[創作]團體（一）--好的團體

看板EAETA作者 (阿康)時間16年前 (2007/10/06 21:17), 編輯推噓0(0推 0噓 0→)
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首先，看這篇文章前，請各位一定要先把 < 團體（0）--溝通 > 這篇文章讀完。 因為在團體運作裡，良好溝通就是最好而且必備的工具。有了良好的架構，各單 位之間卻沒有良好溝通，那還是不能算是一個好的團體的。 接下來的文章裡面，會大量講到〝溝通〞，所以請務必先瞭解溝通的機制，這樣 看下面的文章才不會被〝溝通〞給弄得七葷八素，心情很糟。 有了理想目標，有了一群伙伴，在下來就是要開始作整個團體一起想作的事情。 要一個團體快速且正確的完成一件事情，我們都知道需要一個很重要的東西。 那就是：組織 有了組織，我們可以讓團體裡的每一個人分工合作，迅速且正確的把所有的東西 依照預定進度完成。 一個團體裡面可以存在著大大小小不同的組織，而整個團體的運作狀況跟他所擁 有的組織是否健全，組織間的溝通是不是完整，有著息息相關的關係。一旦制度 是健全的，各組織也都是健康的，而且組織之間的溝通都能夠非常的順利，那麼 只要再加上一個我們之前提過的〝有生命力的理想〞，這個團體所能夠作的事情 更多，更成功，也比別的團體能夠傳承的更好，延續更長久的時間。 總結一下，一個好的團體，必須要有一個有生命力的理想，一個健全的組織，有 能力的幹部，以及所有團體人員之間良好的溝通。 這就是我們之後幾個單元要討論的：健全的組織，有能力的幹部，以及良好的溝通。 而這個單元我們要探討的，就是整個大團體的組織。 看看所有的團體，小至團體，大至國家軍隊，都有三個一定要有的單位。一個是 制訂目標的上層單位，負責把一個個的目標丟出來，我們在這裡稱為目標制訂者 。一個是管理單位，負責管理團體裡面所有的成員，並且利用各種有效的方法把 團體組織起來，迅速的達成上曾所交付的目標。另一個就是包含所有成員的團體。 我們用軍隊來舉例子，就可以更清楚的瞭解這個架構。國家的領導人下達宣戰令 ，向某一個國家宣戰。所以，整個軍隊就這個最終目標（妳可以把他視為理想） 整軍出發。而這一次戰鬥的指揮官，跟所有的參謀共同研商整個攻佔的時間表 以及順序，並把一個個的目標用溝通系統發給各個戰鬥單位。比如說：陸軍168 營在10/32前要攻佔A點。於是168營的營長就開始規劃，並且組織他下面的各個 戰鬥單位，帶領他的士兵們用最迅速且傷亡最小的方法把A點取下。 （補充一點：軍隊下的次級組織依序有：軍，師，旅，團，營，連，排，伍，兵。 以三為單位，三兵一伍，三伍一班，三班一排等依此類推，不過各個國家的編制 依照其特殊狀況而不盡相同。） 從上面，你除了可以看到我們剛剛所講的基本架構之外，也可以看每個位置上面 的人都是具有轉換性，可以互相轉換的。我們可以看到，一個軍隊領導人在國家 這個團體下，他是一個管理軍隊的人，轉身在軍隊這個團體下，他就變成了目標 制訂者。而相同的，他也都是位在這個團體當中成員的一份子。 我們把這三個單位列舉出來：目標制訂者，管理者，以及團體成員。 然後，我們把他排列起來，來表現出我們最常使用的組織狀況。 目標制訂者 ──→ 管理者 ──→ 團體成員 我們可以把他換一下，就變成社團的狀況了： 學長姐（指導老師）──→ 社團幹部 ──→ 社員 檢視一下自己社團，是不是就是這樣子的狀況呢？ 我們回到社團常常發生的狀況好了。 往往學期初剛接社團信心滿滿的幹部們，學期中的時候，一而再再而三活動受挫讓 幹部們開始有點灰心沮喪。這時候很多學長姐往往都會開始有許多的關心與指導的 工作，他們一方面教訓著幹部們務必提升社員們的興趣，並且提倡著要讓學弟妹的 向心力變強（往往也提不出什麼具體的方法），另一方面也用著帶點輕蔑的（大多 時候不是有心的）語言，比如說：〝辦這種活動很簡單，妳只要....〞，或是 〝這個不是你們本來就要會的嗎，這個應該要....〞，還是〝怎麼會？這不是之前 都教過了嗎？....〞，來指導這些幹部們。 越指導，幹部們的心情越差，壓力越大，也不到如何提升學弟妹的向心力，更不用 說學長姐提出來的方法跟現在的狀況根本一點都不符！！