[重要] 2/14兩校聯合音樂會檢討會會議記錄

看板NCHU-Wind作者Netiti (Netiti)時間14年前 (2011/03/26 21:08)推噓3(3推 0噓 13→)

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各位中興管樂社/政大管樂團的成員大家好：以下是3/19號下午兩點兩校聯合音樂會的檢討會紀錄，鑒於兩校各自習慣之記錄方式不同，於是將有由中興文宣以及政大文宣紀錄之兩版不同會議紀錄但此次中興、政大聯合音樂會之檢討記錄已由雙方負責人詳細交叉檢閱、認可，若仍有任何疑慮歡迎參閱 NCHU-Wind / NCCU_Wind 團版上會議記錄或向負責人索取會議錄音檔對於此次交流音樂會中未臻完善之事宜，四位負責人再次致上萬分歉意，並期待未來能有更良好的互動與交流。中興管寒訓總召陳渭中政大管寒訓總召陳宴慈中興管學生指揮吳秉修政大管寒訓副召蔡承恩 ------------------------------------------------------------------------------ 2011/03/19 聯合音樂會會議紀錄地點：中興管樂社社辦　　　　　　開會時間 14:10 結束時間 16:10 中興幹部陳睦軒陳渭中吳秉修林宛萱涂高瑋楊宛珊陳昱文趙洵政大幹部陳宴慈蔡承恩沈佳蓉蔡珮琦洪郁翔洪敬富王瑞昌記錄：楊宛珊 ================================================================= 一、音樂會前籌備　A.宣傳品　　1.政大與中興一開始對於宣傳品雙方應負責範圍的認知有落差　　　　因為一開始政大總召有找中興社長談，但中興社長表示細節部分　　　　應與中興副社討論，最後以政大總召與中興副社的協議為主　→中興幹部間訊息的傳遞要更完整，若提早發現接收到的訊息有不同，才能及時發現問題以提出並討論　　2.中興反應政大海報交稿時間太晚，印製匆忙　　　　政大文宣表示很難連絡上中興美工，再加上中興本身沒有訂設計稿　　　　交稿之最後期限，導致政大誤認為中興沒有時間方面的壓力　　　　　→中興一開始應明訂Deadline；兩校的溝通要更緊密，積極與　　　　　對方聯繫　　3.宣傳的工作分配不明確　　　　(1)雙方在企劃書上疏忽規畫宣傳的工作　　　　(2)音樂會地點在台中，中興為本地人，於是雙方有協議海報與　　　　　宣傳單由中興印出，因此政大認為應當由中興負責宣傳　　　　(3)海報2/8印出，但2/9行前會政大總召告知中興海報有錯，因此無　　　　　法立刻發出，要到2/14的寒訓結束才能開始張貼　　　　(4)中興副社預計在音樂會當天宣傳，但因沒有規劃詳細，導致宣傳　　　　　沒有確實　　　　　　→海報的deadline要訂早一點；雙方在線上會談所討論的工作分　　　　　　　配應列入企畫書　　4.中興印製海報前沒有告知政大數量　　　　因為中興以往在海報數量的印製上都是200張，可以存底及音樂會　　　　場布，中興才會認為政大對於印製數量上應該不會有問題，而沒有　　　　告知對方　　　　　→應將訊息確實傳達，政大方面有在節目冊印出前告知中興印製數量　B.音樂會時間的訂定　　　有社員質疑音樂會時間很奇怪　　　　1.因中興太晚告知謝北光老師原訂音樂會在2/14下午兩點半，後來才　　　　　知道老師當天下午有其他學校的課　　　　2.若音樂會改訂於晚上，政大團員會有回家太晚的問題，因此時間訂　　　　　在傍晚五點半開始(五點入場)，謝北光老師也能夠趕上音樂會彩排　　　　　　→中興負責人沒有及時告知老師音樂會相關訊息，也應該向社員公　　　　　　　開解釋更改音樂會時間的原因　C.