[職場] 為email附件加日期，易忽略的科技禮儀

看板CareerLady作者iMath時間10年前 (2014/01/14 13:00)推噓4(4推 0噓 7→)

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根據成立於1948年的人力派遣公司Robert Half的調查，有超過四分之三的人資經理認為，不重視辦公室的科技禮節將會影響到個人的職業生涯。為附件命名不要使用無意義的英文或數字作為附件的名稱（信箱的帳號也一樣），為了方便收件者管理，就像email的主旨，附件名稱也要能夠概括附件的內容。如果附件檔案有持續進行更新，最好加上時間作為標示。清理不必要內容首先，使用「密件副本」能隱藏你還把信寫給了哪些人，這一般來說收件人也不會想要知道。而針對往來問答，或者同時回覆多個收件者時，原件的內文也要適度刪減，只引用你有回答的相關訊息，避免讓它變得亂七八糟。不要自行判斷重要性根據《Newsweek》的調查，有70%的受訪者說沒有email就不能活，但相關的禮儀卻特別容易被忽略。譬如有些人會在主旨加上類似「重要」的字眼，但那其實是在增加收件者困擾，因為重要與否完全因人而異。另外，將內容劃上重點也可能使人覺得礙眼，像是在說你不信任他的理解能力。不要過分親密除非對方用Hi，你才可以用Hi回應，因為有些人覺得那會過分親密。要是由你主動寄送email，先使用Dear或您好會比較安全。不要讓人空等理想的回信時間是24個鐘頭（所以如果你有重要的事，請打電話），要是那是你無法立刻給予答覆的信，至少要先告訴對方你收到了，最好還能告訴他可能的回覆時間。如果在上班日出差或者休假，也要設定自動回復的功能。不要一直帶著耳機有些公司會允許你在上班時使用耳機，但是當有人和你交談，或者是在離開座位的時候，一直戴著耳機就會讓人顯得無禮，還有反社會的味道，不管那裡面沒有音樂。不要碰別人的螢幕對某些人來說，他們很不喜歡電腦或各種裝置的螢幕被人碰到，即使只是加上一點點痕跡，在和人講解或詢問事情時應該多加留意。不要隨意更改設定更精確地說是要記得還原。有時候你會經過允許（一定要告知本人）而暫時使用別人的電腦，在離開前記得要將一切回歸原狀，包括下載到桌面的任何檔案、首頁、「我的最愛」、新增的輸入法，還有別忘記登出信箱和facebook。這些不是什麼大事，但花一點時間就能讓人感到尊重。不要忘記補充品可能有人會發現到你是最後一個使用者，所有的公用設備都應該妥善照顧：用掉最後一張影印紙要補充紙匣；喝掉最後一杯咖啡再沖上一壺；不要讓飲水機盤淹水；傳真機有問題也要告知負責處理的人。文章來源：http://waknow.com/?p=10568 -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc) ◆ From: 111.184.27.138

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