[閒聊] 長頸鹿辦活動教室之二 活動企畫書(下)
上一篇講完了一般對社團內部的活動計畫書之後，
我們會發現不只是我們社團內部的伙伴們要看企畫書，許許多多其他單位
包括學校、贊助單位、配合單位，都會需要看我們的企畫書，
不過給不同人看的時候，我們企畫書就有不同目的
有了不同目的，當然就要為了這個目的去做一些變化，來達到預期的效果。
除了不同版本以外...
如果我們能夠將對方單位的名稱或是標誌做一些客製放上去
甚至加上一小段話讓人家知道這份企畫書是為他們特製的，
這個誠意的分數更是會加倍的！
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(對外版 - 包括精裝版，傳真版，電腦轉寄版, 給拉贊助及其他配合單位用)
企劃書應該要準備以上幾種版本以供不同的單位的方便來使用，而且都應該盡量
做的精美讓人賞心悅目，那些大公司的老闆都是很忙的，企劃書都是隨便看一兩
眼，因此我們知道這樣的企劃書外表就變得格外重要，將會佔了對這個活動的絕
大部分印象。
發起，主辦，協辦，承辦，贊助，指導單位
如果有著複雜的補助的時候這幾個單位的排列就很有趣了，一般來說我們都會希
望還是把自己放在主辦單位，這對於士氣和大家的參予感有很大的關係，非不得
已還是不要把自己放在承辦單位(除非真的用了別人的名號會好辦很多)，而另外
發起，協辦，贊助單位或任至自己要芳名什麼顧問，協助還是救濟單位那就靠自
己的想像力了。總而言之就是可以利用這些名稱來把許許多多的經費以及資源來
源單位排進去，並且給他們一個清楚的定位。很大活動的話學校會喜歡當指導單
位，給錢的通常是贊助單位，給很多的就可能是協辦單位，其他總會組織之類的
可能給他們發起單位之類的。
有趣的經費預算
有一點寫企劃書的常識的人都知道給外面看的企劃書的經費預算部分都會必須是
特別寫的一份，也就是會比較”誇張”一點點，因為這是一份對外，是為了要請他
們來贊助的一份企劃書，當然要把我們的經濟寫的特別拮据一些，會讓我們處於
一個比較有利的申請贊助地位。像是有些專門玩商管方面的社團都會把預算超支
非常多倍，我是認為我們本著童軍精神應該不要這麼惡質的灌水，但是我們還是
可以高估一下我們的經費預算到兩倍甚至三倍(算有點約定俗成了XD)，我想都是
在一般閱讀企劃書的主管所預期的範圍之內。不過另外注意的一點是給童軍伙伴
的企劃書就真的不要太灌水了，像是如果總會要給我們全額補助我們還跟他們坑
錢就太不應該了。
宣傳方式
廠商願意贊助我們的活動通常是因為能夠透過我們的活動來進行公司的宣傳，台
大原則上不允許公司商業性的廣告，因此靠著這樣贊助活動的方式來讓廣告進駐
校園就是一個很好的方式，所以我們要認知到這點，在企劃書上就應該把我們這
個活動，活動喔，活動的宣傳方式說清楚，讓它們知道什麼地方是他們可以”搭便
車”來宣傳的地方。舉凡旗幟，海報，桌卡，傳單，報名表，參加手冊，活動刊物
，活動網頁都是可以放些公司廣告來賺錢的地方。
合作方案
而要搭便車就是要贊助我們活動啦，所以說我們最好要放進來一個把明確的合作
方案寫清楚的部分，也就是告訴廠商，要有什麼樣的宣傳，就要贊助我們多少錢
，給多少錢能夠有哪些的宣傳服務，而也可以推出諸多配套套餐，像是贊助我們
旗子製作費就可以放上專屬區域，或是多少錢以上可以所有的宣傳品都印上，成
為專屬贊助單位。方式很多，靠大家來推出吸引人的配套措施囉。
聯絡方式
就常常聽說這樣的情形，一個公司看了企劃書之後覺得，噢，這活動很棒，我要
贊助他，結果發現傳真過來的這份企劃書沒有聯絡方式，結果合作就因此作罷。
這會是多麼吐血的一件事壓，所以請務必寫出所有方便，很容易連絡到相關人員
的方式，手機電話e-mail，並且資料包括公關負責人，總幹事以及群長，甚至可
以多寫清楚一些哪類的事務跟誰聯絡，這樣也會讓人感到我們是很有組織很有規
劃的。
(對學校版)增加內容
請學校支援事項
可能會向學校請求支援的有租借開會教室(可以用公文一次借齊)，場地，營火會
知校警隊，請學校長官開幕，或是一些其他想到可能會需要學校幫忙的地方，都
可以在公文裡面先標示清楚。場地租借一覽表這個是要再強調一遍我們從籌備到
活動所需要用到的所有場地，可以一次在這邊清楚的標示並且登記借到，也讓之
後不會有任何的不清楚。
場地使用分布圖
這個，學校很奇怪都會跟我們要，都已經是他們的學校了，還不清楚嗎，真是的
，不過因為以前公文往往都有，他們就會叫我們畫一份，所以各位伙伴來發揮一
下估測以及繪圖的功力吧。
人員以及場地的安全措施
這個不但是要給學校看的，更是我們自己活動要非常注意的，這個項目在台灣大
專社團中大概算是最被輕忽且最重要的一項，活動不管辦的怎麼樣，安全是最重
要的，這個在後面會有詳細的討論，而在這份公文中也希望能夠讓學校了解我們
做了多少安全措施，也是一種表現出我們羅浮群活動優於其他社團的一個重要地
方。
工作人員聯絡名單
這個...真的是充頁數用的，相當好用，一加進去就變成厚厚一疊了，別忘了要拿
通訊錄電腦稿來剪貼，呵呵，厚厚的企劃書給學校是會讓人感覺很有份量的。
恐怖的經費預算
嘿嘿嘿嘿嘿嘿，跟前一版一樣就不贅述了，只是通常會更恐怖一點點。
籌備流程表
大概我們會再哪些時段作哪些事情，尤其像是搭工程搭營火之類的要說清楚，像
是籌備會議之類的也是可以加進來講清楚。
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