集訓期間，政大總召突然接到中興詢問是否可支付惠蓀堂場地費的電話　　　因中興沒有將印製海報及宣傳單的開銷列入寒訓費用，所以希望能有一　　　筆費用能夠補上(後來未向政大收取此費用) 　　　　→中興應向政大表示因有財務上的問題，希望能夠再協議費用的支付或　　　　　補助；若需要收錢，也應在討論時就提出，不能在事後才說有部分　　　　　費用需要對方支付(未來金錢方面不能有巧立名目的狀況，以補助　　　　　場地費名義要求款項，用以支付其他費用) 　D.有些人批評兩校合演的曲目　　　政大在挑選合演曲目方面沒有考慮到對初學者可能有困難　　　　→雙方討論合演曲目應更周全，興大若聽過曲目有問題也應提出　E.政大於1/30寄企劃書給中興，但中興於2/2公告音樂會的行程卻有錯誤　　(沒列出團康時間) 　　　　→中興學指沒有注意到沒補上團康時間，為個人疏失　F.原先訂好2/9為政大到惠蓀堂場勘日期，但當天卻不能進入　　　中興社長已事前告知中興副社借不到場地，而副社到2/9當天才知道政大　　　要場勘，因此2/9早上才通知政大總召無法進入場地　　　　→因很早就訂出場勘日期，中興幹部間訊息的溝通應更密切二、音樂會當天　A.音樂會當天行程與原先討論不同　　1.因為當天有下雨，回校車程有稍微拉長，中興回到學校時間晚　　2.當天才知道惠蓀堂臨時整修，學校並無告知，導致搬樂器時間　　　有被拖延　　　　→估計回程時間要再拉長；要向學校反映沒有接到場地整修的　　　　　事前通知　B.政大在到達惠蓀堂後才知道團康已取消　　1.前一天中興學指只有說取消餐盒，忘記說團康取消　　2.原本估回程的時間太少，中興與政大到惠蓀堂時間都有延遲到原　　　訂團康時間　　　　→對於臨時更動的行程協調要更謹慎　C.有觀眾反映不曉得要從何處入場　　1.中興原本就不會打開大門，只能從側門入場　　2.因為外面有飄雨，所以無法在室外貼海報作為方向指引　　　　→中興應事先告知政大正門不開放即可避免　D.當天政大對場佈的部分不清楚，沒有人給政大指引　　1.當時中興副社因惠蓀堂突然整修而在事務組　　2.因為當天情況混亂，中興學指無法主動與政大溝通　　　　→要向學校反應中興有先借場地卻沒被告知臨時整修；政大　　　　　可詢問中興的學指或社長，中興也應主動協助政大　E.節目冊晚到　　　因政大文宣忘記帶，彩排時送到學校　F.政大彩排時間有延遲　　1.政大總召沒有戴錶，沒注意到時間　　2.各校15分鐘的彩排時間不足　　　→政大方面要主動提醒老師時間；彩排時間應訂在30分鐘　　　　以上；彩排內容也應包含上、下台及主持人　G.工作人員　　1.政大團員反應合演時有人不見了　　　　事前沒想到合演時沒工作人員(原先規劃政大演出時，工作　　　　人員→中興；中興演出時，工作人員→政大) 　　　　　　→工作人員的規劃應該更早，提早討論，並列入企劃書中　　2.政大演完應接手外場工作，但發現中興的工作人員整場都在　　　　因政大結束後，沒有及時接上中興的工作人員，當時替政大　　　　接外場工作為中興的學長　　　　　　 →政大忘記將收樂器的時間列入考慮　H.合演時，兩校都有準備主持人(最後由政大的主持人上台) 　　雙方都有準備主持人但都沒有事先告知對方　　　→雖然會談上有說兩校各自準備，但還是需要告知準備情況　I.中興沒有獻花給老師　　　兩校各自獻花給指揮，但中興幹部忘記這個部分　　　→此為不尊重老師之行為，日後幹部間需注意　J.中興社員事前不曉得政大有部分團員會提早離開　　1.線上會談提到30人會離開，但企劃書是說半數提早走　　　(當天政大演出團員37人，27人先離開，10人留下) 　　2.原定音樂會時間下午兩點半，政大能夠留在場直到音樂會　　　結束，但後來因中興沒提早告知謝老師時間，老師知道後　　　表示無法配合，而將音樂會時間往後延，但會造成政大　　　團員若太晚離開會搭不上接駁車回家(接駁車只能叫一台，　　　且有團員家住很遠，必須配合團員時間；並非回學校，　　　因此有回家時間不能太晚的壓力)，最後雙方負責人都同意　　　政大能有部分團員先離開　　3.