作幹部的開始認為自己 〝做到流汗，卻被人家嫌到流涎（台語，意思就是拼死拼活還被別人一直嫌）〞， 一點點成就感都沒有，而壓力卻是大到自己扛不起。社團的壓力，功課的壓力，情人 的壓力，學長姐的壓力，壓的自己喘不過氣來。甚至連當初剛接社團的快樂也消失了 。自己的快樂都消失了，又怎麼帶給別人快樂？經營社團的動力越來越薄弱。偏偏， 在動力消失的同時，事情作的更不好，學長姐更不滿意了，而壓力也越來越大.... 同時，身為社員的一年級伙伴越來越感受不到社團的熱情了。社團的活動越來越沒有 樂趣，當初社團博覽會時幹部們說的天花亂墜的快樂景象也完全沒看到。活動裡面所 倡導的理想目標好像變成了制式化的口號。到這種地方來浪費時間還不如在家裡面打 電動來的舒服點。 惡性循環於是開始，然後越滾越大。社團的狀況也就越來越糟.... 這個是學校內社團走向敗亡的必經之路。這個惡性循環一但開始，沒有人發現並且 結束他時，妳會發現他對幹部士氣的摧毀程度是超過等比級數在增加。你可以回頭 去看看第一篇「社團營運概論」裡的那張圖，你可以發現每繞一次不成功的Cycle， 幹部的士氣就會更加的低落，能力就越來越沒有辦法展現出來。 那要怎麼去破除這個惡性循環？ 在剛剛的那個狀況裡，我們又再次的提到了向心力。向心力的〝心〞就是理想。什麼 是向心力，我們在前面的兩篇向心力的文章已經提過，這裡就不再多加敘述。 而這篇文章，我們要講的就是，如何如何調整我們的組織，把理想傳達到每一個成員 的心中，去確實建立向心力。如何調整組織，讓壓力最大的幹部得到更大的支持！ 既然要調整組織，那我們就把上面畫過的組織圖重新拿來檢討一下... 目標制訂者 ──→ 管理者 ──→ 團體成員 學長姐（指導老師）──→ 社團幹部 ──→ 社員 讓我們先重新定位一下，這些位置上面的人，他們應該要作的事情以及應負的責任。 目標制訂者，顧名思義就是制訂目標的人。他的工作很簡單也很艱難，就是製造目標 。在社團裡面，這個人往往是社團的固定指導老師或者是社團資深的在校學長姐。 目標制訂者的工作，就僅僅是制訂目標，並且讓整個團體的所有人瞭解這項目標。他 必須要瞭解社團的營運狀況，並且依據這些狀況去調整社團的目標，讓整個組織朝向 理想的方向前進。 他不一定要有熟練的團體技巧，因為他並不是管理團體的人，而且他也不能夠是管理 團體的人。因為管理團體所需要承受的壓力以及所耗費的精力將會完全使他喪失判斷 團體目標的能力。他不再能夠因應時勢而創造出對團體最為有利的目標，而是整天思 考該如何解決眼前的問題，完全喪失長期規劃的能力！ 這樣，團體將得到一個不怎麼好的管理者，卻可能失去一個最佳的目標制訂者。 目標制訂者並不一定是要在團體當中的人。他有可能已經不在世上，或是早已遠離團 體，但他所留下來的目標若是有生命力而且也可以遵循的，那這個團體一樣會朝著理 想方面不斷前進。 管理者，就是負責管理團體裡面所有的成員，並且利用各種有效的方法把團體組織起 來，迅速的達成上曾所交付的目標。他最重要的工作也是唯一的工作就是達成目標。 而他最需要的工具就是溝通。其實這也是他每天在作的事情，溝通溝通在溝通。跟團 體內的成員溝通，跟自己的幹部溝通，跟上面的目標制訂者溝通，跟其他的團體溝通 。藉由不斷的溝通，已完成自己所被賦予的使命。 另一個就是包含所有成員的團體。這個也是包含上述兩個單位的母體。 在L. 羅恩.賀伯特 「主管，你如何活下去？」這本書裡面，他清楚的描述了這三個單 元之間應該要如何的運作，才可以成為一個好的團體。他是這樣子寫的： 「滿足三項因素或分類（目標的念力設定-執行計畫的人, 管理-取得方法的人, 團體本 身-享受成功的人）才能擁有一個成功的團體，或者，事實上，才能夠擁有一個真正的 團體，而這些分類並沒有特別鮮明。」 以及： 「團體本身的慾望和思想會影響和促進目標夢想者，而實際上也是目標夢想者的一部份」 「管理單位必須要有團體的的支持和團體的後援才能進行，因此為了最佳也最經濟的去 執行命令，就必須有團體的共識。」 「管理單位必須信任計畫部門，否則計畫部門很可能會將改革管理單位納為夢想的一部 份。」 「目標制訂者必須為管理單位所接受和信賴，否則管理單位會開始四處尋找新的目標制 訂者，而身為管理單位，不是目標制訂者，他可能會開始去採取一些非常華而不實的主 意，那就是管理單位可能是著去製造他本身的一個副階層（這種事情導致大部分的國家 崩潰，也使得大部分的公司瓦解）」 從這些語句裡面，我們可以看到一個和我們以往認知不同的組織架構。