[其他] 給第十一屆的會長和副會長~
大學指考剛結束，也意味著執行會要開始運作了。
上一篇才登的分享很忠肯，現任的系學會幹部一定一定要看!!看到上篇文章，我想到
了這封信。這是去年我在卸任後寄給第十屆系學會會長和副會長的一封信。同樣的話，今
年再貼給第十一屆的會長和副會長，希望對你們有幫助！因為是我個人的淺見，也可能系
學會的運作已經有改變如果有訛誤，還請多包涵並給予指正。 ^__^
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在看這封信之前，先想想幾個問題，當初爲什麼願意擔任系學會幹部？你認為系學會
還有哪些可以改善的地方？你可以爲系學會做些什麼？記住這些問題的答案直到卸任。不
論你在系學會遇到任何困難，告訴自己：我一定可以的！在六月底那時候交接的很匆忙，
有很多事情還來不及教你們，所以我寫了這封信，希望往後在運作系學會時對你們有幫助
。雖然這封信很長（我盡我的能力將信縮短了），但還是無法將我在系學會這一年的經驗
完全與你們分享。以下我將年度活動大略分為幾項分享我個人的經驗和想法。並沒有任何
一項是例行活動，你們是當政者，籌劃活動應當有所斟酌。
年度活動注意事項：
接下來的活動部份，我寫的是大原則，活動主要對象是誰，活動規劃就以滿足他們的
需求為主。活動細節請該活動策劃人主動去詢問前幾屆的幹部。會長不一定任何活動都要
非常了解，但是你一定要知道籌備狀況如何，適時的給予提醒和監督。是否插手親自處理
，要衡量如果自己攬了這件事情是否其他事情就無法兼顧。要求全體幹部一定要參予每一
項活動，一來學會幹部就是系學會的精神錦標，二來透過每一項活動的籌劃和參予，更有
力的凝聚幹部、培養彼此的默契。 【我一定要特別強調活動參與這一點。當初第八屆會
長有跟我提到這一點，我認為是否參與活動是每個幹部自己個人的意願，我不願意強迫他
們。但是後來我發現許多事情從小細節就要要求，否則不是整個團隊會發生大問題，不然
就是面對大問題卻不知道如何解決。】
活動前：美宣長務必在活動前一星期將海報張貼。公關長務必在活動一星期前將邀請
卡送給老師，並確認老師是否出席。要求活動負責人先寫企劃書，他對活動的構想、需要
哪些器材、工作分配，以及執行日期等等。企劃書寫好，會長可以給一點建議和看法，之
後，你只要照他寫出來的時間負責監督和給予提醒就可以了。（我的作法是尊重活動負責
人，所以我只會提出建議跟他討論，負責監督和提醒，需要人力時，我負責調度。每位領
導人有他自己的領導風格，這就看會長你自己決定站在哪個位置和你的行事風格。）
活動中：交棒給主持人，其他工作人員Stand by，預防任何狀況發生。
活動後：所有幹部一起留下來善後，確定場地沒有任何髒亂後才可離開。
借用教室或講堂絕對不要超過晚上九點，因為耽誤管理員下班，他們會不高興。（關於這
點，我強力推薦陳冠宇和陳禎祥，你們可以去問問他們如何借場地，請他們幫你們引薦給
管理員，他們跟管理員的關係打得很好，期末大會快十一點結束，管理員還將場地的鑰匙
請他們保管。）
分區迎新
活動目的：分區迎新的用意是爲了讓新生先了解大學的環境，讓新生感受到系上歡迎
他們加入。
活動前：請各地區迎新負責人在活動前一個星期Po版，但不一定暑假人人都會上版，
所以也可以請同學打電話邀請自己的直屬學長姊（分區迎新負責人要特別注意一些不同地
域的直屬可能會沒有被通知）。你們用心編輯的新生手冊最好在各地分區迎新前先寄給新
生，並且讓分區負責人先看過。
活動中：直屬學長姊與新生互相認識（因為同高中、地緣會比較有相同的話題，這就
是爲什麼分配直屬要以地域為分配標準的原因），跟新生分享每個老師的特色和教學專長
，高中跟大學最大的不同就是有很多活動，所以也可以跟他們分享參與活動的經驗，甚至
可以先跟他們說大學上課的方式，包含自己排課、課規等等。一定有新生會問系學會是什
麼？是否建議加入系學會？學長姊可以簡單跟新生介紹系學會，並鼓勵新生入會。聊天、
分享只是活動的一種，也可以帶活動和遊戲，甚至東區迎新可以參觀校園、系辦。
活動後：記錄下來參與的人對於活動有沒有任何建議，讓下一屆系學會幹部在辦同樣
活動時作為參考。分區迎新總召或是會長可以找各區迎新負責人開學後一起吃頓飯，跟他
們聊聊，聽聽他們的意見和苦水，給他們安慰、鼓勵和感謝（Leader, you still a no
