[會議] 2010嘉雲會22屆幹部會議

看板FJU_Chiayun作者imway (小喂)時間14年前 (2010/06/05 03:43)推噓9(9推 0噓 1→)

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2010嘉雲會22屆幹部會議日期時間地點負責人會議記錄優質工作人員 5/31 18:43 LH108 蕙蓮、佩穎小蔚ㄧ、介紹工作團隊第12任顧問團團長:鄭育昇團員:鄭育昇王書晨李偉豪黃柏翰楊茜百陳威廷莊螢粲第22屆幹部會長：蔡蕙蓮總幹事：鍾佩穎活動組：簡豪葦、王廷鈞、陳若雅、李易勳、張愷文、涂貴寶許鎧璿、林厚華、王柏凱、蔡宜君、蔡欣錡公關組：顏子庭、吳尚偉、林嘉胤、曾建豪、張芸晨器材組：許崇譯、楊凱翔、潘佩芸、賴泯佐、蕭宥豪、曾梓洋總務組：梁芷榕、李芷萱美宣組：蔡瓊瑩、蔡雅惠、陳愷葳、吳銘軒、游雅柔、林景涵、王亭予文書組：何幸書、林蔚如、范宜婷、謝琬鎔、周峰汶二、工作內容活動組：天生好動設計活動表演(規劃活動) 公關組： 1.連絡 2.拉贊助〈企劃書〉 (如有贊助記得開收據給店家) 3.跑黃單 (製作邀卡謝卡)(黃單記得給助教及指導老師簽名) 器材組：借器材、場佈(需有公關組的黃單) 總務組： 1.收錢(會費) 2.結帳 3.明細 (EX.美宣組開出的收據)((收據要有統編)) 美宣組：剪剪、貼貼、畫畫文書組： 1.po B版(將會議記錄PO到版上) 2.通訊錄(至少在上學期期末之前做出來) 3.會議紀錄(且要製作簽到表) 三、活動事宜 1.招標負責人 (總召要做出整個活動的企劃書並向會長回報、進行相關的人員接洽、貫串整個活動內容並執行監督的責任) 2.介紹各活動、進行招標活動日期負責人備註南迎 8/20~8/25 小憨、鎧璿為整學期第一個活動、活動內容的難易度屬於中等(日期還未定)、場地租借方面較麻煩、人數眾多要特別注意、名牌數量要做足北專 9/5 廷鈞籌備較容易、聯絡的部份要確實、租車的部份已OK(去年有留車) ※要記得搬暑返、南迎的器材和道具及巧傳收據本北迎 9/9 瓊寶、新奇要特別注意的是日期在開學前的禮拜四，有關寶寶們住宿提前的問題要先向宿舍提出申請， (負責人要提早北上)、宗旨為讓大一新生認識輔大、跟南迎意義差不多 ※1.在南迎和北迎之間要舉辦家聚、嘉義區或雲林區的選擇也請各家注意 2.南迎和北迎的籌備期都在暑假、負責人可開始找組長，組長人選不要重複期初 10/4 蕙蓮、佩穎讓寶寶認識嘉雲會、記得留時間宣傳會服徵稿巧傳 10/18 小蔚、幸書主要讓會外的人訂巧克力、各家一個攤位、器材組要多找些人手(各家的人手分配也要注意) 、除擺攤外主要也為了培養各家感情，所得為嘉雲會主要收入來源大會遊 11/20.21 蕙蓮、佩穎讓寶寶們和樂融融、促進嘉雲會的感情 (新活動) 嘉雲周 11/22~26 顧問團(偉豪、柏翰) 球賽 11/28 愷文、貴寶時間為嘉雲週的禮拜日、包含籃球及排球、場地租借要注意，要記得找裁判以及準備用具 (6/1起可開始借場地) 期末 12/30 蕙蓮、佩穎發會服、通訊錄寒返 1/24~29 獅子、豪葦暑假就要開始企畫、是給大一參加的活動，主要讓大一學習辦活動的能力期初 3/2 蕙蓮、佩穎介紹下學期的活動卡拉 3/31 厚華、愷葳主要為娛樂性活動、器材組的角色重要、道具器材場地都要提早向學校借改選 4/28 蕙蓮、佩穎選出下一屆的幹部薪傳 5/14.15 顧問團(YOYO、茜百) 送舊 5/27 顧問團(威廷、螢粲) 暑返 7/10~15 缺跟寒返差不多、最主要是要克服參與人數減少的問題、寶寶們從大一升上大二要調整心態，有了寒返的經驗，更不容許犯錯會服負責人子庭、崇譯可跟寶寶徵會服稿(但大一到大四都可投稿)，要找廠商，有餘力的話可進行比價，注意要在寒返之前將會服做出來(期初可先宣傳，各家負責收錢人須謹慎完成工作) PTT+總網誌+Facebook 文書組 PTT：把會議紀錄PO到版上並收到精華區網誌：把近期的資訊放上去 3.各家負責人 1.