[閒聊] 開會要注意的
話說前幾天參加了一次青青的開會，所以有點心得想發表
順便騙騙Ｐ幣，雖然我已經很久不在BBS上花錢了
開會前
1.是否該與會的人都到了?
例如社員大會要通知到所有的社員和指導老師、出隊會議可能只要隊員參與
2.是否收到通知的人都知道要來開什麼會?
是為了下一個活動還是為了幹部改選...等等
3.來開會的人是否需要準備什麼?(這視每次會議不同而論)
例如這次的社員大會,就應該要大家將學期行事曆帶來
4.開會場地是否順利借到?
像社慶之類需要密集使用會議室的活動,要能確實借到想使用的時間
5.是否掌握了晚到和遲到的人員?
有些人可能上課上到比較晚,所以會晚到,會議主席要能掌握
有些人是因為各種情況臨時遲到,會議主席還是要能掌握
最好能養成要遲到前,主動打電話告知社團幹部的習慣
6.開會時間和日期是否能讓出席率達到最高?
例如在清明節當天的會議,出席率就不會好到哪裡去
7.開會時間和日期是否恰當?
例如活動前一天才開第一次籌備會,就是錯誤的示範
接下來社團的籌備會需要大量時間練習和開會,就要能掌握準備進度去開會
8.指導老師對開會議題的了解程度?
像這次社員大會提到社慶和社遊改日期,老師是不是已經被告知,甚至經過討論?
開會時
1.是否大家都將心投入到會議中了?
2.手機是否轉振動?並且沒其它東西會影響開會(例如電子錶的鬧鐘)
3.會議的議程需不需要抄在白(黑)板上?
建議將會議議程寫出來,這樣較迷糊的人也比較容易進入狀況
4.會議的資料是否確實發到每個人手上?
就我當天看到的,幾乎沒人手上有拿行事曆出來,社長自顧自唸個老半天也沒多少人在記
如果某些活動確定改期了,或者要更動舊版本錯字的地方
是不是要要求大家帶之前拿到的舊版來改?還是直接發新版給大家?
5.簽到表和會議記錄的落實程度?
6.會議主席到底能否掌握會議氣氛和進度?
我個人覺得那天的氣氛很低迷
而且,或許時代不同了吧,看到大家開完會就將社服脫光光,還挺令人驚訝的
7.該投票表決時,落實程度到什麼地步?
8.會議室內座位的安排是否恰當?
例如那天兩個副社長就坐在不該坐的地方,現場也有一堆空位沒讓後面的人補進去坐
或許你們會覺得學長姐就坐最後面一排"監督",但最後一排的開會效果很差,
那些學長姐其實可以坐那天副社坐的那一排,反正兩側的空位子還那麼多
9.是否能正確發佈所有要告知的事項?
社長當天講話不夠POWER,只怕開完會了,還很多人搞不清楚狀況
10.所有發言的人是否切中議題?是否是具有建設性的發言?
11.與該議題相關程度較低的人,是否能掌握別人的狀況?
例如在出隊時,美宣組的人是否能透過出隊會議去了解活動組的想法和進度
12.是否已經確定下次開會的時間?(單一的獨立會議不算)
開會後
1.場地復原程度如何?
2.會議記錄的電子檔建立
3.分配到工作的人,是否都能確實完成所交待的事務?
4.指導老師如未出席,是否能在最短時間內得知開會內容?
如果有遺漏的再補充，希望接下來的社慶籌備順利唷！
--
我的部落格 http://www.wretch.cc/blog/lewischao
╭╮ ╭┬─╮╭╮╮╮╭┬┬╮╭┬─╮ ╭┬─╮╭╮ ╮╭┬─╮╭┬─╮
│┤ │┤ │┤││ │┤ │┤ │┤ │┤ ││┤ ││┤ │
│┤ │┼─╯│┤││ │┤ ╰┴─╮╭╮│┤ │┼─┤│┤─││┤ │
╰┴─╯╰┴─╯╰┴┴╯╰┴┴╯╰──╯╰╯╰┴─╯╰╯ ╯╰╯ ╯╰┴─╯
我的相本 http://www.wretch.cc/album/lewischao 揚州鶴
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 59.104.100.60
推
04/16 09:58, , 1F
04/16 09:58, 1F
推
04/16 22:20, , 2F
04/16 22:20, 2F
推
05/03 12:19, , 3F
05/03 12:19, 3F