[秘書] 5/17 送舊晚會籌委會議
壹、會議時間：101.05.17
貳、會議地點：文A206
参、應到者：張議晨 黃翊紘 葉毓輝 黃亮清 許維庭 康喬嵐 許雅涵
王安 蔡在軒 譚正 黃惠瑄 唐義翔 鄭浩中 黃亦廷 馬家恩
許昕畬 王冠中 邱怡如 莊梓忻 胡紹鈞 林詩容 林晉葳
許志豪
實到者：張議晨 黃翊紘 葉毓輝 黃亮清 許維庭 康喬嵐 許雅涵
王安 蔡在軒 譚正 黃惠瑄 唐義翔 鄭浩中 黃亦廷 馬家恩
邱怡如 莊梓忻 胡紹鈞 林詩容 林晉葳
許志豪
未到者: 黃惠瑄 馬加恩 王冠中
肆、會議紀錄者：蔡在軒
伍、會議紀錄
一、 各組報告
(一) 文書:
1. 因應上次開會會場過於吵雜，請之後開會按程序走為佳
2. 會議紀錄會上FB 籌委板，請大家有疑問時去查看
(二) 學術:關於邀請卡與文案的標題名稱是由學術自行決定還是?
→(美宣):由美宣決定
(三) 公關:
1. 請美宣組於23日將老師邀請函製作完畢，公關組於24
日發送；大四邀請函則是28日完成29日發送
2. 預購買預售票的人數大一已統計完畢，大二統計單號班
由小米負責、雙號由毓輝負責；大三方面請秦驊幫忙統
計，下週四(5/24)前需統計完畢
3. 因系辦建議不便向老師們拉贊，公關組決議不向老師拉
贊
(四) 總務:預算方面，扣除系隊補助金後統計的結果是預算上限為
一萬六千元外加預售票金額
(五) 美宣:
1. 主題已確定:因上輪FB投票，空島與童話兩者同票，經
美宣組討論過後決定選擇以童話作為本晚會主題進行場
佈(糖果屋與薑餅人)
2. 待預售票金額出來後，請立即可予美宣組明確可動用的
預算
3. 因上次美宣組已經將預算調到5000元，但實際可用經費
因系隊補助金的扣除而減少，故美宣組仍以最初預算500
元為準進行場佈
4. 邀請卡的經費歸在美宣組，而文稿撰寫為學術組，請學術
於週日將老師邀請卡文稿交予美宣、下週五前將大四邀請
卡文稿交予美宣
5. 主持人服裝方面能自備就請自備，若需美宣組幫忙租借衣
服請與美宣組接洽
(六)主持:因目前節目過少請大家想辦法增加節目
(七)音響:因場地文一講堂已備有音響設備故不需再外借，音樂將配
合主題童話的方向去找，另外可能需一專人控制燈光
(八)活動策劃:
1. 當日活動流程:
5:30~6:00 進場
6:00 點蠟燭(已買 144根 共375元)
(座位安排:教授第一橫排，大四為中間縱排，大一～大三左
右排)
6:10 吹熄蠟燭，開燈，發餐點
6:10~6:30 用餐 播放影片
6:30~9:00 表演活動
(目前表演確定有系壘 系學會 姐姐共三個 因表演項目過少
，請文書公告公開徵求表演團體)
7:50~8:00 休息時間
9:00~9:30 拍照
9:30~10:30 將大四畢業生帶到排成心型的蠟燭圈，是為感性
時間，可能的話將邀請老師主持
→(公關):與各系隊接洽表演意願負責人:
系排(譚正)
系籃(晉葳 志豪)
系羽(昕畬)
系壘(維庭)
女籃(芝妤)
另外與各系隊接洽系隊影片的負責人仍為議晨
影片/表演接洽需於
5/25前完成(先詢問其影片/表演時間長度
以利策劃安排節目)
2. 場地因原先預定場地風味餐廳已改建為教室，環院有許
多教室仍未開放而原民院不外借，因而決定改致文一講
堂
(九)攝影:不好意思因組員仍未協調好所以本次會議未有報告
→(總召):攝影組的工作應為確定器材的數量與測試，原先的
影片製作交移給逸寧、晉葳、東哲負責製作，當日人力分配
則是昕畬負責DV攝影；冠中與加恩負責拍照
(十)場控:
1. 需活動策劃給予確切的活動前工作人數當日工作人數，
活動策劃需在下週四前提交
2.活動當日工作人員流動皆需經過場控同意
(十一)膳食:
1. 膳食確定:
(1) 炒飯:向好佳訂，預估2000元
(2) 三明治:向麥軒訂，定總匯三明治並將一大份切為
四小份共訂購100份，每份40元共計4000元
(3) 餐盒:向玉軒訂，將做成拼盤，共75份，每份60
元共計4500元
(4) 紅茶:由御鮮坊贊助
(5) 酒精飲料:將以調酒方式(酒+汽水)
2. 送餐流程:
(1) 人員:分為四組共八人負責送餐(鈺婷、家邦、君偉、
致廷、梓淏、梓忻、詩容、奕廷)
裝餐人員:绍鈞、怡如
(2) 時間
6:00~6:30送餐(先炒飯後三明治)
6:30 送飲料
7:50~8:00(休息時間) 送點心(餐盒)
3. 請問場控是否能將送餐組的人力調度交由膳食組負責?
→(場控):可以
→(總召):在此提醒，場佈需在5點完成，工作人員可先吃
飯，而大一工作人員因當日有台通課到六點，會先向阿圖
老師溝通(由總召接洽)
二、 討論事項:
(一) 活動場地:確定為文A206，將於週五或下週一進行場勘
(二) 活動表演內容:如剛才討論的於5/25確定
陸、臨時動議:
一、 (總務):預售票工作人員是否需購買
→需要
→(美宣)預售票定名將於FB舉行民意調查
二、(美宣):因美宣組人力不足，請各幹部回去尋問自己組員沒被分
配到工作是否有意願幫忙美宣組，並PO在FB學會板上
柒、其他事項:
一、大四代表:送餐方式可否以自助模式
→(膳食)因場地問題(文一講)動線不良所以以送餐為主
二、 大四是否確定著禮服參加晚會?
→(大四代表):仍待討論
三、 大四可否提共該屆生活照交給負責人晉葳(5/29日前)?
→大四代表:可
四、 是否要舉辦抽獎:待下週總金額確認後再討論
五、(總務)大四非會員是否要收門票?
投票(一人一票制):
提案:需要 不需要
票數: 10 10
因票數相同進行第二輪投票(一人一票制)
提案:需要 不需要
票數 11 10
→大四非會員需要收門票
收費金額
投票(一人一票制)
提案: 50元 100元
票數 16 4
→大四非會員將收門票50元整
扒、散會
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 114.37.235.120