[檢討] 8/2(一) 99人事室主管聯合交接典禮
活動名稱:國立政治大學九十九學年度主管聯合交接典禮
會議記錄:姜林嘉豪
出席人員:嘉豪、佳琪、思惟、淨菡、雅綾、珮瑜、子寧、晨容、霈栩
※活動檢討單:http://nccu.edu.tw/98501032/review_&_discussion.doc
【事前籌備】
一、綵排
1. 7/30(五)當天,人事室人員沒有依約定時間出現。
→參見「事前籌備」一、3。
2. 部分支援人力無法到場綵排。因為交接典禮的走位複雜,絕對需要事前排練;所以希
望全部的支援人力都可以先到場綵排過,以確保活動當天流程進行的順暢。
3. 在與活動負責人接觸後,應該留下學校分機以外的聯絡方式。往後若遇到像是一、1的
問題,就可以馬上聯絡到負責人,知道即時的情況。
二、 徵人:當初在徵求支援人力時,有差點不足的情況。希望往後大家可以更加地熱情、
踴躍的報名參加活動。
三、 事前準備
1.「座位表」應該在事前先熟悉,大致知道各單位主管的位置(例:文學院第一排、外語
學院二~三排…);如此一來在引導帶位時,會輕鬆容易許多。
2. 有經驗的學長、姐可以在事前先自行團內做訓練。
→詳情見「建議與改進」第4點
【當天流程】
1. 自電梯口引導帶位至會場:因為與會教授們有時會是結伴上樓,不免相互交談甚歡,也
許會忽略引水人的引導。
→當在指引時,希望可以放大音量,讓教授們注意到。
2. 會場內帶位:這次因為沒有要求熟記座位表,所以當教授們在進場時,現場狀況混亂。
另外,在沒有被告知的情況下,有人事室的人員出現提供協助,會造成職責上的重疊,
反而讓場面更加混亂。
→參見「事前籌備」三、1。
→參見「當天流程」6。
3. 致送獎牌:這次對於卸任主管獎牌的致送,是採取多人上台同時頒發;然而,當教授們
從會場四方移至講台前方時,不一定會依照司儀宣布時的順序站好,則事先安排好的獎
牌順序也就會出問題。校長必須要努力尋找獎牌上的名字,再一一頒發給教授。
→可以安排人力來指引教授們站在正確的位置、順序上。
4. 攝影師影響活動進行:當在致送聘書時,引水人反應攝影師會跟她們相撞,造成不便。
5. 負責人:希望人事室一方的負責人(也就是下達指令者)只有一人。因為這次有發生人
事室的莫名人物出現,指示引水人去幫司儀傳遞麥克風;但因為這不在實際綵排的範疇
之內,所以引水人會不知所措。而說不定遞麥克風是司儀自己安排自己的工作內容之一
→找一位人事室裡專門負責與引水人接洽、指導的人,每當有什麼行程上或是工作等
的改變時,雙方的溝通會比較完善;畢竟雙方的資訊比較對稱。
6. 人事室訊息交代:這次活動進行的過程中,像是進場時人事室另派人員、或是攝影人員
的存在,都是我們事先沒有被告知的,所以情況會跟之前排練時有所不同。
→在事前準備時,可以先與人事室了解活動當天的人員配置以及職責的分配。如果事
先知道有另加(非引水人)的人力,說不定能夠先做安排,在活動當天合作。
【建議與改進】
1. 試著記住學校「六長」的名字與臉孔。也許可以透過新知分享、社課、暑/寒訓…時,
讓大家有機會熟悉這樣的資訊。
2. 有阿姨反應說有些女生的裙子太短。
3. 在接待這類典禮時,可以事先花點工夫記憶各單位主管的姓名以及長相。
4. 引水人會有像人事交接典禮這種「例行性」的活動。也許我們可以安排一堂課,請有
經驗的學長、姐來訓練學弟妹,讓他們了解整個活動進行的方式,提醒有什麼該注意的事
項、細節等等。(或許可以取代「美姿美儀課」)
【總結】
這次主要的問題似乎都是出在事前準備熟悉度的不足,很多流程對我們來說是陌生、不確
定的。所以不僅是要加強我們團內自己的訓練外,在與人事室方面的溝通也是非常重要的
。這次的活動也可以說是很順利的完結了,感謝大家的配合與努力,大家都表現得很得體
呢!btw,引水人們穿起正式團服就是不一樣,很有專業的架式,讚!
以上.
感謝大家的配合!:D
嘉豪下台一鞠躬<(_ _)>
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