[轉錄]Re: [情報] 有關系費以及我想提出的疑問
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作者: shoray (no) 看板: NKNU_BIO
標題: Re: [情報] 有關系費以及我想提出的疑問
時間: Wed Nov 4 13:10:51 2009
※ 引述《sweetowen (free style~)》之銘言：
我是現任系總幹，林修睿
萬分感謝甜甜提出這篇文章，相信你的問題也是許多系胞的問題。
這篇文章前前後後回文三次，但次次均中途砍文作廢，
過程當中包含重新澄清帳目問題和擬議措詞，
故直至今日方才回文，非故意延宕，若有造成不便處還請寬宥。
本篇文章中，許多問題均已由現任系總務回答，以下僅就未回答的部份加以說明。
: 老實說 我不知這個版有多少人會來看 但是我認為這是每個系胞都應該知道的事情
: 如果貴系級主要討論區不在ptt 麻煩轉載眾知 謝謝
: 我是大四的甜甜
: 有參加第二次系學會大會的應該都知道我是誰了
: 就是好像很沒有進入狀況但是有問很多堅持己見的問題的老人
: 現在我就把我堅持的點 還有為什麼堅持的原因型諸文字 希望大家費心看下去
: 收取系費長久以來是每個系學會必吵的問題 公不公平以及補助的多寡都有人做文章
: 針對這次我了解的現況我想先做一些釐清 以免學弟妹們不知道實情而懵懵懂懂的交錢
: 1.關於以前所謂的 緊急預備金
: 這個東西每種名稱都有人用 結餘款或是其他的名稱都是
: 大體而言就是前幾屆剩下的錢轉交給予下屆系學會 做為 緊急用途之需
: 而真正的內幕其實是 大部分的金額
: 其實是前三屆系學會（今為六屆）因只有一個系級（生科系剛成立）
: 繳了如果沒有用完就留著沒回歸班費 占大部分
: 另一部分就是真的結餘 可能系學會會省錢 或是有賺錢的可能
: 總的來說 截至目前的大部分緊急預備金 其實是第一二屆畢業的學長姊的心血
: 現任系總幹於第二次大會指責出 有前幾屆系學會曾讓結餘高達 七萬多
: 顯示開預算不夠謹慎而導致剩太多錢
: 這邊我不禁要問 系總幹大人你有去看過為什麼那學期(97上:浩平任內)會多錢嘛？
: 我事後被指責的很不爽 總幹的意思好像是我們都不太會開預算的樣子
: 詳情我希望現任系總務自行來補給大家了解 我只提供大概
: 那年因為生科週賺錢（一萬餘）以及系電儲備金在全系記名投票後回歸系費（將近一萬）
: 加上剩下是我們省的錢總和
: 原本我們接手前加上這些才會高達七萬 並不是我們不會審核預算
: 我想沒有人會知道生科週會賺多少錢
: 至於系電儲備金那時說明清楚了 購買大家票選所需的物品後再回歸系費
: 所以會多結餘這兩大筆個人認為是合理的
: 所以我們團隊會在下個學期會費中扣除這些錢
: 原因為生科週淨賺本來就該回饋給當時出力的所有系胞 系電儲備金回歸系費亦然
: 至於最後為什麼傳承至六屆系學僅剩帳面上的兩萬八呢？
: 一部分原因為已畢業第二屆並未繳清系學會費 另部分的確為我們下學期有超支
: 但是我相信大家應該都還記得我們收取非常少的系費
: 為不影響系學會正常運作 挪用少許（煩請系總務詳情）
: 我們由四屆接手緊急預備金時三萬多 最後交予現任剩下兩萬多
: 我覺得都還在合理範圍 畢竟個人認為我們多辦了許多前所未有的活動
: （系k、大型學長姊經驗分享、畢業致贈禮物等等等）
: 2.我到參與這次大會才知道 現任系學會想花光緊急預備金！！！！
: 前文我就提到 這筆錢為緊急預備金 緊急手頭不足才運用
: 當然這是前五屆的共識 現任想花掉是現任的作風我並不想干預
: 但是這會造成下屆系學會接手初期可以說是近乎0元可以運用
: 可能系上傳統已久的茶會 下屆接手舉辦的南生盃 可能都在完全無經費下無法舉辦
: 我只想問現任系學會一個問題 當初你們接手時有這麼窘迫到沒錢辦活動嘛？
: 不是的話 為什麼要對學弟妹這麼殘忍？未免太過自私自立
: 茶會可能還可以先行估初預算 南生盃我想不會有誰知道究竟要主辦先代墊多少
: 包含宣傳 紀念品設計與生產 開會雜支 場地壓金支付 寄發邀請函等等...