income student, so you don’t need to pay the bill for them. 不論再忙，一定要
將你給他們的安慰、鼓勵和感謝讓他們感受到，一來他們的辛苦和付出是需要被肯定的，
二來拉近自己與他人的距離，或許這次合作愉快，他們下一次有活動還願意幫忙）。
直屬分配
活動目的：剛入學，新生總是需要人照顧，所以就安排學長姊能照顧他們。簡單來說
，這是一種幫助大家相處融洽的方式之一。
活動前：往年分配直屬的方式是：同校/地域/直屬條件，但是不管怎麼分配，總是會
有不滿意的聲音。聽聽不同於自己的聲音和意見，讓自己在做決定時能更客觀。（盡量不
要在板上戰文，盡量私底下帶著誠意的心，親自跟對方溝通。）
活動中：直屬分配公告後，除了有休退學、轉學或打錯字，否則就不能再做異動。
活動後：對於分配有所不滿意，leader要有耐心地溝通。
新生入宿
活動目的：你們都當過新生，一定知道當時的感受，剛進到新環境一定有很多不便之
處，有的人甚至會很沒有安全感，在那時候新生最需要的就是他人的關心和幫忙，這就是
協助新生入宿的活動目的。
活動前：因為學校並不會將新生住宿的房號告訴他人，所以可以藉由和新生通話時、
或是分區迎新時問新生住宿的房間是哪裡，估計歷史系新生住宿的範圍。
新生入宿前一天，務必跟工作人員確切說明集合時間地點、是否穿系服和分配工作。
活動中：協助新生和家長對於校園、住宿、交通、選課、安裝電腦、使用BBS等問題
，並確定新生是否來報到及是否平安入宿。
活動後：往年，為了避免讓新生感到無聊或想家，通常迎新晚會會訂在新生入宿當晚
。如果今年也是如此，那麼就要安排晚會的事宜（見下一項迎新晚會的部份），如何將新
生帶往會場等等。
會長(包含副會長)
常會 團隊的默契和紀律就是在這時候培養，遲到問題、缺席問題、溝通問題等等。常會
是負責決策和宣布事情，而不是在那時候才想該如何辦活動，（企劃書早開在開會前寫好
，請會長看過）開會時間盡量不要超過兩小時，會長就是會議的主持人，除了po會前須知
之外，你必須在開會前通知大家開會時間、地點和開會內容，比起其他幹部，你辛苦的時
候就是開會前和開會中。
系務會議 會後要po會議紀錄。
六系 CHEEPS = Chinese, History, English, Economic, Psychology, Sport
每個學期會換主席和紀錄，主席是由CHEEPS順序輪流，紀錄則是倒過來由SPEEHC順序輪流
。
課活組、學生自治會、學生議會
(C)lass 【 分類討論集 】
4 NDHU/ 分類 □ 東華大學 行政單位
1 Council 東華 ○ 學生自治會
21 NDHU_USA 東華 ○ 學生自治會
24 SA_EXTRAC 東華 ◎ 課外活動組
把這三個版加到我的最愛，每天去看看是否有關於歷史系的新消息，也要在各系隊版、各
班班版「巡邏」，如果有人提出問題就能立刻給予答覆。關於補助和贊助的部份，在學生
手冊第164-167頁有學生會補助的辦法，可以去申請的補助就盡量去申請。另外，
在志學書房我設立了一個歷史系系學會的會員帳號，請大力宣傳，讓系上全體師生去志學
書房買東西時，報這個會員帳號，在每年年底(12月)可拉一年消費十分之一的贊助。
感謝阿佑的「牽線」，系學會的如何運作，第九屆部分幹部在期末班代表大會前已經
傳承給你們了，或許你們真正在做的時候才會碰到問題，這時候要要邊做、邊學、邊問，
我想卸任的系學會幹部他們會很大方地指導你們。
拉哩拉雜地說了很多，最基本的原則就是問自己這個活動的目的和意義為何？希望透
過哪些方式來達成目標？領導人要比其他人都看得遠，會有哪些問題發生、該如何處理、
如何避免……這都是你要比別人先想到的。你不一定要出勞力，但你一定要用腦力，去想
、去規劃、去溝通協調，多觀察其他活動是如何籌辦，有哪些可取之處，有哪些改善
之處，如果是你，你又會怎麼辦那個活動。
現在你們已經身為公僕，任何的犧牲不一定會受肯定和感激，任何的錯誤都會被放大
和受到抨擊。在系學會非常受挫，但是一定會有所學習!
Learning by doing! Trust yourself, you can do it!
加油!!
BY宜萱
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