目標制訂者， 管理者，以及團體，並不是在同樣的一條由上而下的直線上在運作，而是互相依存， 彼此相關連三個單元。所以，我們可以把原本的一直線組織圖，變成這個樣子： 目標制訂者 ↗ ↖ ╱ ╲ ╱ ╲ ↙ ↘ 管理者 ←────→ 團體成員 我們可以看到，這三個單位的關係互相依存了，而且必須依靠著強力且直接的溝通， 方可讓這個社團不斷的運作下去。 因為目標制訂者可以和團體溝通了，所以他可以知道團體的需求，他可以知道團體 現在的狀況，也就可以因應時勢與團體需要來訂定適合邁向長遠理想的一個個小目 標。 目標制訂者和管理者間的溝通良好，可以讓目標管理者訂定出更適合管理者去完成 的目標，而管理者也將信任目標制訂者所制訂的目標，並且帶領團體確實的把他執 行。 團體與管理者間溝通良好，溝通者就可以利用良好的組織來驅動團體，而團體也會 用及優秀的效率以及極大的成就感回饋給管理者，使得管理者士氣大振。 更重要的是，當這三者溝通良好的時候，所有的信念都會是相同的，於是，向心力 就此形成。 我們從上面到現在講了許許多多的〝溝通〞這個詞。我們也知道，良好的溝通可以 讓人與人的關係更好，可以讓團體運作的更順利，可以讓我們作更多事情，並且把 事情作的更好。但是，什麼是溝通？這個我在團體（0）--溝通一文當中作了描述， 如果看到這裡還對溝通有所疑惑的伙伴，請回到前面，把溝通這篇文章看完吧！ 看完了文章，瞭解了溝通是什麼，那我們繼續講組織的問題！ 傳統的一直線的架構主要的問題在哪裡呢？我們在上面的例子有提到，管理者往往 是壓力最大，情緒最緊繃的一群人。也就是，他們是整個團體裡面最不容易溝通的 人。當管理者擋在團體與目標管理者之間時，往往會讓目標在傳遞的過程當中被扭 曲。為什麼呢？我們剛剛在溝通時提到親和力和真實性往往和個人的狀況有密切的 關係，而管理者又往往是壓力最大情緒最糟的人。在他們傳遞溝通的過程當中，往 往容易把自己的情緒加諸其中而做出和原本不盡相同的溝通。更糟的是，有些理念 還可能會被扭曲，變成和原本完全不同的想法目標。 就這樣，不直接的溝通導致在溝通線中傳遞的訊息越來越少，甚至越來越偏離原本 所要傳達的理念。就這樣，向心力的〝心〞越來越薄弱，向心力自然也就消失無蹤 ，而團體也就越來越難維持。 而我們在這篇文章裡面所講的三角形架構，就是要破除這樣的問題。利用團體與目 標制訂者之間直接的溝通，就可以讓原本的理想快樂更加直接的傳達給團體裡面的 所有成員，以維持住團體當中最基本的〝心〞。也因此，向心力容易形成，團體更 加的團結，就可以給予社團的管理幹部們更大的後援及支持，辦出更成功的活動。 成功的活動以及有向心力且願意支持管理幹部的團體所給予團體幹部的成就感，讓 幹部們的狀況變的更好。一旦狀況提升，情緒變好，溝通更容易進行，目標制訂者 便更能瞭解管理幹部及團體的狀況，制訂出更符合現在環境及團體狀況的目標。而 管理幹部們和團體溝通良好，就能更快速的完成指定的目標，做出更為成功的活動。 至此，社團的惡性循環破除，良性循環重新建立，社團將慢慢邁入繁榮豐盛的階段。 最後，我們用一個圖來把這樣的良性循環表現出來.... -----██-----█□-----□□-----□□-----○○-----------------------> 理想 ▼ ▲ 管理幹部 ←──────→ 目標制訂者 ↖ ↗ ↑ ＼ ╱ └─ 環境 ＼ ╱ ＼ ╱ ↘ ↙ ┌──→ 團體成員 →──┐ ↑ ↓ 任務所需的原料 任務完成 ██ ：已完成目標 █□：完成中目標 □□：未完成目標 ○○：制訂中目標 那，好的團體的必備條件跟組織的架構就講到這裡囉。 下一次，我們開始來講在團體當中的次組織的組成，應該要注意什麼。 敬請期待，下一個主題：健全的組織 JAMI -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 203.67.243.166 ※ 編輯: jamihan1981 來自: 203.67.243.166 (10/06 21:28)
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