[分享] 讓時間變成別人的兩三倍！-時間管理法

看板CATCH作者shunn (Dana)時間9年前 (2014/08/22 20:37)推噓24(24推 0噓 2→)

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http://wp.me/P4C58v-6H 若想用email收到新文章通知，在網站的下方填入email就可以訂閱囉:) 記得訂閱之後去信箱收取訂閱確認信按下確定才會有效訂閱沒想到真的三兩下就寫完了XD 我常常覺得自己在做一些有的沒有的事情，例如花長時間在看youtube跟影集或是一些有的沒有的日劇，但卻又可以把該做的事情做完，甚至做得比別人還多。最近常常在看科技報橘跟一些跟商業創業有關的網路資訊，常常看到別人分享CEO或成功人士如何管理自己的時間，我每次看一看都覺得怎麼跟自己的時間管理方式不謀而合XD 最近才漸漸發現原來自己時間管理算是做得不錯的，才有辦法好像時間是別人的兩三倍多（當然另外一點有加上自己做事情比較快速）事情努力做沒有用，任何事情都要「找到最快最有效方法」才是聰明人會做的事情。 What 知道自己要做什麼事 Why 知道自己為什麼要做這件事，才有可以有續航力跟完成事情的動力 When 我什麼時候要完成這件事情？ How 我要如何完成這件事？如何在截止期限前分配工作量比較不會太累？我會花多少時間完成？（Where 我要在哪裡完成這件事？） 1. 知道事情的急迫性與重要性，排出先後順序雖然我自己是不會白紙黑字地寫下來，但是我自己心裡知道在我生命中重要的事情有哪些。我們分為overall的面相跟項目性的重要程度兩項。 Overall面相：對於我來說，健康>運動>工作>休閒>學習。這對我來說生命事物的重要性是這樣排的，健康擺第一，所以如果我身體很累我不會勉強自己要運動，但是工作一定不能影響到運動跟健康，如果會影響到，我第一個選擇一定是辭職。反正後順位的東西不可以影響到前面的東西為原則去安排自己的時間，所以我在寫行事曆的時候，一定是先想儘辦法先把運動的時間排進去才考慮其他的事情。另外在排overall的先後順序的時候，也要清楚地知道自己為什麼樣要這樣排，這樣才有持續做下去跟如期把事情完成的動力，我之所以會把健康跟運動擺在最前面，是因為我知道世界上沒有任何一個東西比身體更重要，這些東西是快樂的基礎，擁有好的健康跟體態，才有辦法做其他的事情。運動會使我的工作效率提升，所以一定要排在前面。項目性重要程度：把你要做的事情先一項一項列出來，列在行事曆之外。然後去判定這些事情的重要跟急迫性如何，自己心裡要有一個底，什麼事情沒做好會影響到另外一個，影響越多的東西的重要性越高，而截止日期的日期越近的事情越急迫。 2. Plan ahead、了解自己做事的速度跟能力、給自己比能力更多的時間我不會為自己安排一個很緊的行程，除非要做的事情實在是太多，不然我大多數只會安排下一周或是後幾天的行程，然後我會了解我做每一項工作會花上多少時間，如果是沒有做過的，我就會先給自己一個很loose的行程，試過之後就知道自己大約會花多少時間來完成這件事。我安排時間的方法會弄成三種：月計劃、周計劃、日計劃。月計劃類似目標類型，寫出來是寫爽的，至少讓自己對於這個月的目標有大概的概念（但不一定會達成）因為計劃趕不上變化，所以我說是寫爽的。周計劃就比較詳細，會把我月計劃的細項排進來，我這周要完成什麼事情，有些無法固定時間的就會當作代辦事項寫在旁邊，不要讓自己忘記。日計劃才是重點，我會把時間隔出一段一段，例如上午、下午、晚上，這是行程比較鬆的排法，當事情多的時候，我就會用小時安排，例如我分享一下我理想的上班族生活應該長這樣： (0700-0800 workout) 0800-0830 shower + breakfast 0830-0845 makeup + dress up 0845-0930 go to office 0930-1800 work 1800-1930 go home + eat dinner 1930-2200 night work/ workout 2200-2300 free time/ night work 2300-0700 sleep 中間工作中的時間我也會把事情用這樣切割的方式去安排，一樣用上面提到的方法，知道事情急迫性與先後順序等等，去安排自己的時間。並且知道哪項工作自己會花多少時間完成，再去安排什麼時候要做這件事情等等，如果一個project你要花三天完成，那麼你可以安排4~5個不同的時段，讓自己的壓力小一點，如果你是個喜歡拖延的人，甚至把 due date自己提前個一兩天給自己緩衝的時間會更好。 3. 給自己Alternatives，計劃一定要有彈性如果我把時間切割得很細的時候，我同樣的時段不會只安排一種事情，而是考慮有可能發生的變化，排進兩種可能可以做的事情，至多三種，依據時間跟環境的變化性來做調整。例如我有可能早上爬不起來運動，那我就要在晚上再來運動。