政大沒有告知中興負責人確定提早離開之人數，因此中興無法　　　將此訊息轉達給社員　　　　→企劃書的內容用字應更謹慎；線上會談的結果應做統整、並　　　　　列入企畫書　K.場復　　1.政大不清楚內場的場復工作　　　　因中興學指不清楚政大留下確切的人數，因此沒有請政大幫忙　　2.政大工作人員不清楚結束、可以離場的時間　　　　中興的負責人沒有主動告知　　　　　→雙方的負責人連絡上有漏洞三、總提問　 A.政大方面認為中興的幹部對於音樂會沒有很積極　　1.因中興的負責人在對內其它幹部沒有告知充分的訊息，幹部也　　　不曉得訊息要從何得知　　2.中興從未在寒訓結束後舉辦音樂會之經驗，但此次有臨場發表　　　的機會對中興來說是很好的經驗的；因社員對此不熟悉，才會　　　有許多紛爭　　　　→中興負責人應確實告知幹部所有情形　B.宣傳品的設計　　1.雖然政大主設計，但理應是兩校共同協商，中興卻沒有參與設計　　→中興負責人應明確告知美工對於設計應提供意見　　2.中興美工不確定海報需不需要幫忙設計　　　(1)寒假期間政大文宣有提出海報設計可能需要支援，如果確定有　　　　需要幫忙會再進一步連絡，但最後中興一直沒有接到回覆　　　(2)政大文宣很難聯絡到中興美工　　　　→訊息的告知要更確實，應主動和對方溝通　C.聯合音樂會政大沒有製作網宣，但政大回台北的賽前公演有　　1.兩校在時間上要先確定好才能製作網宣，但音樂會時間　　　很晚才定下　　2.政大不是主要以BBS作宣傳，因此沒有特別重視哪一場音樂會　　　的情況，且政大表示聯合音樂會有做facebook的宣傳　D.檢討會的時間經過很久才開，導致有社員批評　　1.音樂會結束時政大即有連絡表示有開檢討會的意願，　　　此時政大總召在台中，較方便開檢討會，　　　但開學前政大總召很難連絡到中興副社　　2.中興副社後來在開學後才向政大表示希望在比賽及內部檢討會　　　結束後再和政大一起開檢討會　　　　→應提早向社員解釋雙方都有意願開檢討會　　◎檢討會地點的訂定：因政大總、副召皆為台中人，因此在台中辦　　　較方便，但希望未來地點的部分還可以討論，以便有意願參加的　　　團員可出席　E.音樂會結束後造成雙方社員都有誤會　　1.兩校的溝通有問題，且在中興社團內部的部分，負責人和對方有　　　任何討論後，要對其他幹部及社員清楚的交代　　2.中興對外訊息傳達的窗口要一致　　　　→中興寒訓的主要負責人是副社長，但對於活動的內容也應和其他　　　　　幹部參與討論；社長有最後決定權，但本次活動社長沒有盡監督　　　　　之責任　　3.開會討論不夠周全，導致企劃書的內容和細節的部分有多處缺失　　　　→兩校負責人聯合聲明PO文道歉，表示雙方原本都希望能達到交流的　　　　　目的，但因人為疏忽和突發狀況，而導致兩校社員間有誤會，另外　　　　　會議紀錄在3/26前完成(需負責人都看過再公告) 　F.宣傳品的費用改變原來分攤的方式　　原來決議：節目冊(共1318圓)→政大；海報、宣傳單(共3020圓)→興大　　因為一開始政大表示報帳需要收據，而收據無法分割，若文宣品價錢對分，　　則政大會有報帳之困難，因此不希望文宣品金額對分；之後中興認為節目冊　　會是費用最多的部分，而政大則認為會是海報與宣傳單的費用最高，因此　　雙方才會認為原來的分攤方式會讓兩校負責的支出差不多；日後為避免有　　不公平的情況，以兩校對分的方式較保險，收據須開兩張的部分則只要先　　與店家溝通即可。　　政大最後願意與中興對分宣傳品費用：　　兩校分擔的費用皆為(1318+3020)/2=2169，政大最後給中興851圓(2169-1318) 　　中興則開收據(蓋社章)給政大以做證明 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 140.119.142.45

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