: 我是不知道南生盃體系裡有沒有所謂的結餘可以供下屆運用
: 如果沒有 現任系學會又不想留緊急預備金 我想最後不是找系上老師補助
: 不然就是開天窗了！這對校譽有損吧？
這部份如同你在推文所提到的，並不是要把緊急預備金花完
而是希望將緊急預備金限制在一合理範圍內。以下將說明為何有此改制
本屆系學會所做重大變更之一即將結餘、緊急預備金之使用確定清楚並分開。
如同下篇北極熊學長所言，過往系學會的做法是
1.學期初決定活動開立預算並收錢
2.學期中進行各樣支出
（如有大筆金錢為本學期所收系費不足時，
則由緊急預備金支出並以本or下學期所收之系費加以補足）
3.期末時，將所有結餘併入緊急預備金
（此處所指之結餘意為系費收取扣除活動費用後所餘）
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實際上在開立預算和收取系費時，系學會不可能開到完全正確。
無論是物品價格波動、學校or師長輔助，
或是突然支出等問題都會影響到實際支出，
因此開立預算的原則是「盡量精準的開夠」
在此一原則下，每學期均有部份結餘實為正常現象。
因此在
1.每學期均有結餘併入緊急預備金。
2.所有動用到緊急預備金之款項均需回填。
此二條件下，緊急預備金將為一只會增加的存款。
下以實例說明之：
每學年期初所舉辦之迎新茶會所需金錢約在18000~20000上下，
但活動開始期間多半尚未舉辦社員大會，自然也還沒有該學期的系費。
因此此支出由去年所移交的緊急預備金代墊，
最後在該學期收齊系款後回填緊急預備金。
因此緊急預備金實可視為一只應增加，不會減少之存款
（所有動用到緊急預備金的款項都要在事後填回）
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在草創初期，此作法確實必需，因所有的活動均是全然未知，
訂金要多少錢、每年有什麼活動、辦一個活動需要哪些資源都是陌生的領域，
學長姐們定下此一制度實為重要。有了之前這些存款，許多活動才辦的起來。
然則如今生技系已非草創時期僅有1~ 2個班的情況，
活動所需費用也較有經驗，此一制度潛藏一些不合理處
主要包含以下二點。
1.在制度上，系學會收取系費之目的在於幫助提昇生技系胞的生活品質，並代為
進行球賽報名、匯款等工作。而非增加系學會自身存款，如系學會的存款已夠
應付大部份之活動，所收取的系費理當還之於系胞。而非使緊急預備金存款無
限制上昇。
2.在帳目和可能的弊端上，由於緊急預備金並不實際涉入每學期初開立的預算，
其存在目的為一可供「借用」之存款，故此條帳目之進出均是「先花後補立」
此種帳目本身就較易有漏洞可鑽，因可先行花用後另立名目銷帳。
（大多數聽聞之假發票or系學會自肥等事件也都發生在類似條目上）
而當此筆金額越大，提供漏洞可鑽之機會就越大，詳細作法在此不詳談。
以現實層面來說，目前即有發生過社評帳目與手記帳目不合之現象。
但本人在此鄭重澄清，本屆系學會絕非意指生科系有任何自肥不法之情事，
或是對過去的學長姐有任何人格品質的懷疑。僅試圖從制度面降低不合理與日後可
能的風險。若是我的任何發言讓學長姐難過、氣憤，謹求各位學長姐原諒我的失言
但在此也請大家思考，如果這樣的制度可能造成雙帳本甚或是假發票的風險，
那麼是否能從我們開始，讓學弟妹們不用再冒這樣的風險，甚或讓日後的總幹、總務
減少可能面對的金錢誘惑？
因此當我們接手之後，即開始考慮該如何訂定一合理的作法。
最後決定將「緊急預備金」和「結餘」二筆款項分開，
為緊急預備金訂立一合理之上限，原則以足以應付當學期大部份單筆活動。
此一金額為固定值，主要用於當學期系費尚未收齊時的花費，
如營新茶會、期初的校長盃、理學院盃..等
而預算開了沒花完的部份則算為結餘此一部份因是系學會開了預算，跟大
家收錢後發現實際上用不到那麼多。故每學期於期末財報後併入下學期應收系費，
減輕系胞負擔，取之於系胞、還之於系胞。
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以上即為關於預備金與結餘的部份，希望有回答到學長的問題。
: 3.關於會上我提到大生盃的事
: 我們在意大生盃會有多少人去還有應該建立人員名單
: 再來開會 是因為 a.上一次開完會才發現這個問題 我想既然要補開預算 就是已經
: 更進一步討論好了才來開會，不是就只是要跟大家要錢這樣
: 我自己也當過系隊領導人，當然知道要立刻決定參賽與否很有難度
