[閒聊] 長頸鹿辦活動教室之三 籌備規劃
企畫書完成了以後，開始要進行的就是對於我們要如何籌備這個活動的規劃，
在這篇裡面我們簡單的介紹了如何規劃籌備的流程，以及有哪些籌備資料
是我們必須準備好，不但讓工作人員隨時有最新正確的資訊參考，
更讓所有對這個活動籌辦有興趣的伙伴能夠瞭解目前籌備狀況。
================================================================
籌備流程表*goal setting*
各籌備會議各組進度
這個大家應該很熟悉，也就是我們之前所常常見到的在籌備會議上的那個東西，
要讓各組大家知道各次籌備會議前，各組要做完哪些事情。在安排籌備進度需要
注意到的有像是期中期末考時間，團部其他活動狀態，伙伴們可能有的其他活動
以及伙伴們的目前的動力以及心理狀態。
籌備期間各項活動事件行事曆
這個很重要，可以讓大家看著這張行事曆，了解到這個活動以及各項其他事件所
會發生的時間，才不會讓各個會議活動撞期，另外也有著”看著活動期限一天天
逼近” 讓大家緊張一下動起來的作用。
各項工作時間及人力相關圖
安排籌備流程最需要注意到的一件事就是事情發生的前後順序，所以我們必須要
把一些比較特殊有先後順序的事情抓出來先做安排，像是活動名稱，地點和時間
出來才能夠發邀請函，器材單開出來才能夠準備各組需要器材，教案寫出來才能
驗教案，竹子長出來才能搭工程等。必須先把這些事情以及一些必須在特定時間
完成的事項，排序放入各次進度中，再來依我們每個時段工作的忙碌程度以及大
家的負荷來把一些比較沒有時間限制的事項排入籌備流程中。
要做到這點我們可以用像是甘特圖之類的一些工具，把我們的籌備情形圖像畫，
相信會對大家對於籌備流程的了解有很大的幫助。
籌備資料夾
籌備資料夾應該是一個對於活動籌備非常重要的一個東西，也可以說是這個活動
的主軸，我們應該把所有目前活動所產生的文件作一個集中管理，放在這樣的文
件夾中，並且放在團部，隨時供工作人員在籌備期間來做參考，像是一些籌備會
議沒辦法到的伙伴，或是老骨頭，甚至是有興趣的小骨頭，都可以在閱讀這個資
料夾之後迅速的對這次籌備的情況有一定程度的了解，也可以讓各組能夠了解其
他組現在是在做什麼。
- 以現在的文化，可能放一份在團FTP，甚至BBS上會是很好的作法。
資料包括以下資料的影印本及各次文件版本。打星號的是比較重要常閱讀的，有些
還沒介紹到的文件，將在後面的文章陸續介紹。
規劃文件
* 活動企劃書各個版本
* 各組工作內容
分組志願表
分組名單
* 籌備流程表
籌備文件
* 各組職務，工作分配，開會時間表以及進度報告
* 各個活動教案
* 新聞稿
各組預算單
各組器材單
各次會議會議資料
* 籌備以及小組會議記錄
協調文件
* 籌備人力資源分配總表
* 工作人員訓練計劃
執行文件
* 活動人力資源分配表
檢討文件
活動意見書
結算單
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 59.124.113.1