[閒聊] 賓客邀約的二三事 - 效率誠意難兩全？

看板GetMarry作者chanyu721 (胖神仙)時間7年前 (2018/08/30 00:26)推噓19(19推 0噓 6→)

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在籌備婚禮的過程中，除了爸媽要搞定之外（詳情可參考《與爸媽溝通的二三事》），邀約賓客更是需要思前想後．邀約多了，怕被說亂炸討紅包；邀約少了又可能被酸不把對方當朋友．G單或臉書活動邀約被說不尊重；私訊或電話詢問又被說強迫中獎．怎樣都可能有話說（菸～）朋友的邀約通常容易處理，但同事的邀約可能關係到辦公室的河蟹，每一張邀請卡都不能馬虎呀… 我簡略的提一下我的作法，不過還沒到真正宴客日，所以沒辦法斷定出席率唷！但至少目前還算是好評居多，也沒有聽到酸言酸語或是不上不下的邀約．給大家參考也提出來拋磚引玉，祝大家都有適合有效率的方法：）《粗估賓客人數》作業時間：找飯店之前基本上我只約一兩年內有密切聯絡的同事、朋友．我秉持「五不一要」原則，果斷的放生很多沒那麼熟或是容易產生閒話的空間，才不會自找麻煩 1. 只邀想看到的人 2. 不主動邀三天內想不起來的人 3. 不主動邀只有網路互動的人（例如臉書按讚留言） 4. 不主動邀對方結婚時我沒有參加的人 5. 不主動邀以前包過紅包但後來沒互動的人 6. 絕不邀愛酸人愛比較的人（想來也會被我婉拒）如此一來，基本上名單裡幾乎都是「我很熟的人」，我很確定屆時除非山無陵天地合不然應該87%會來參加．秉持著這幾個原則，我初步的統計是家人三桌、朋友三桌、同事四桌共十桌．（目前G單確認人數是家人三桌、朋友四桌、同事五桌，多一點點而已）《選各朋友群代理人》作業時間：發出Google表單及臉書活動之前邀約的賓客不外乎家人、各階段同學、各階段同事、其他這四大類．因為工作的關係，我待過四間公司，直屬的部門小至十多人大至近百人（而且都是密切合作的同事），如果沒有代理人先初步的拔草測風向，真的會非常辛苦．若一直在同一間公司或是部門人數不多，這部分可以省略．除了重要長官我會親自邀請，其餘每個階段我都會拜託一位代理人，幫我先探探大家的口風，免得直接由新人出面，大家不好意思拒絕然後被集體已讀，或是大家一窩蜂口頭答應但放鴿子，甚至有人很想參加但不在新人名單上等尷尬的狀況．在找代理人時，一定找應對得體且心思細膩的人．我並沒有鎖定辦過婚禮的人，但會說清楚所有的顧慮，讓這位代理人可以理解他工作的重要性並在適當的時候協助溝通．尤其是會發喜帖到已離職的公司時，更要請這位代理人多多費心！ 1. 告知代理人因為擔心多邀約會被說亂炸，少邀約會被說不把人家當朋友，所以要請他先問問看大家的意願．也可以請他把這套說詞直接跟同事說，跟大家告個罪，讓想來或不想來的人都有個緩衝． 2. 請不要強迫大家參加，也不要出現拉客的情形（例如同儕壓力），因為我不是在拚選票，也不缺賓客 3. 若有人詢問是否接受禮到人不到，我會請代理人轉告婉謝，並再次親自聯絡致謝（原則上人沒有到我們就不收禮，但這部分因人而異，請斟酌) 《電子邀約–G單臉書好方便》作業時間：婚禮前二至三個月和大部分的新人一樣，我們採用了G單+臉書活動兩個媒介，G單讓大家填資料，臉書公布消息．以下有我們G單的問題，被同事封為職業病上身及史上最詳盡問卷，大家可以參考．雖然問題比較多，但大多是選擇題，不會花賓客太多時間．（比起事後還要單獨詢問，方便許多） 1. 姓名，請留中文全名,H便寄送喜帖（必填,開放式作答） 2. 是否能來參加喜宴（必填,選擇題）(我們只有會參加及不克參加兩個選項,迌]有些人會有不能來但請提供喜帖的選項，看各人選擇) 3. 手機號碼（必填,開放式作答） 4. E-mail（必填,開放式作答 5. Line ID（非必填） 6. 郵遞區號及地址（必填,開放式作答） 7. 您的身分（必填,選擇題） 8. 參加人數（必填,開放式作答） 9. 與您一同參與的人員名單如配偶/男女朋友/小孩/親友（必填,選擇題） 10. 來參加的兒童人數（必填,淖擇題） 11. 是否需兒童座椅（必填,選擇題） 12. 是否吃素及素食人數（必填,選擇題） 13. 需要的喜帖形式，紙本或電子檔（必填,選擇題） 14. 您喜歡的聯絡方式，Line/Facebook訊息/電話/簡訊/皆可（必填,選擇題） 15. 悄悄話（非必填） G單完成後，我們開了臉書的活動並放上一張婚紗照讓大家好辨識．活動中至頂G單的問卷連結，並在活動中詳細註明婚宴的日期、時間、地點，再設為私人活動並邀約上述名單的人（請務必記得把主管們拿掉以示尊重）網路活動發出去後當然不是坐等大家填寫，一來不夠尊重賓客，二來也容易被遺忘，因此要馬上進行下一步．另外我會有一份完整的賓客名單，並根據大家回覆的情形更新為已填單/ Line確認/口頭確認/未回覆四種顏色，方便追蹤．《邀約朋友》作業時間：發出Google表單及臉書活動之後，立刻LINE通知好友朋友的部分比較單純，基本上大部分我會邀約的朋友都是很親近的朋友，不太可能不出席．