: 但是我事後詢問系隊隊長後發現，其實並不是像會議上總幹所說的
: 各系隊都非常有興趣要去且已詢問過系隊成員！
: 總幹給我們的回應不外乎是會回去討論，請問現在討論好了嘛？
: 如果都沒有討論好憑什麼要大家繳錢？很多人會說堅持先開，沒用
: 到在給下學期用就好，如果是這樣 似乎我們不太需要審預算？
: 預算應該是建立在一定會花的基礎上才開！而不是都先開著放！
: 反正多開的就給下屆就是？但是我認為最基本應該詢問過隊員意願
: 再來說要報名大生盃應該不難，來不及詢問應該延後大會日期而不
: 是草率決定先收錢再說 畢竟我相信大家繳錢都希望花在刀口上
: b.這次在台北舉辦，交通住宿等等花費都頗高，我想光這點就足以讓
: 很多成員卻步，畢竟花這麼多錢去比賽吸取經驗是否真正值得？
: c.再一次說明我們不是不願意通過這筆預算，而是我們希望有精準的
: 調查後再來討論比較實際，我本身也有系隊，不可能不同意補助
: d.以往作法也是面對這個問題，所以緊急預備金的作用就來了！
: 學期末報名時已經確定花費後 先填表與系總務預知費用
: 費用由緊急預備金扣除，待下學期提出確切費用，大家再繳系費
: 補回緊急預備金的洞 這樣一來不必隊長傷腦筋想破頭抉擇
: 二來大家不用擔心你繳的錢是多繳的 因為你繳的都確定會花掉
: 所以我覺得現任系學會既然想廢除緊急預備金制度
: 那 就要有能力開出精準的預算 而不是現在這樣
在此就a. b. c.三點先進行說明，
系學會對系隊的二大原則是
1.盡力輔助有意願參加比賽的系隊參加
2.有意願參加比賽的系隊能有合理足夠的練習
針對這二點，
1.應該是沒有問題
2.既然全系的系胞願意出錢出力幫助系隊參賽，則參賽的隊伍理應盡力準備，
畢竟輔助的錢是大家一起拿出來的，無論勝負，相信大家樂見的是我們的隊伍
在比賽前盡力準備，而非準備不足。
而大生盃本身的時間點較為特別，其報名費繳交時間為本學期之期末，
比賽時間為來年期初。意即報名費之預算在本學期期初即需開立，
但比賽的時間點卻在整整 6~7個月之後，這當中個人以至系隊意願的轉變均有太多
不確定因素。倘使有系胞在本學期忙碌於推甄而不敢確定要去，
但在來年確定推甄錄取卻不能參加，這樣的遺珠之憾相信也非系上同學樂見。
因此針對第1.原則，在體幹組和系隊隊長開會後，我們仍然決定收取各系隊之報名費
即使他們現在並不是很確定。現在把錢收齊，那麼只要任何人有意願參賽，
系學會均可全力支持。
而針對學長的d.回答，因系學會已定意將結餘款項用於回饋系胞，
即使最後真的有系隊因課業或其他因素無法參賽，
所有剩下之金額會列入本學期結餘，而於下學期減少系費收取，
絕對不會發生多繳不還的現象，而是餘下多少即還諸系胞，
此即為此一制度之立意。
: 4.最後多開的50元/每人預算
: 我真的很納悶！！！！！系學會自己廢掉了緊急預備金的制度
: 但是卻又畫蛇添足的多收50塊當預備金避免超支 那當初幹嘛要把緊急預備金花掉？
: 不花掉不就沒事？？這點也非常不合理
: 看到這邊我想一定很多系胞會說
: 我都是馬後砲事後才想到這些問題
: 但是請各位想想 這些事情應該是系學會自己應該先想到才提出跟大家討論的吧？
: 怎麼會是我這個前陣子忙著準備研究所的老人出來說話
: 很抱歉 我不是前系總幹 可能份量不夠大 但是至少我知道一點點我在副總幹任內
: 我所接觸到的事情
: 很抱歉第一次系學會大會時我沒即時提出（那時我在台中準備資料送審）
: 所以才在這邊發文希望大家一起討論
: 如果您熱心看完 真的很謝謝！！！！！小弟真的很感謝
: 如果有誤 歡迎大家指正 小弟也願意為我未知的事情道歉
: 這是系上大家的事情 希望大家好好了解！
: 希望有關組長一起補齊這篇不足的 再次感恩
以上是總幹就總務未回答的部份所進行的說明，
非常謝謝你們能夠如此坦然說明自己心中的疑慮，
也願意給我們解答的機會，這樣溝通是我們所需要的。
文末，誠摯的向所有學長姐、同學和學弟妹致上最深的謝意，
你們的支持和建議，是系學會超乎金錢之上最大的資產，
未來這10多個月的時間希望你們仍然能陪著我們走完。
在此特別感謝浩平、甜甜，願意從晚上2:00聽我一路說明到早上4:00多才離開，
謝謝我們優秀的總務，轍底補足我對金錢管理的低能。
100級 系總幹 林修睿 謹上
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