[服務] Office 365 功能搶先看
Office 365 功能搶先看
作者:Felaray 原文連結:http://felaray.pixnet.net/blog/post/28605553
(本文歡迎轉載 但請附上出處)
微軟推出新的Office軟體，有別以往套裝軟體的形式，新版Office軟體採用雲端的概念來
發行，微軟將該雲端服務稱做Office 365。
我相信大家對雲端的概念是久聞其名，但是一直搞不懂是怎麼一回事。舉個簡單的例子，
Facebook、Twitter在電腦上可以使用，在手機上、平板電腦上也可以使用。只要你能上
網的地方就能存取服務，這就是簡單版客戶端的雲端概念。對廠商來說，雲端的優勢在於
企業資源共享，讓員工可以進行協同作業，更棒在於:節省不必要的支出!
可能讀者看到這裡有些疑問:這和Office 365有什麼關聯?
以往企業購買Office的方式往往是透過大量授權，並經由IT部門的同仁安裝到每個員工的
電腦上，安裝起來不僅勞神費時，每每需要更新的時候更讓IT部門的同事哀嚎遍野，畢竟
不是每個用戶都會安裝，如果不安裝又可能會造成安全漏洞等更嚴重的問題。更別提每台
電腦所需的授權費用高的嚇人了!
所幸這種情況在Office 365出現以後就有所改觀。
在中小企業的環境裡，檔案常分散在各部門的員工電腦內，再透過電子郵件來傳遞以檢閱
或校對，要上呈到主管簽核的時後又需要列印出來。這種環境常常會造成一份文件，員工
卻各自所擁有的不同版本，甚至可能都不同內容。或是業務同仁在外要對客戶進行簡報時
，需要帶著自己的電腦到客戶公司才能展示。在此同時負責產品企劃的同仁卻臨時需要該
員工剛撰寫好的Word文案，這時後該業務想必分身乏術。
這種時後就展現了協同作業以及雲端化的優勢。
在以上所述的案例當中，各部門的同事不管是獨立撰寫企畫案，或是共同校對文案都可以
在Office 365中完成，然後再將文案儲存在雲端上。如此一來減少了文件的往返，大幅提
升工作效率，並且避免了文件流落在不同電腦內的情況發生。而各員工可對其所擁有的文
件或檔案做權限控管，讓擁有權限的其他員工能夠存取文件，這樣就不會發生臨時找不到
人而使作業停擺的窘況。
再來說到雲端化。以往新的技術出現都要多花一筆錢去投資新的設備及平台，而且還要在
最短的時間內讓員工上手，所以企業主對新技術的推出往往是又愛又恨，除非是殺手級技
術，否則不輕言引進。所以聽到"雲端"這個名詞新出現的時候，著實讓企業主有些疑慮。
但是雲端技術的出現非但不會增加支出，反而會降低支出。
以往企業需要租用或自架機房，維繫營運所需的服務，像是郵件伺服器、網站伺服器、或
是商用的ERP以及CRM系統。但是建置機房的費用加上維運的成本(像是電力以及管理的工
程師)就是一筆不小的開銷。但是現在經常性的開支將會因為將辦公室的作業轉換到雲端
以後減少許多。企業主只需要每個月支付一筆費用給Office 365，就可以省下機房建置維
運以及人員培養所需的大部分費用。經過試算，以10人以內的小型企業為例，每個月的費
用比請兩個負責IT的工程師還廉價許多。
接著就是現行Office家族產品最惱人的授權問題，標準的微軟授權是依照電腦授權，所以
辦公室內電腦越多，所需購買的授權數量越大，授權無疑是一筆沉重開銷。更何況每個員
工所用的應用程式不盡相同(兼職員工可能只需要基本文書處理，但財務部門卻需要試算
表來精算等等)。但Office 365是以使用者為單位來計價，每個用戶可彈性化的調整授權
，所以公司不用再花大錢卻買了一堆用不到的工具；而且如果同時間客戶擁有多台電腦，
也不用幫各台電腦購買授權，因為是依照使用者數量來計價的，所以同一個使用者帳戶在
多個電腦內使用都算一筆授權，如此一來將有效節省公司支出。
講了這麼多，相信大家對Office 365有了些許概念，如果還有機會我將會在下幾篇文章提
到深入的功能重點。
使用者帳戶與權限管理
電子郵件伺服器 Exchange Online
可隨處從雲端存取的 Word、Excel、InfoPath、PowerPoint、Access等產品(Office APPs
of Office Online)
企業網站與協作平台 Sharepoint Online
企業整合通訊及視訊平台 Lynk
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這篇文章主要是寫在我客戶看的 所以用語可能不是那麼專業，請見諒。
另外如有謬誤~請不吝告知 謝謝!
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