[會議] 南迎三籌
嘉雲會南部迎新三籌會議
日期：2006/08/12 10：50am 地點：嘉義市維拉
主持人：王若盈 何尚蔚 記錄：劉宇倉
一 活動流程
７：３０～ ８：３０ 工作人員集合
８：３０～ ９：００ 簽到.發名牌.名片.各家集合
９：００～ ９：０５ 主持人開場
９：０５～ ９：１０ 會長總幹事致詞
９：１０～ ９：３２ 團康活動
９：３２～１０：５２ 分家跑關
１０：５２～１１：０５ 舞蹈＆短劇表演
１１：０５～１１：４０ 休息時間（各家帶開）
１１：４０～１１：４２ 集合
１１：４２～１２：０５ 各學院帶開介紹各系的選課方法
１２：０５～１２：１０ 主持人收場
１２：１０～１２：３０ 收拾場地
１５：００ 開檢討會
二 各組工作回報
活動組
a 確認活動內容並予各活動間的順利串聯 →ok
b 向器材組說明所需器材.美宣組說明所需道具→ok
c 一支舞蹈 →ok
d 團康.跑關活動內容及各負責人 →ok
美宣組
a 完成海報.謝卡*3.邀卡*3 →ok
b 工作人員名牌.新生名牌(包括老人名牌) →名字尚未寫上
c 新生手冊封面封底 →ok
文書組
完成新生手冊與活動DM(約125份) →ok
公關組
完成活動場地確認.學校黃單 →打電話再確認
器材組
跟活動組確定當天會用到的器材 →差音箱
總務組
a 帶125個信封 →ok
b 向工作人員索取保險資料 →當場傳下去寫
(姓名.生日.手機及住家電話.住址) (不確定會到者不用辦保險)
交通組
學院組
確認解說之講解內容(建議可下載各學系大一之課表)→行前驗
家長組
a 開始通知並統計該家大二以上會參與的人數
一家 二家 三家 四家 五家
5 8 14 2 8
b 向各家工作人員索取保險基本資料(轉報給總務組)
三 行前應達進度
活動組
a 團康.跑關(包括關卡名稱)及舞蹈表演皆能流暢進行
b 器材準備及美宣再次確認
c 雨備場地之找尋
美宣組
工作人員(包括老人)以及寶寶 名牌上騰寫上名字
文書組
新生手冊及簽到表印製完成(約需要130份)
公關組
a 與活動場地相關部門聯繫 確認借用時間(8/18~20)
b 書寫邀卡(助教.市政府.酒廠)
器材組
相關活動器材及來源確認
總務組
a 通知單.邀卡的寄發
b 辦理工作人員及新生保險
交通組
學院組
確認解說時段的講解內容
家長組
a 打電話通知各家寶寶參加意願並統計人數(順便要保險資料)
b 通知各家家爸媽(包括老人)參加行前會
四 注意事項
a 南迎行前 2006/8/18
b 各家記得製作家旗
五 臨時動議
*招標活動關主－瀛心.詠琳.瑞升.立昇.宇倉
*提醒寶寶帶中餐費用
*行前時有跳舞或演戲者９：００集合
*希望各家家長在行前都能到
*16號晚上10點前回報各家參加人數(寶寶.老人.工作人員)
六 監督人發言
*交通組記得帶會旗
*請確實的確定參與人數
七 老人時間
*行前要加入跑關的順序
*打電話前可以先做筆記才不會漏了事情沒通知到
*除了在板上po板外 有問題時也要說明
*行前家爸媽一定要參加
*聯絡要提早以便安排時間
*最好是在三籌前確定參與的人數
*還不確定是否會參與的人保險也保一下比較好
*會議主持人應該在討論後下個結論宣佈給大家知道
*器材在行前當天要將所有器材帶到場地測試
*學院負責人需事先找好各系講解人員 各系講解人在行前就要會說明
*會議資料除了可以po板外也可以寄到信箱
*手冊的用詞有點過度誇張 裡面的資料要正確 錯字贅字要注意
*活動關主也要驗收
*招標的關主回家要做功課
*各家的回報要在確實一點
*手冊的字體太小了 要盡量大一點
*行前請務必準時
*所有的會議單都要攜帶
*時間點要注意不要有衝突的現象
*手冊內可加入嘉雲無名的網址&介紹
*活動的連接如果太趕的話 串場可以加長
出席： 王瑞升 呱呱 詹胖 邱詠琳 張瀛心 周佑駿 陳松廷
小Ｑ 妃 立昇 惠淇 Jimmy 湘淋 M 丸子 尚 宇倉
列席： 正杰 阿空 ＱＱ 孟君懷倫 育賢 哲緯
ｐｓ：拍謝啦 拖了那麼久才ｐｏ
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◆ From: 220.131.244.39
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