[秘書] 5/24 送舊晚會籌委會議
壹、會議時間：101.05.24
貳、會議地點：文A206
参、應到者：張議晨 黃翊紘 葉毓輝 黃亮清 許維庭 康喬嵐 許雅涵
王安 蔡在軒 譚正 黃惠瑄 唐義翔 鄭浩中 黃亦廷 馬家恩
許昕畬 王冠中 邱怡如 莊梓忻 胡紹鈞 林詩容 林晉葳
許志豪
實到者：張議晨 黃翊紘 葉毓輝 黃亮清 許維庭 康喬嵐 許雅涵
王安 蔡在軒 譚正 黃惠瑄 唐義翔 鄭浩中 黃亦廷 馬家恩
邱怡如 莊梓忻 胡紹鈞 林詩容 林晉葳
許志豪
未到者: 黃翊紘 鄭浩中 馬加恩 王冠中
肆、會議紀錄者：蔡在軒
伍、會議紀錄
一、 文書報告:公告於網路徵求表演項目的部份目前是無人報名
→(譚正):是否尋問過老師?
→(總召):因活動流程由活動策劃所排，由活動策劃安排與接洽
二、 學術報告:
(一) 老師邀請函文案已給美宣；大四的部份今晚給
(二) 因上次運動會學長姐反應關於禮節的部份，活動當天應對學
長姐尊重有禮
(三) 請給予當日活動招待人員名單
三、 公關報告:
(一) 大一~大三購買預售票人數:會員57人，非會員22，共計79人
→(總務):預售票要黑白或彩色?
→(公關):黑白即可
(二) 老師要請方面:
阿金老師:可全程參與
彥良老師:未正面回應
元朋老師:再考慮
天皇老師:再考慮
翎君老師:可以參加
道緝老師:可以參加
熾霖老師:不參加
貝克老師:未連絡上
竹山老師:未連絡上
崇峻老師:未連絡上
張璉老師:未連絡上
潘宗憶老師:未連絡上
阿圖老師:未連絡上
佳玲姐姐:可全程參與
曉瑩姐姐:可全程參與
(三) 發e-mail邀請函，用系學會公關帳號，由會長張議晨負
責，內容比照邀請卡
四、 美宣報告:
(一) 目前仍未場勘過，想請問活動當日何時能開始進行場佈？
→(總召):當日中午12即可開始
(二) 向活動策劃詢問美宣組最高可分配之預算為3000元，美
宣組預估會用到2000元
五、 音響報告:需等表演活動確立後才決定音樂的類型，另外音響
與開場影片負責人合作，影片約5~6分鐘，並採重復播放
六、 活動策劃報告:
(一) 活動流程:
5:30~6:00 進場(自由取餐)
5:55 請主持人公告參加者座定
6:00~6:30 用餐及欣賞影片
6:25 阿金老師致詞
6:30~7:40 第一階段表演
7:40~7:50 中場休息(美宣組此時進行第二場地佈置)
7:50~8:10 第二階段表演
8:10~8:30 系隊影片時間
8:30~8:40 大四將卡片交給學弟妹，各年級派代表上台致詞
8:40~8:50 工作人員大合唱
8:50~9:00 拍照與清場
9:00~10:30 將大四帶至第二場地---感性時刻(場地為文一講樓
上之空地，會鋪巧拼，音樂需偏感性，由阿金老師主持)
(主持):是阿金老師先致詞亦或是我們帶老師出場?
→大二主持人帶主任致詞後交棒予大一主持人
(議晨):請問大四有多少人參加?
→40位
(維庭):請問自由取餐是?另外系隊影片時間是否過短?
→餐點方面將由膳食組說明，影片部份時間會再做調整
(二) 感性時間的雨備場地的部份仍有待尋問場地，替代方案
便是將各表演與影片時間縮短，留下時間辦理
(三) 散場方式:大一~大三由前門散場，安排兩位工作人員負
責回收蠟燭；大四由後門散場，同樣有兩位工作人員將
蠟燭再次點燃並帶領大四到第二場地
(維庭):可否排出正確時間表?
→今日回去完成，但雨備板需再等
(惠瑄):是否發紙本的流程表?
→下次會印給各籌委
七、 攝影報告:
(一) 冠中因除了當天攝影外並無其他事前準備故不會參加開
會，加恩的部分會再詢問
(二) 器材部份還未確定
(文書):當日兩台DV的用意與位置?
→再中第二排，兩台的緣故是因為考慮一號機出狀況需
緊急補上
(攝影):請問負責拍照的冠中與加恩當日的位置?
→他們當日屬流動人口，可依他們需要變更位置不受場控
控制，另外他們需在6/12將照片檔案送到系辦供大四學長
姐索取
八、 場控報告:目前沒有報告案
(文書):燈光師的安排?
→音響組負責
九、 膳食報告:
(一) 因時間壓縮的關係，進場階段可自行取餐；7:40~7:50中場休
習也可自行取餐
(王安):關於表演時送餐方面是否製作小菜單以利參加者領餐?
→考慮
(二) 餐點:
1. 三明治:已向麥軒下單，共有素/豬/鮪魚三種口味，單價
45元，共100份，總計4500元
2. 餐盒(內含麵包與蛋糕):向麥士多訂購，單價60元，共
75份，總計4500元
3. 炒飯:向好佳訂購，共3000元，大餐盤由好佳提供
4. 紅茶:御鮮坊贊助，需向系辦與學校相關單位詢問借用
容器
5. 調酒:將採 汽水1:葡萄酒1的配置去調
(1) 汽水單價38元，共4瓶，總計152元
(2) 葡萄酒單價280元，共4瓶，總計1120元
(亮清):建議買濃度高的酒類下去調便可結省酒的金額
(王安):有找到一些調酒的網站會PO在網路上供參考
(三) 餐具:
1. 碗:25(單價) X 4組共100元
2. 杯:10(單價) X 5組共50元
3. 湯匙:6 (單價)X 10組共60元
4. 盤子:29(單價) X 10組共290元
5. 因怕餐具不夠，請文書於板上公告請參加者自備餐具
6. 膳食部份總計金額為14272元
7. 送餐人員異動為:黃鈺婷、陳家邦、鄭君偉、馬梓淏、
芮致廷、許志豪、李瑞倫、邱怡如
十、 總務:預售票是否作彩色的?金費應只需100元
→投票(一人一票制):
議案: 彩色 黑白
票數: 19 0
→預售票決定做彩色，並以書籤方式製作，取消票券上的金額
陸、臨時動議:
一、 (總召):場勘的時間會在下週三前確定，確定後會於FB公告
二、 大四是否穿禮服仍未確定
→總召會持續追蹤
三、(公關):關於元朋老師要求的棉花糖與7吋薑餅屋?
→以吃的飽為主，另外列預算採購糖果
柒、散會
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