[紀錄] 系學會組織籌備會議紀錄
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作者: DerickMark () 看板: NTULIS
標題: [紀錄] 系學會組織籌備會議紀錄
時間: Thu Sep 8 22:04:50 2011
系學會組織籌備會議紀錄
※會議日期：100/09/07（Wed.）
※出席人員：馬中哲、簡鈺庭、陳在眉、趙正媛、王紹其、李宜臻、林依梵、張馨予、
彭郁舫、林芷君
※列席人員：陳昱杏
※會議書記：馬中哲
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會議紀錄
※跨部事項
A.各幹部盡速完成交接事宜。
B.週行事曆
1.各幹部確定各部行事曆，修改所屬部門欄位的資料後，移交馬中哲彙整，再寄予各
幹部。
2.各活動舉辦日期由各主辦部門訂之，美宣部及宣傳部提前一至二週開始對外宣傳。
C.預算：各部先行估計上學期各活動及業務的預算，提交張馨予審核。
D.人力
1.新生部員（由陳在眉分配後，告知各幹部名單）
┌──┬────┬────┬──────────────────────┐
│部名│額定人力│目前狀況│ 處理 │
├──┼────┼────┼──────────────────────┤
│活動│ 14 │ 超額 │ │
├──┼────┼────┤超額人員依所填志願序抽籤調任美宣部或宣傳部。│
│學術│ 10 │ 超額 │ │
├──┼────┼────┼──────────────────────┤
│體育│ 4 │ 充足 │ │
├──┼────┼────┼──────────────────────┤
│公關│ 6 │ 充足 │ │
├──┼────┼────┼──────────────────────┤
│美宣│ 8 │ 不足 │調任原以活動部及學術部為第一志願之新生 │
├──┼────┼────┤補足人力。 │
│宣傳│ 4~5 │ 不足 │ │
└──┴────┴────┴──────────────────────┘
2.B99部員（由簡鈺庭負責志願卡填寫及人事事宜）
3.各活動及業務總召
I. 原則：活動部先訂出活動部各總召人選，其他各部安排總召時，避免重復。
II. 活動部確切名單待活動部會議決議。
※會長事項
⊙10/03系慶茶會演奏者，請李宜臻連絡某樂團，是否願意支援表演
※活動部事項
⊙新增活動
1.確定：火鍋會（或餃子會、湯圓會……等類似活動），細節由活動部會議再議。
2.待議：校慶園遊會是否舉辦，待活動部會議決定。
3.不執行：制服日依慣例由大一學生自行發起，不由系學會舉辦。
※學術部事項
⊙書府銷售是否轉由校方出版中心負責，由學術部會議決定。
※公關部事項
A.系學會目其結餘約18萬（Cite：廖薏淳），詳細資訊待公關部交接確認。
B.杜鵑花節進度依校方行事曆而定（杜鵑花節日期：03/10~03/11）
※美宣部事項
⊙通訊錄編纂進度問題：美宣部需採積極蒐集路線
※其他事項
⊙系學會需上鎖，避免內部物品遺失。
⊙各幹部向舊幹部交接鑰匙，總務長、體育長另外打一把。
⊙系學會空間須另約時間整理
⊙系學會應加開蘭服置物空間，平日的業務不要動用蘭服物件。
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⊙門禁卡學生證推動專案討論
1.異議考量：
I. 需增人力及時間成本。
II.總圖一帶怪人多、工人多，有安全問題，難以負責。
2.安全配套建議
I. 增設系館監視器
II.換裝自動大門或設定大門開啟時間過長時之警報器
3.第三方案
4.系學會可採多種研究方法複合研究，提出可行性評估報告，決議是否繼續推動。
⊙新措施（開始實施時，應公告全系）
1.各屆過剩系服提供衣服濕掉的學生短期借穿。
2.系學會空間內無主體育器材開放借用，設立借還登記制度，由體育部管理。
3.系康環境維護方案
I. 組織大一新生（參考上學期組織制度實施）
a.4~5人／週
b.班表貼門口，任務完成則簽名，並知會下一週組員。
c.請三班班代協助執行
II.系學會幹部：每日七八節時段，有空的幹部，巡一下系康，清除垃圾。
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⊙報帳：最好要有統編（03734301），若無統編，收據亦須蓋店章及私章。
⊙聯絡
◎會內：多用PTT→NTULIS、活動部各版、美宣部各版
P.S.請活動部長、美宣部長將其他幹部新增為版友
◎會外：各種可掌握管道重疊使用
如：P1班版、P1 NTULIS、各屆FB社團、Webmail……等。
⊙集會
1.常會：每月一次
2.臨時會：於活動前後加開
3.每次開會時間或大約時間於前次會議時確認
★下次會議時間：開學後第三週（確切日期再調查）
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