所以我就會把晚上運動時間排進兩種行程，一種是我爬得起來運動的話晚上要做什麼，另外一個是我爬不起來那那個時段就來運動。這是一種彈性，另外一種彈性是，給自己比預定更長的時間去完成一件事。例如我知道我自己需要一個小時完成一篇文章，我會安排一個半小時的時間，好讓變化能夠加入在我的行程裡。我自己不喜歡計劃被打亂的感覺，但如果原本就有變亂的彈性，那麼我也不會那麼慌張。或是如果突然有臨時的工作項目或是突然的會議也可以順利的排進有彈性的行程表裡面。 4. 一定要把休息、休閒時間排進去人不是機器，即使是機器，也有壽命。「休息是為了走更長遠的路」，當你能夠對自己的時間負責的時候，這句話就不是藉口，而是真實的。像我自己就會讓自己有幾個時段或是一整天能夠做「毫無生產力」的事情，例如睡到自然醒、看日劇美劇日綜、跟爸媽講屁話、發呆等等讓自己能夠停下來或靜下來完全不去想那些會傷腦筋的事情。讓自己完全放鬆當個白癡。 5. 瑣事：前一天先想過一遍明天的行程關於瑣事，儘量不要排進行程內，例如什麼時候洗衣服、洗碗、去銀行等等，這種類似errand的東西可以寫進待辦事項，但不要排進有時間限制的行程裡。這種事情，只要在前一晚把隔天的行程想過一遍就行了，例如明天上班午休去銀行一趟，買午餐的時候順便可以去影印，之類的。亦或是前一個小時想過一遍也可以，例如我等等洗完澡之後在吹頭髮之前先把衣服拿去洗就不會忘記，吹乾之後去洗碗等等這種。因為我很討厭家事佔據我的時間，所以我都會儘量把這樣的事情在一邊吃早餐的時候或是能夠同時跟其他事情做的時候完成。在這個階段，什麼事情在什麼地點做就很重要，因為你可以一地點去整合自己什麼時候可以把幾項事情一起做完，我今天要去這裡，附近有什麼，我可以順便把什麼沒辦完的事情辦完。 6. 隨時準備一本筆記本記錄想到的事現在手機什麼記事本很好用，可以記錄一些memo，隨時隨地都能夠記錄。但Dana 自己是習慣把東西記錄在手機是即時的（因為不太可能隨身都有紙跟筆）但是我還是會用手寫的把計劃寫在紙上，為的是加深印象跟自己在腦中在安排過一次自己的行程，除非真的不知道或忘記自己要做什麼，不然我其實很少回去看自己的行事曆，因為前一天就已經演練過一次了。當然也可以利用一些好用的productivity tools，例如google行事曆、 google表單、wunderlist等等來幫助自己更有效率。另外下面補充我自己的個人習慣，不一定適用在每個人狀況，所以可以參考就好。想到就馬上做因為我是一個隨時有靈感就可以三兩下就把事情做完的類型，要是沒有抓准時機我就會失去那個感覺，所以我一想到什麼我一定會馬上去處理，我不知道是因為自己幸運還是什麼，通常靈感來的時間都會在截止日期之前，或也有可能是因為我都會早早就把事情放在心裡，所以自然就會在截止日前就順利把事情完成。而且我也很喜歡先苦後甘沒有後顧之憂的感覺，所以只要我有心情把事情做完，我後面就會有一大堆自己的空閒時間。（然後我超愛這樣的XD）利用瑣碎的時間（捷運、洗澡）其實利用這些時間不是刻意去做的，而是我在這樣的時間裡就會自然而然去思考一些事情，認真去想一些東西，反省自己等等，如果有刻意要想的東西，大概會是我等一下文章的架構要怎麼寫之類的XD 像是我這段就是在捷運上寫的哈哈哈這樣安排時間看似很恐怖，但是其實不會，習慣就好，事情沒有如期完成我也不會覺得很frustrated，我都會問自己一句話，「這件事情失敗會死嗎？好吧，不會，所以沒關係。」就可以免除自己的很多壓力XD 以下提供幾個我看過的時間管理文章：很多東西我在看文章之前就在做了，所以其實對我自己本身改變不大。 http://techorange.com/2014/03/20/0-of-time-could-be-used-better-how-the-best-ceos-get-the-most-out-of-every-day/ http://blog.yehnung.com/?p=529 http://www.inc.com/christina-desmarais/5-ted-talks-that-can-help-you-work-smarter.html http://upgrade-dirth.blogspot.tw/2012/11/blog-post_28.html http://womany.net/read/article/4047 -- Dana's Lifeingredient http://danaslifeingredient.wordpress.com/ Attract Men You Want http://attractmenyouwant.wordpress.com/ -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc), 來自: 61.228.20.126 ※ 文章網址: http://www.ptt.cc/bbs/CATCH/M.1408711021.A.2F5.html

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