[轉錄][心得] 畢業旅行承辦步驟指南
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作者: Myth0830 (沉眠...inG...) 看板: Gra-Travels
標題: [心得] 畢業旅行步驟承辦指南
時間: Tue Mar 17 22:18:47 2009
［畢業旅行承辦步驟指南］
舉辦畢業旅行是一項藝術，旅行社、主辦人、同學們三方角力的周旋，在遊戲規則中總
有一定的最佳流程，以下是一個承辦流程可以供客戶們參考，也是整個活動承辦的一個
概況，分為七個簡易流程。
１. 地點預算擬定
跨出畢業旅行的第一步，就是與班上同學討論地點及預算，通常在這一小步會花掉非常
多時間，甚至長達幾個月，經過多次討論之後會確定地點及預算，在這一個階段大部分
班級都尚未決定地點，除非是特定屬性的系所，一開始就指定前往的區域，否則通常會
有幾個地點讓同學之間做選擇。
２. 旅行社接洽
主辦人會開始與旅行社進行接洽，一般的接觸的管道有二種，第一種是旅行社業務親自
到學校進行拜訪，與學生進行接洽行程，第二種就是經由網路與旅行社接洽，這二種方
法都是很便利的方式。主辦人會挑選旅行社索取行程，在接洽的過程中主辦人會將旅行
社篩選後，告知同學投票選擇地點或決定旅行社，所以主辦人是把關的重要窗口，主辦
人主導能力夠的話，往往在這個部份就決定旅行社了。
３. 旅遊說明會
請旅行社專案人員至班上進行旅遊說明會，這個階段主辦人已經前往旅行社洽談過，或
是與旅行社接觸已經有一段時間，對於行程及報價已經可以接受了。這時候會請旅行社
廠商派專人來到班級開說明會，讓同學了解整個概況，但是也有班級是請數家廠商來說
明會，請同學投票。
４. 簽訂合約
簽約的地點建議選在旅行社，因為旅行社的設備比較齊全，也可以看看公司的氣息及規
模，旅行社會準備合約書，蓋上公司大小張及騎逢章，在簽約前詳細的再次溝通行程內
容及規格，如果有任何問題都可以當場備註在合約書上，完成簽約動作。
５. 行前作業
簽約完成後會有一段時間，旅行社與主辦人共同處理團體，待主辦人進行收齊同學的資
料（姓名、出生年月、身份字號）及辦理護照證件，統一交給旅行社進行作業，旅行社
進行辦理團體簽證及護照所需資料，這時如果有同學證件不符被退件後，經通知，也有
充裕的時間可以補件。
６. 行前說明會
出發前指定日期，旅行社前往班級舉辦行前說明會，時間點通常設定在出發前兩到三週
內最為合適，這時候所有的程序都已完成定案，旅行社會備妥（Hotel List、旅遊注意
事項、行李掛牌），專人介紹國內或國外旅遊注意事項，大約30分鐘到40分鐘的時間包
含同學的問答，而旅遊團費的尾款大部分都是在行前說明會結清的。
７. 團體出發
旅遊當天指定地點集合，活潑的領隊會笑瞇瞇出現，並且連絡確認學是否到齊，隨後出
發前往機場或展開旅程，協助同學辦理出國通關手續，搭機前往目的地，展開旅程直到
回國入境，送完同學離開後，旅遊正式結束。
By Myth
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