雙負責人制: 一家二家三家四家五家連絡(負責聯絡家爸媽) 吳尚偉曾梓洋蔡宜君李易勳周峰汶活動(舉辦家聚、更新家網) 游雅柔林蔚如王廷鈞張晏嘉謝琬鎔 ※找上屆負責人要帳密上一屆活動負責人偉豪志昶小冰威廷昆佑 ●鞏固聯絡網，人員要抓緊緊喔！！各家家爸媽一家 : 林景涵、吳琇芃、林萱緒、曾建豪、陳世ㄨㄣˊ 王鵬維、蔡沛遇、侯紘智、李芷萱二家 : 湯適安、林佩誼、林蔚如、王惠巧、侯君蓓、吳芝融三家 : 許崇譯、涂貴寶、王廷鈞、顏子庭四家 : 羅聖堯、林厚華、蔡雅惠、張芸晨、王柏凱、羅聖堯、羅勝群、林駿甫、陳柏豪、張晏嘉五家 : 范宜婷、蔡瓊瑩、許鎧璿、陳愷葳、林嘉胤、何幸書 2. 若家爸媽無法全數出席開會,至少一位負責人一定要到, 並將開會和聯絡事宜交待給底下家爸媽。負責人無法出席即要找人代替其出席開會四.規則 A.工作態度 1.按照所分配的職務去執行事情並在規定內的時間完成 (工作進度要隨時回報，各組間互相合作 EX.活動組開出的道具需要美宣和器材的配合) 2.組員間彼此保持一定的聯繫和默契；各組之間要能彼此互相合作和協調 3.活動負責人要能貫徹始終，全力做好 4.莫忘初衷，心態上要能以嘉雲會為出發點 B.開會規則 1.如開會要請假，像各組組長報備 ;如果組長要請假, 必須找到替代人並向負責人說明缺席原因 (且要提早請假，盡量避免開會前臨時通知組長) 2.每次開會一組至少要有兩人以上出席(不包括組長) 3.就事論事 (就算合作的過程中有摩擦，也要就事論事，不要將個人情緒遷怒到事件上，影響團隊間的感情；就算與夥伴因辦活動發生爭執，也要在當下解決事情，不要將負面情緒延長到之後的相處上) C.聯絡規則組長負責制:組長回報時一定要說明不來的原因 (組員亦要負責與配合) 五.問題和討論補充： 1.開會至少需九人(不含顧問)及兩位顧問團 2.各組間的聯繫要確實，包含家爸媽對於寶寶的聯絡也是，不要因為一次兩次聯絡不到之後就放棄，名單要做持續的追蹤，未回覆的也一樣。 3.這禮拜五(6/4)晚上十點之前各家聯絡長回報確定的家爸媽名單 (要再次核對) 4.各活動負責人特別注意：對於辦活動不清楚的地方要向上一屆的負責人多多請益，別又犯了同樣的錯誤六.顧問團時間獅子：大一即將升為幹部，要對自己負責任，心態上面也要有轉變。 YOYO：會議紀錄、各活動企畫書、黃單等等要好好保存，像之前的很多都流失很可惜，保留下來以後社團評鑑也可提高評比。肥肥：辦活動時要改掉上屆的缺失，不要同樣的錯一犯再犯。羅培：提醒大一們，要調整心態，不能再以大一的玩耍心態來面對活動。 YOYO：補充顧問團的活動負責人（同表格中）威廷：聯絡要確實，不要讓人一直流失掉。魚丸：同活動的兩位負責人之間要做好溝通，不要只是各自主張且兩人不同調，這樣會讓底下的人接收到不同訊息，不知如何做事。肥肥：家爸媽的部份，不管寶寶之前拒絕了幾次嘉雲會的活動，還是要繼續連絡他們，不要就不再通知寶寶。亦祐：負責人不要太輕視辦活動，不要覺得可以輕鬆面對，在討論的過程中可以多找一些人一起商議活動的內容，不要只是兩個負責人自己埋頭討論，像我們大三這屆就常常會有事沒事都軋在一起討論活動，和組員之間也要做好溝通，要好好控制組員，該忍的時候要忍，組員太過份的話也要想辦法處理，不要一味的容忍。 YOYO：活動負責人有些是被選出來的，希望將來他們要你們幫忙時不要推拖。偉豪：在散會後各組組員之間可以自己去小聊一下或自介一下，增進情感交流。出席：３３人貴寶、愷文、RK、亭予、陳柏豪、愷葳、侯紘智、蕭堯、瓊瑩、鎧璿、小憨、小蔚、幸書、Eva、蔡宜君、新奇、柏凱、厚華、晏嘉、若雅、銘軒、子庭、羅盛群、王廷鈞、楊凱翔、賴泯佐、許崇譯、曾梓洋、潘佩芸、林嘉胤、吳尚偉、曾建豪、梁芷榕。列席：１７人 Ken、康七、柏翰、偉豪、魚丸、威廷、書晨、YoYo育昇、馮凱、劉育銓、佩珊、亦祐、羅培、肥肥、郭軒、薏庭、螢粲。 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 118.167.56.154

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