你呢，不要只
是寫了個你家屏東的電話就算了事了喔，寫下這個聯絡方式就要讓想找你的人不
到五分鐘就找的到你，否則他就會知道暫時不可能找到你，以及什麼時候才能如
何找到你。
組員各人行事曆
大家哪幾天有什麼事，請寫在各組的行事曆上吧，這樣來作大家的交集會比較方
便喔，沒寫下那天有事，大家就盡管把它當作沒事，找來作事就沒錯了，所以哪
幾天快要考試要唸書，也標明一下吧。會讓大家都方便許多。
組內職位說明
組內工作在活動籌備時常常會被遺忘掉，所以要在這邊留下證據。除此之外，也
是讓其他組的或是相關人員知道這組的錢啊，器材啊要找誰。組內負責職務的人
各斯其職，對於分擔組長工作有很大的幫助，有關組的工作以及運作，不要把所
有的工作都交給組長，分工下去做好組內工作是很重要的
組內各項工作分配
每次開會完一定是把工作分配下去，把哪項工作分給誰詳細的寫出來，看起來好
像多此一舉，可是根據經驗，人的記性常常遠低於我們所預測，把誰做什麼寫清
楚，會省去很多的腦力以及爭執。
對外聯絡表
像是公關組，文書組，器材組，甚至活動組幹事組都會有相當程度的跟外面有所
聯繫，通常最常發生的就是買東西到處去比價，到處去探勘活動場地，或是去各
公司拉贊助，還有很多可能會要跟外部聯絡的，因為對外接觸的點可能只有一個
組甚至只有一兩個負責的人，很可能會造成其他工作人員對這樣狀況的完全不了
解，也會造成對外態度的不一致或是資源的浪費，所以各組在跟外部有任何聯絡
的時候應該都紀錄在一張對外聯絡表上，上面標明聯絡人，聯絡日期，聯絡對象
，聯絡內容簡介，所估價格，等等會需要的資料，放在籌備資料夾中就可以供各
組參考。
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