[轉錄]成功會議之必要步驟
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標題: [轉錄][心得] 成功會議之必要步驟
時間: Fri May 28 10:22:54 2004
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時間: Tue May 25 23:37:54 2004
成功會議之必要步驟
∞寫在前面
會議就像是一個競技場，每個人都需要力求表現，否則有可能會被別人生吞活剝。會議
也是建立權威的好方法，在會議上一次犀利的發言抵得過完成十項任務，有可能大家不記得
你背後的辛苦，但是卻記得你在會議上的表現。尤其是當會議的參加者不只是你的下屬，還
包含同等地位的同事時，出色的會議表現能夠幫助你取得影響力，使大家較尊重你的意見。
會議的功能當然不只是個人的表演舞台，它最大的功能是能結合眾人完成共同的目標。
但是大家都不喜歡冗長的會議，也不喜歡沒有結論只是空談的會議，更不喜歡會議的結果沒
有徹底執行，這樣的會議不過是浪費彼此的時間。為了避免上述狀況發生，在這裡要強調一
些開會時的技巧：會議前的準備愈充分，會議的進行就愈流暢，開會時間就愈短；會議後的
跟催可以使會議的決議徹底執行。
◎會議前
◆主持人
1.擬定會議目標
2.挑選與會人員
3.事先和與會人員確認時間
4.敲定會議室使用時間，安排相關設備及點心
5.擬定議程
6.邀請與會人員並發放議程
7.事先與未受邀人員進行溝通
8.最後再一次確認會議室的使用時間
◆與會者
1.在行事曆上標註開會的時間
2.確認是否出席
3.定義自己的角色
4.釐清主持人對自己的需求
5.建議其他與會人員名單
6.了解開會目的
7.知曉開會時間與地點
8.做必要的事前工作
◎會議進行中
◆主持人
1.準時開會
2.依據議程進行討論
3.掌控會議時間之運用
4.限制/控制討論
5.引導與會人員參與討論
6.協助解決衝突
7.釐清後續動作
8.彙總結論
◆與會者
1.傾聽並參與討論
2.開放胸懷/接納意見
3.依議程行事，不偏離主題
4.避免私底下談話或分散注意力
5.問問題以增進了解
6.紀錄自己所需採取的後續動作
◎會議結束後
◆主持人
1.將會議室恢復原狀，並交還設備
2.以自己的觀點評估會議是否成功
3.發送會議品質評估問卷
4.發送會議記錄
5.執行自己所同意的後續動作
6.跟催各項後續動作
◆與會者
1.評估會議品質
2.審閱會議記錄
3.自己視情況做摘要紀錄
4.執行自己所同意的後續動作
5.跟催各項後續動作
∞說明
◇主持人：
◎擬定會議目標
-開不開會？
-會議的種類
‧報告型會議
‧決策型會議
◎擬定議程
-必須儘可能提早發給所有與會人員
-詳盡的條列式議程
-與幹部先行溝通議程與詢問意見ˇ
-開會通知：
‧目的
‧時間
‧地點
‧出席名單(主席、紀錄、與會者)
‧報告事項/討論事項
‧臨時動議
◎依據議程進行討論
-勤做筆記
-讓每個人有發言機會
-開明專制：尊重幹部意見，強勢整合結論，快速做出決定
-誘導幹部發言
-開頭提出問題，結尾整合意見，其他時間讓幹部充分發言
-站在中立的會議主持人角度主導會議進行，盡量不要發表個人意見
-看著對方的眼睛
-用問句代替直接的要求
-適時給予讚美
-重述一次對方的意思
◎釐清後續動作
-確定每個人知道自己該做什麼
◎彙總結論
-每一小項議題結束後ˇ
-會議結束前請紀錄覆誦一次會議結果
◎發送會議記錄
-確保不會有人推託
-提醒大家該做的事
◎跟催各項後續動作
-按照會議訂出的工作進度，在完成日的前幾天提醒負責人
∞附錄 (以下感謝法律系吳東潁學長及醫學系尤英全學長)
◎ 一般系學會會議規則：
1.與會代表之資格
a.出席
b.列席
c.旁聽
d.代理
2.程序之擬定
a.開會成立要件
b.報告
c.主席交議事項
d.各代表提議事項
3.開會通知、會議資料、會議記錄
a.開會提案通知、開會資料通知
b.報告內容、提案內容主旨及說明
c.會議記錄方式
4.決議程序
a.多數決
b.無異議決
c.主席裁決
◎ 注意事項：
1.開會的流程、會議討論的議題要事先給與會人員，讓大家事先準備
2.開會通知最好在兩個禮拜之前公佈，書面及PTT po版+寄信
通知上除了有開會時間、地點，還要有出席人員名單及討論事項
3.與會人員如果事先想到新的提案，請事先用「書面」呈交主席，讓主席能事先列
通知上
4.請主席多多利用「無異議決」，即事先擬出討論方向，然後在表決時，宣讀剛才
結果，如果大家沒有異議的話，就通過；有人提出異議，馬上進入多數決的階段
◎如何使開會更有效率？
1.在會前就事先溝通各幹部的意見，減少不必要的發言
2.慎選開會環境、時間
3.充分準備會議資料，善用書面和視聽媒體ex. powerpoint
4.強化會議的必要性
5.活用人際關係
6.善用議事規則，嚴格遵守流程、議題，主席不要陷入爭論之中，要從旁觀者的角
開會有你一把罩 天下文化
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愛情來得快，去得也快，只有牛肉捲才是永恆的。
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