在發出臉書邀約後，還會貼一次G單連結跟邀約文字到群組（若沒有群組才會私訊）在邀約朋友的這一塊，朋友都很火速的填了G單或是先回LINE確認，所以大概兩天就全部確認完畢，謝天～《邀約同事》作業時間：發出Google表單及臉書活動之後，立刻LINE通知同事，若須EMAIL則在LINE之後，盡快作業，禮多人不怪！同事邀約我分成三種狀況，剛好我三種都遇到了，真是幸運（冒汗）．不過要強調的是我都只發給常聯絡頗有交情的同事唷！ 1. 離職許久的前公司 – 若是平輩前同事，劃為朋友區，比照上面處理．若是前公司有提攜恩情的主管，我會親自LINＥ上邀約並告知若是不克參加也很想藉著這個機會謝謝老闆以前的照顧．老闆回覆後就註記在自己的名單內，不要麻煩老闆填單，也不會麻煩老闆馬上就確認參加人數． 2. 剛離職的公司 – 因為剛離職的公司家大業大，直屬部門就有近百人而且往來頻繁，因此我寫了一封正式的邀約信並附上婚紗照（喜帖還沒出來），寄給該公司我拜託的代理人請他轉發，並請同仁若要參加可以直接填單或是聯絡我．在發出信之前我發現有許多好心的同事已經火速的填好了．我會把我心中認為會來的同事連同已填表的同事都整理好一份名單另寄一封信給這位代理人，讓他知道有些人已完成報名，並請他幫忙問一下鐵票是否會來（但不要強迫拉票，也不要把名單放在會被轉發的信裡）．主管比照上一段的主管，親自邀約． 3. 到職不滿三個月的新公司 – 基本上我不會邀約，但是婚禮前會給餅不給帖（主管們一人一盒，部門一個公餅）對了，不管是臉書或是當面說「我要去」、「炸我炸我」的人，沒有真正填單或是私訊我之前，我都不會單獨問他們．一來是既然沒在我的名單中可能我的認定就是沒那麼熟，二來職場上也很多閒話，少邀約可以補餅圓回來，多邀了被講討紅包會讓人很不高興．不過這是我的作法大家可以酌量服用．做到這裡，已經完成八成了！！（開酒）《追蹤報名》作業時間：發出Google表單及臉書活動之後，約兩個禮拜內通常大家回覆最踴躍的只有發出邀約後一至兩個禮拜．我的節奏是發出G單與活動後，再把G單的連結貼到私人臉書並設公開，以免錯過一些想參加但我沒有邀請到臉書活動的朋友．接著當天或隔天LINE / EMAIL聯絡需要聯絡的人，若是沒有回覆的朋友我就不會問第二次．另外除了主管，若沒有在臉書活動邀請名單中但後來有填單的朋友，我也會再次私訊確認出席並表達感謝，同時詢問對方是否方便把他加到臉書活動中．在發出活動後的兩個禮拜我會比較頻繁的refresh G單，若是有一些自行來填單的好朋友，也要盡快的私訊他們致謝！小心得：因為我粗估人數時抓得很保守，所以在詢問參加意願時，幾乎都是立刻答應並填單，完全沒有遇到打迷糊仗或是到時候再說這種答案．另外也因為有代理人的幫忙，大家填單的速度也很快，大概只花四天，填單+LINE確認的朋友、長官、同事就高達九成，我朋友都說我是神附身，真的也很感謝大家的配合．當然也會有一些重要前輩，平常聊天時答應婚禮一定會來（我評估交情也夠）但純粹不喜歡電子填單的方式，那我就會比照長官的處理模式．不過如果是太機機歪歪的平輩這也不填那也不回，基本上要求太多的我就會果斷放棄請他不用來了（但目前沒遇到）．《最終確認人數》作業時間：婚禮前一個月發喜帖至婚禮前兩個禮拜排桌次我目前的想法是發喜帖一併確認最終人數，若是有到時候還不能確定或是臨時感覺不能來的人，就告知之後再約吃飯（不再收紅包）．我是個討厭猶豫的人，若無法第一時間確認參加的人我會果斷婉拒，寧可事後再掏腰包請吃飯都不要等來等去增加自己的麻煩，婚禮的事情已經夠多夠雜了，沒必要為了不夠有心的人傷腦筋～補充一下，我的家人桌只占兩桌-而且只邀近親，另外家長也不邀其他的朋友，所以最恐怖的爸媽不給人數的狀況我真的沒遇到．另外我的親戚全是台北人朋友也九成是台北人，因為同一縣市所以可能確認上會比較阿撒力一點（交通方便）．若是有跨縣市的親朋好友，可能出席狀況變數會再多一點，這部分也都要再好好考慮並包容了（念佛）～以上，這篇文章斷斷續續居然打了六小時… 希望對大家有小小的幫助～ -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 49.216.177.26 ※ 文章網址: https://www.ptt.cc/bbs/GetMarry/M.1535560017.A.DB6.html ※ 編輯: chanyu721 (49.216.177.26), 08/30/2018 00:28:36 ※ 編輯: chanyu721 (49.216.177.26), 08/30/2018 00:32:44

推

egeva

08/30 00:32, 7年前 , 1^F

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egeva

08/30 00:32, 7年前 , 2^F

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nn8321

08/30 02:59, 7年前 , 3^F

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